新北 AI 共創大聯盟｜第二堂課

活動型行政專案工作流

整理活動資料、期限與責任，再用 Apps Script 建立可追蹤的工作流

本堂課以五年級校外教學作為示範案例，練習將一場活動整理成活動專案。學員會先梳理工作項目、重要期限、風險、責任分工與成果資料，再用 Apps Script 建立 Drive 資料夾、專案記錄、待辦追蹤表、成果檢核表與 Calendar 提醒。

活動專案管理 Apps Script 建立流程 承辦人確認責任

頁面目錄

一、課程定位

第一堂課，我們從公文開始，整理出可以追蹤的行政任務。

第二堂課以活動專案管理為框架，使用五年級校外教學作為示範案例。這套流程也可以套用在親子活動、校慶、研習、比賽、成果發表與其他活動型行政任務。

學校活動常見的困難，不在於不知道要做什麼，而是資料分散、期限多、文件版本不一致，活動結束後才開始補成果。

這堂課會從一場活動開始，整理需要追蹤的工作、日期、文件與責任，再用 Google 工具建立資料夾、追蹤表、提醒與基本文件，讓後續承辦與交接比較有依據。

角色本堂課定位責任邊界
AI協助整理初稿、提醒可能缺漏。不替學校做正式決策。
專案管理提供判斷框架與產物名稱，讓活動不只停留在零散待辦。課堂只採用行政現場用得到的概念。
Apps Script建立資料夾、文件、追蹤表與提醒。不判斷行政內容是否正式可用。
人確認公告、名冊、經費、交通、安全、個資與校內程序。行政責任仍由承辦人與權責單位確認。
收到公文或活動需求 ↓ 填寫公文專案啟動表／活動建案表 ↓ 整理工作項目、重要日期、風險提醒與文件清單 ↓ Apps Script 建立專案資料夾、標準子資料夾、三個核心文件、Calendar 提醒與 Gmail 通知 ↓ NotebookLM 與 Gemini 作為後續整理與草稿輔助 ↓ 承辦人確認正式內容與責任邊界

二、今天的學習方式

活動資料先整理清楚 ↓ 期限、責任、文件與成果需求先列出來 ↓ Apps Script 建立資料夾、追蹤表、文件與提醒 ↓ 承辦人確認正式公告、名冊、經費、交通、安全與個資
01

整理活動資料

工作項目、重要日期、風險提醒、責任分工與活動建案欄位。

02

建立工作流

建立 Drive 專案資料夾、三個核心文件、活動清單/文件清單與 Calendar 提醒。

03

確認正式內容

正式公告、個資、收費、交通安全與校內流程由承辦人確認。

今天先用五年級校外教學做課堂示範。先看通知、同意書、名冊、保險、交通與成果資料要怎麼放，再進到 Apps Script。實際使用時，請改成自己的活動名稱。

我們會先把一場校外教學整理成幾份上課會用到的資料：

  1. WBS 工作分解結構
  2. 里程碑表
  3. 風險登錄表
  4. 責任分工與利害關係人
  5. 活動建案表欄位

接著再用 Apps Script 建立：

最後回到承辦人的判斷：哪些資料可以當草稿，哪些日期、名冊、收費、交通與安全事項要正式確認。

三、把活動經驗整理成可追蹤的專案資料

學校活動一開始常常只有大概方向，後面才慢慢補齊通知、同意書、名冊、保險、交通、照片、成果與核銷資料。這一段先把零散資訊整理成可以檢查的工作、日期、文件與責任。

行政現場常見問題整理成專案管理概念Apps Script 如何落地
這場活動到底有哪些事要做？工作包清單WBS 工作分解結構產生標準子資料夾與任務欄位
哪些日期不能漏？關鍵日期與提醒節點里程碑管理建立 Calendar 事件
誰需要知道什麼？角色與溝通對象利害關係人管理寫入通知文件、活動清單與待辦追蹤表
哪些地方容易出錯？風險清單與預防提醒風險登錄表建立提醒、備註與錯誤紀錄
每個階段要留下什麼？文件與成果清單交付成果管理建立專案記錄、待辦追蹤表、成果檢核表與 Drive 資料夾
資料要放哪裡才不會散？資料結構建議單一事實來源建立活動清單、文件清單與資料夾索引
活動結束後如何交接？結案檢討草稿知識管理與組織記憶建立結案資料夾與成果文件

這張表的重點，是把「想到什麼做什麼」改成有欄位、有日期、有文件、有提醒。後面 Apps Script 會依照這些資料建立表單、資料夾、文件與追蹤表。

四、活動建案前先問清楚的六件事

承辦活動前，通常要先確認活動目標、工作項目、重要日期、通知對象、風險提醒，以及最後要留下哪些資料。

建案前要問的事整理重點對應產物
1. 活動要完成什麼？活動目標與成果專案目標、交付成果
2. 可以拆成哪些工作？階段與工作包WBS
3. 哪些日期不能漏？關鍵期限里程碑表
4. 誰要參與、誰要被通知？角色與溝通對象RACI、利害關係人清單
5. 哪些地方容易出錯？風險與預防方式風險登錄表
6. 每個階段要留下哪些資料？文件、名冊與成果交付成果清單、資料夾架構

這六題整理好之後，表單欄位、資料夾、專案記錄、待辦追蹤表、成果檢核表與日曆提醒就比較不會漏掉通知、同意書、名冊、保險、交通與成果資料。

五、120 分鐘課程流程：以專案管理產物為主軸

時間單元名稱整理重點專案管理產物Apps Script 對應
0-10 分從活動到專案釐清活動為何需要專案化專案定義建案邏輯
10-25 分產物一：WBS 工作分解結構拆解活動工作包工作包清單資料夾分類
25-40 分產物二：里程碑表找出關鍵日期里程碑與提醒節點Calendar 事件
40-55 分產物三：風險登錄表找出風險與預防方式風險清單提醒、備註、錯誤欄位
55-65 分產物四：責任分工與溝通對象整理角色需求RACI／利害關係人清單承辦人、協辦人、通知文件
65-85 分專案產物轉成工作流整理前面四個產物表單欄位與資料模型Installer 建立流程
85-100 分工作流驗收檢查結構單一事實來源Drive、Docs、Sheets、Calendar
100-112 分交付成果草稿準備通知與成果摘要草稿專案交付成果成果檢核表與進階輔助文件
112-120 分人的責任邊界確認正式內容與責任治理與行政責任人工確認

講師現場取捨提醒

本堂課內容完整，但現場授課時請以最低成功路徑為主，不需要每位學員都完成所有進階功能。

六、產物一：WBS 工作分解結構

提示詞一：產出 WBS 工作分解結構

你是一位熟悉國小行政流程的專案管理顧問。
請把「五年級校外教學」轉換成一份行政專案的 WBS 工作分解結構。
請用表格呈現：
1. 專案階段
2. 工作包
3. 具體任務
4. 負責角色
5. 前置條件
6. 交付成果
7. 對應資料夾名稱
請注意：
- 這份 WBS 要能支援後續 Drive 資料夾、專案記錄 Docs、待辦追蹤表 Sheet、成果檢核表 Sheet 與 Calendar 提醒。
- 請以台灣國小校外教學行政現場為情境。

七、產物二：里程碑表

提示詞二：產出里程碑表

請根據以下 WBS，產出「五年級校外教學」的專案里程碑表。
請用表格呈現：
1. 里程碑名稱
2. 對應專案階段
3. 建議日期邏輯，例如活動前 14 天、活動前 7 天、活動後 3 天
4. 若未完成會影響什麼後續工作
5. Calendar 事件標題
6. Calendar 說明文字
7. 建議提醒對象
請注意：
里程碑不是一般待辦事項，而是會影響後續流程的關鍵節點。

八、產物三：風險登錄表

提示詞三：產出風險登錄表

請根據「五年級校外教學」WBS 與里程碑表，建立一份簡易風險登錄表。
請用表格呈現：
1. 風險項目
2. 對應階段
3. 可能原因
4. 影響範圍
5. 預防方式
6. 應提前幾天檢查
7. 對應的表單欄位或檢核欄位
8. 對應的 Calendar 提醒
請以學校行政可執行為原則，不要寫成企業專案管理語氣。

九、產物四：責任分工與利害關係人

提示詞四：產出責任分工與利害關係人表

請根據「五年級校外教學」WBS、里程碑表與風險登錄表，整理一份簡易的利害關係人與責任分工表。
請用表格呈現：
1. 角色
2. 需要知道的資訊
3. 需要完成的任務
4. 需要被提醒的時間點
5. 可使用的通知方式
6. 是否適合寫入活動建案表
7. 是否適合寫入活動通知文件
請包含：
- 承辦人
- 導師
- 學務或教務行政人員
- 總務或出納
- 家長
- 學生
- 校長或主任
- 廠商或交通單位

十、從專案產物轉成活動建案表

提示詞五：從專案管理產物轉成活動建案表欄位

請根據以下四份專案管理產物：
1. WBS 工作分解結構
2. 里程碑表
3. 風險登錄表
4. 利害關係人與責任分工表
設計一份可兼容「公文專案啟動表／活動建案表」的欄位。
請用表格呈現：
1. 欄位名稱
2. 欄位型態
3. 是否必填
4. 這個欄位來自哪一個專案管理產物
5. 這個欄位會驅動哪一個自動化結果
   - Drive 資料夾
   - 專案記錄 Docs
   - 待辦追蹤表 Sheet
   - 成果檢核表 Sheet
   - Calendar 事件
6. 設計理由
請避免設計過多無法使用的欄位。

十一、整理後的專案資料如何變成 Apps Script 工作流

前面已經先整理幾份上課會用到的資料：

接下來 Apps Script 依照這些資料，建立實際會用到的資料夾、文件、總表與提醒。

專案判斷系統展開
活動有不同工作包建立標準資料夾
活動有不同交付成果建立 01_專案記錄 Docs、02_待辦追蹤表 Sheet、03_成果檢核表 Sheet
活動有關鍵日期建立 Calendar 提醒
活動需要追蹤狀態寫入活動清單與文件清單
活動需要交接建立結案與成果資料夾

十二、Apps Script Installer 實作

這一段把前面整理好的工作項目、重要日期、風險提醒與文件清單，放進可以實際操作的 Google 表單和資料夾流程。

Installer 會建立 Drive 專案資料夾、標準子資料夾、三個核心文件、Calendar 提醒與 Gmail 通知，讓通知、同意書、名冊、保險、交通、照片、成果與核銷資料有固定位置。

活動 installer：第二堂課活動型行政專案 Apps Script 安裝器
層級定位適合使用時機
基礎 installer建立單一活動工作流，用於課堂最低成功路徑。全班共同操作，以五年級校外教學作為示範案例完成一筆行政專案資料包。
進階活動專案管理中樞使用已綁定 Apps Script 的 Sheet 範本，建立平台資料夾，支援多活動管理。講師展示或進階學員挑戰，將多個活動集中收案、產包、追蹤與交接。

執行順序

  1. 在 Drive 建立「活動專案管理_課堂練習」總資料夾。
  2. 打開 installer，填入 Drive 資料夾 ID、Calendar ID、學校名稱。
  3. 複製產生的 Apps Script 程式碼到新的 Code.gs。
  4. 先執行 testDriveFolder。
  5. 再執行 installActivityWorkflow，不要執行 onOpen。
  6. 到執行紀錄複製「活動建案表填寫網址」。
  7. 送出一筆「五年級校外教學」測試資料。

課堂測試資料卡：五年級校外教學

打開「活動建案表填寫網址」後，請照下表填寫；承辦人 Email 請改成自己的信箱。

欄位測試資料填寫提醒
活動名稱五年級校外教學建議使用固定案例，方便全班同步操作。
活動類型校外教學可作為資料夾與文件分類依據。
承辦人王小明可替換成學員自己的姓名。
活動日期可設定為課程後 3-4 週方便測試 Calendar 提醒。
報名或同意書截止日活動前 14 天對應里程碑提醒。
行前通知日活動前 3 天對應行前提醒文件。
成果截止日活動後 7 天銜接第三堂成果整理。
是否需要同意書是會影響資料夾與文件需求。
是否需要保險是對應風險登錄與名冊確認。
是否需要交通安排是對應分車、人數與安全檢核。
是否需要核銷是對應經費與結案資料夾。
是否需要成果報告是銜接第三堂成果資料整理。

總資料夾會建立

活動專案管理_課堂練習/
├─ 01_活動建案表/
├─ 02_活動專案總控表/
├─ 03_活動專案資料夾/
├─ 04_提示詞與輔助文件/
├─ 05_活動成果與結案/
└─ 06_Apps Script/

送出活動建案後，每一個活動底下會建立

00_原始公文與附件
01_計畫書與核定資料
02_工作分工與會議紀錄
03_表單與回覆資料
04_通知與聯繫資料
05_經費與採購核銷資料
06_活動照片與照片說明
07_成果資料與成果報告
08_簡報與成果展示
09_檢討與下次改進
99_系統產生文件

專案主資料夾根目錄必須看得到

01_專案記錄 Docs - 活動／專案名稱
02_待辦追蹤表 Sheet - 活動／專案名稱
03_成果檢核表 Sheet - 活動／專案名稱

最低成功標準

  • 活動建案表可以送出「五年級校外教學」測試資料。
  • 總資料夾下有 01 到 06 的課堂資料夾，其中包含 05_活動成果與結案。
  • 單一活動資料夾下有 00 到 99 的標準子資料夾。
  • 三個核心文件已建立並放在專案主資料夾根目錄。
  • 文件清單有記錄專案記錄、待辦追蹤表、成果檢核表連結。
  • 活動清單可回查專案資料夾、三個核心文件、NotebookLM 資料包與建立狀態。
  • Calendar 有建立期限提醒，或清楚提示需要人工補建。
  • Gmail 有通知承辦人，或清楚提示需要人工通知。

進階延伸：活動專案管理中樞

完成本堂基礎流程後，可以使用活動專案管理 Sheet 範本集中管理多個活動。這份範本已綁定 Apps Script，學員複製後從「活動專案管理」自訂選單啟動平台。進階中樞適合講師展示或進階學員挑戰，功能包括多活動收案、批次產包、追蹤、NotebookLM 匯出與 Gemini 草稿提示。基礎課的最低成功標準，仍是完成一筆活動專案資料包，並產生專案記錄、待辦追蹤表與成果檢核表。

基礎課主線進階活動專案管理中樞
先把一場活動轉成可執行工作流。把多場活動集中進同一個活動清單管理。
重點是 WBS、里程碑、風險與責任分工。重點是收案、批次產包、追蹤、NotebookLM 匯出與交接。
適合全班共同完成最低成功路徑。適合完成基礎流程後選做，或由講師展示。

十三、工作流驗收：是否形成單一事實來源

除了確認程式有沒有成功執行，也要確認這個工作流是否真的形成行政專案的治理結構。

驗收項目確認內容
WBS有對應到資料夾架構。
里程碑有對應到 Calendar 提醒。
風險節點有對應到提醒或檢核欄位。
利害關係人有對應到通知文件或承辦資訊。
交付成果有對應到 Docs 範本。
活動資料有寫入活動清單與文件清單。
核心文件01_專案記錄 Docs、02_待辦追蹤表 Sheet、03_成果檢核表 Sheet 已建立在專案主資料夾根目錄。
單一活動專案Drive、Docs、Sheets、Calendar、Gmail 指向同一個活動專案。
承辦人查找承辦人可以從活動清單或總控表回到資料夾與文件。
後續交接後續接手的人可以看懂活動目前狀態。

工作流驗收提示詞

以下是我根據活動型行政專案建立的工作流結構：

1. 活動建案表欄位：
（貼上欄位）

2. Drive 資料夾架構：
（貼上資料夾）

3. 核心文件：
（貼上文件清單）

4. Calendar / Gmail 節點：
（貼上提醒節點）

請協助我檢查這個工作流是否有對應到以下專案管理產物：
- WBS 工作分解結構
- 里程碑表
- 風險登錄表
- 利害關係人與責任分工
- 交付成果清單
- 單一事實來源

請用表格指出：
1. 已經有對應的部分
2. 可能缺漏的部分
3. 建議補強方式
4. 哪些部分仍需要人做正式確認

十四、回頭看：這堂課用工具協助的四件事

回頭看，這堂課主要用工具協助四件事：拆工作、補資料結構、檢查風險、準備草稿。每一件都要對應到可以檢查的資料、文件或提醒。

輔助方式專案管理意義對應產物人的工作
協助拆工作工作分解WBS、工作包判斷是否符合學校現場
協助補資料結構補足欄位與文件位置欄位、文件、資料夾刪除不必要欄位
協助檢查風險風險辨識風險登錄表、提醒節點判斷風險嚴重性
協助產生草稿交付成果草稿通知單、成果摘要、結案檢討確認正式內容與責任

十五、交付成果草稿：通知與成果摘要

執行 installActivityWorkflow 後，系統會在 04_提示詞與輔助文件 中建立後續整理提示。承辦人可依實際活動資料準備通知、行前提醒與成果摘要草稿，正式內容仍須確認。

家長通知單

請根據以下活動資訊，協助我撰寫一份國小五年級校外教學家長通知單草稿。

請包含活動目的、活動日期與時間、集合與放學方式、地點、攜帶物品、服裝提醒、安全提醒、家長配合事項、導師或承辦窗口。

語氣請正式、清楚、親切，避免過度行銷語氣。

活動資訊如下：
活動名稱：
活動日期：
活動地點：
參與年級：
集合時間：
預計返校時間：
承辦人：
聯絡方式：

行前提醒

請撰寫一份給五年級導師的校外教學行前提醒。

請包含活動當日集合時間、學生服裝與攜帶物品、同意書與名冊確認、分車與點名注意事項、安全提醒、突發狀況聯絡方式、活動後照片與回饋資料繳交。

語氣請清楚、簡潔，適合貼在教師群組中。

成果摘要與結案檢討

以下是本次校外教學的活動資料：

活動名稱：
活動日期：
參與年級：
參與人數：
活動地點：
主要流程：
照片紀錄摘要：
學生回饋摘要：
教師觀察：
遇到的問題：
下次建議：

請協助我整理成一份「活動成果摘要與結案檢討初稿」。

請分成活動概述、執行情形、學生學習與參與情形、行政執行檢討、後續建議。
提示詞產出的文件只作為草稿。正式發出前，仍要由承辦人確認日期、地點、收費、責任、個資與校內規範。

十六、AI 使用邊界：草稿可以參考，責任要回到承辦流程

AI 可以協助整理資料、補出通知或成果草稿，也可以提醒可能漏掉的項目。正式公告、收費、同意書、保險、交通安全、個資、核銷與校內程序，仍要由承辦人依學校規定確認。

項目AI 可以協助人必須確認
WBS協助拆解工作包。是否符合本校流程。
里程碑建議提醒時間。日期是否符合實際公文與校內期程。
風險協助列出可能問題。風險嚴重性與處置方式。
表單欄位建議資料欄位。是否真的需要蒐集、是否涉及個資。
文件草稿產出通知與成果初稿。正式公告、收費、責任與法規內容。
結案檢討整理經驗與建議。哪些建議要納入下次制度。
AI 產出的內容先當草稿；正式發出前，承辦人要逐項確認日期、對象、名冊、費用、交通、安全責任與校內規定。

十七、銜接第三堂：成果整理與組織記憶

第二堂課處理的是活動專案的「展開與執行前準備」。第三堂課會進一步處理活動結束後的「成果整理、文件彙整與組織記憶」。

第二堂留下的資料，包括：

這些資料會成為第三堂課使用 AI 產生成果報告、整理文件與建立組織記憶的基礎。

第二堂課｜活動型行政專案工作流｜學員講義