活動型行政專案工作流與 Apps Script 規劃

一、第二堂課課程定位

第二堂課主題為「活動型行政專案工作流：從活動建案到流程展開」。

第一堂課處理「公文如何變成專案」，第二堂課則進一步處理「專案如何展開成流程」。因此，你在第二堂課要看的不是報名系統，也不只是 Google 表單操作，而是活動型行政專案的生命週期與流程控制。

二、第一堂課 vs 第二堂課：專案管理能力差異

兩堂課除了主題不同，更重要的是專案管理能力有明確進階。

三、第二堂課 120 分鐘課程流程

四、第二堂課新增的專案管理內容

校外教學生命週期模型

活動型專案管理學理補充

校外教學不是單一活動，而是一個具有明確目標、有限時間、跨角色協作、交付成果與風險限制的行政專案。從專案管理角度看，它同時包含範疇管理、時程管理、利害關係人管理、風險管理、溝通管理與知識管理。第二堂課的 Apps Script 不是為了取代這些判斷，而是把可標準化、可追蹤、可保存的部分系統化。

五、校外教學資料模型與資料夾模板

校外教學建案必要欄位

校外教學專案資料夾模板

01_校外教學計畫與公文
02_家長通知與同意書
03_回收資料與名冊
04_保險與交通
05_活動照片與紀錄
06_回饋與成果
07_經費與核銷
08_結案檢討與交接

學習驗證任務

六、第二堂課 Apps Script 規劃

主要流程

功能分級

安裝器參數與預設值

key,value
ROOT_FOLDER_ID,校外教學專案根資料夾ID
CONTROL_SHEET_ID,可留空讓 setup 自動建立
CALENDAR_ID,primary
SCHOOL_NAME,範例國小
ADMIN_EMAIL,錯誤通知信箱，可留空
TIMEZONE,Asia/Taipei
ACTIVITY_TEMPLATE_DOCS,setup 自動建立校外教學計畫、家長通知、成果報告三份範本

表單回應欄位建議

時間戳記
活動名稱
活動類型
承辦人
協辦人
活動日期
報名截止日
行前通知日
成果截止日
參加對象
預估人數
是否需要同意書
是否需要保險資料
是否需要交通安排
是否需要經費核銷
是否需要成果報告
備註

總表右側追加欄位建議

活動編號
專案狀態
活動資料夾連結
校外教學計畫文件
家長通知文件
成果報告文件
報名截止事件（同意書回收）
行前通知事件
活動日事件
成果截止事件
日曆建立狀態
結案狀態
錯誤訊息

七、專案設置：使用安裝器前要先準備什麼

第二堂課的重點是讓活動資料能穩定展開成專案工作流。使用安裝器前，先把 Google Workspace 的承載位置、日曆、測試案例與權限確認好，後續 setup 才會一次成功。

專案設置清單

建議的 Drive 結構

校外教學行政專案_課堂練習/
├─ 01_活動建案表/
├─ 02_活動專案總控表/
├─ 03_活動專案資料夾/
├─ 04_活動文件範本/
└─ 06_Apps Script/

以上資料夾會由 setupActivityWorkflow 自動建立；使用前只需要先建立最上層的「校外教學行政專案_課堂練習」。

課堂測試資料範例

八、安裝步驟：使用活動 Apps Script 安裝器

第二堂課建議優先使用活動安裝器，不再手動建立 Google Form、回應試算表、總控表與觸發器。安裝器會產生已帶入 Drive、Calendar、學校名稱與管理者 Email 的 Apps Script 程式碼。

安裝器會自動建立的項目

安裝後驗收順序

九、備用：課堂短版程式碼

此版本只保留為現場備援。若無法開啟活動安裝器，才使用這段短版程式確認最低限度的自動建案效果；正式流程仍以活動安裝器為主。

/**
 * 第二堂課 Apps Script｜備用短版
 * 功能：表單送出後，自動建立校外教學主資料夾、8 個子資料夾，並寫回資料夾連結與狀態。
 *
 * 使用前請修改：
 * 1. ROOT_FOLDER_ID
 * 2. 活動名稱與活動日期所在欄位位置
 * 3. 寫回欄位位置
 */

function onFormSubmit(e) {
  const ROOT_FOLDER_ID = '請貼上校外教學專案根資料夾ID';
  const TIMEZONE = 'Asia/Taipei';

  const root = DriveApp.getFolderById(ROOT_FOLDER_ID);
  const sheet = e.range.getSheet();
  const row = e.range.getRow();

  // 假設欄位順序：
  // A 時間戳記、B 活動名稱、C 活動類型、D 承辦人、E 協辦人、F 活動日期
  const activityName = sheet.getRange(row, 2).getValue();
  const activityDate = sheet.getRange(row, 6).getValue();

  const dateText = Utilities.formatDate(new Date(activityDate), TIMEZONE, 'yyyy-MM-dd');
  const folderName = `${dateText}_${activityName}`;
  const projectFolder = root.createFolder(folderName);

  const subFolders = [
    '01_校外教學計畫與公文',
    '02_家長通知與同意書',
    '03_回收資料與名冊',
    '04_保險與交通',
    '05_活動照片與紀錄',
    '06_回饋與成果',
    '07_經費與核銷',
    '08_結案檢討與交接'
  ];

  subFolders.forEach(name => projectFolder.createFolder(name));

  // 建議在表單回應表右側預留欄位：
  // R 活動資料夾連結、S 專案狀態、T 錯誤訊息
  sheet.getRange(row, 18).setValue(projectFolder.getUrl());
  sheet.getRange(row, 19).setValue('規劃中');
  sheet.getRange(row, 20).setValue('');
}

十、課後參考：標準版程式邏輯

這段保留為課後閱讀與除錯參考。正式課堂操作請使用上一節的活動安裝器，由 setupActivityWorkflow 自動建立表單、總控表、文件範本與觸發器。

/**
 * 第二堂課 Apps Script｜課後參考標準邏輯
 * 功能：
 * 1. 表單送出後建立校外教學主資料夾與子資料夾
 * 2. 複製校外教學計畫、家長通知、成果報告範本
 * 3. 替換 Google Docs 內的 {{標籤}}
 * 4. 建立報名截止、行前通知、活動日、成果截止 Calendar 事件
 * 5. 寫回總表連結與狀態
 */

function onFormSubmit(e) {
  const config = getConfig_();
  const sheet = e.range.getSheet();
  const row = e.range.getRow();

  try {
    const data = getRowData_(sheet, row, config);
    const activityId = createActivityId_(data, config);
    const folders = createActivityFolders_(data, config, activityId);
    const docs = createActivityDocs_(data, config, folders);
    const events = createActivityCalendarEvents_(data, config, folders.root.getUrl());

    updateActivityRow_(sheet, row, {
      activityId,
      status: '規劃中',
      folderUrl: folders.root.getUrl(),
      planDocUrl: docs.planUrl || '',
      noticeDocUrl: docs.noticeUrl || '',
      reportDocUrl: docs.reportUrl || '',
      registrationEventUrl: events.registrationUrl || '',
      preNoticeEventUrl: events.preNoticeUrl || '',
      activityEventUrl: events.activityUrl || '',
      reportEventUrl: events.reportUrl || '',
      calendarStatus: '已建立',
      closeStatus: '未結案',
      errorMessage: ''
    }, config);

  } catch (err) {
    updateActivityRow_(sheet, row, {
      errorMessage: err.message
    }, config);
  }
}

function getConfig_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('設定');
  if (!sheet) throw new Error('找不到「設定」工作表');

  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const config = {};
  values.forEach(row => {
    const key = row[0];
    const value = row[1];
    if (key) config[key] = value;
  });

  config.TIMEZONE = config.TIMEZONE || 'Asia/Taipei';
  config.CALENDAR_ID = config.CALENDAR_ID || 'primary';
  config.COL_ACTIVITY_ID = Number(config.COL_ACTIVITY_ID || 18);
  config.COL_STATUS = Number(config.COL_STATUS || 19);
  config.COL_FOLDER_URL = Number(config.COL_FOLDER_URL || 20);
  config.COL_PLAN_DOC_URL = Number(config.COL_PLAN_DOC_URL || 21);
  config.COL_NOTICE_DOC_URL = Number(config.COL_NOTICE_DOC_URL || 22);
  config.COL_REPORT_DOC_URL = Number(config.COL_REPORT_DOC_URL || 23);
  config.COL_REG_EVENT_URL = Number(config.COL_REG_EVENT_URL || 24);
  config.COL_PRE_NOTICE_EVENT_URL = Number(config.COL_PRE_NOTICE_EVENT_URL || 25);
  config.COL_ACTIVITY_EVENT_URL = Number(config.COL_ACTIVITY_EVENT_URL || 26);
  config.COL_REPORT_EVENT_URL = Number(config.COL_REPORT_EVENT_URL || 27);
  config.COL_CALENDAR_STATUS = Number(config.COL_CALENDAR_STATUS || 28);
  config.COL_CLOSE_STATUS = Number(config.COL_CLOSE_STATUS || 29);
  config.COL_ERROR = Number(config.COL_ERROR || 30);
  return config;
}

function getRowData_(sheet, row, config) {
  return {
    timestamp: sheet.getRange(row, 1).getValue(),
    activityName: sheet.getRange(row, 2).getValue(),
    activityType: sheet.getRange(row, 3).getValue(),
    owner: sheet.getRange(row, 4).getValue(),
    coOwner: sheet.getRange(row, 5).getValue(),
    activityDate: sheet.getRange(row, 6).getValue(),
    registrationDeadline: sheet.getRange(row, 7).getValue(),
    preNoticeDate: sheet.getRange(row, 8).getValue(),
    reportDeadline: sheet.getRange(row, 9).getValue(),
    participants: sheet.getRange(row, 10).getValue(),
    estimatedNumber: sheet.getRange(row, 11).getValue(),
    needConsent: sheet.getRange(row, 12).getValue(),
    needInsurance: sheet.getRange(row, 13).getValue(),
    needTransportation: sheet.getRange(row, 14).getValue(),
    needReimbursement: sheet.getRange(row, 15).getValue(),
    needReport: sheet.getRange(row, 16).getValue(),
    note: sheet.getRange(row, 17).getValue()
  };
}

function createActivityId_(data, config) {
  const dateText = Utilities.formatDate(new Date(data.activityDate), config.TIMEZONE, 'yyyyMMdd');
  const safeName = String(data.activityName).replace(/[\\/:*?"<>|]/g, '');
  return `ACT-${dateText}-${safeName}`;
}

function createActivityFolders_(data, config, activityId) {
  if (!config.ROOT_FOLDER_ID) throw new Error('設定表缺少 ROOT_FOLDER_ID');

  const root = DriveApp.getFolderById(config.ROOT_FOLDER_ID);
  const dateText = Utilities.formatDate(new Date(data.activityDate), config.TIMEZONE, 'yyyy-MM-dd');
  const folderName = `${dateText}_${data.activityName}`;
  const activityFolder = root.createFolder(folderName);

  const subFolderNames = [
    '01_校外教學計畫與公文',
    '02_家長通知與同意書',
    '03_回收資料與名冊',
    '04_保險與交通',
    '05_活動照片與紀錄',
    '06_回饋與成果',
    '07_經費與核銷',
    '08_結案檢討與交接'
  ];

  const subFolders = {};
  subFolderNames.forEach(name => {
    subFolders[name] = activityFolder.createFolder(name);
  });

  return { root: activityFolder, subFolders };
}

function createActivityDocs_(data, config, folders) {
  const result = {};

  if (config.TEMPLATE_PLAN_DOC_ID) {
    const file = copyTemplateDoc_(
      config.TEMPLATE_PLAN_DOC_ID,
      `${data.activityName}_校外教學計畫`,
      folders.subFolders['01_校外教學計畫與公文'],
      data,
      config
    );
    result.planUrl = file.getUrl();
  }

  if (config.TEMPLATE_NOTICE_DOC_ID) {
    const file = copyTemplateDoc_(
      config.TEMPLATE_NOTICE_DOC_ID,
      `${data.activityName}_家長通知`,
      folders.subFolders['02_家長通知與同意書'],
      data,
      config
    );
    result.noticeUrl = file.getUrl();
  }

  if (config.TEMPLATE_REPORT_DOC_ID) {
    const file = copyTemplateDoc_(
      config.TEMPLATE_REPORT_DOC_ID,
      `${data.activityName}_成果報告`,
      folders.subFolders['06_回饋與成果'],
      data,
      config
    );
    result.reportUrl = file.getUrl();
  }

  return result;
}

function copyTemplateDoc_(templateId, newName, targetFolder, data, config) {
  const templateFile = DriveApp.getFileById(templateId);
  const copiedFile = templateFile.makeCopy(newName, targetFolder);
  const doc = DocumentApp.openById(copiedFile.getId());
  const body = doc.getBody();

  const replacements = {
    '{{學校名稱}}': config.SCHOOL_NAME || '',
    '{{活動名稱}}': data.activityName || '',
    '{{活動類型}}': data.activityType || '',
    '{{活動日期}}': formatDate_(data.activityDate, config),
    '{{報名截止日}}': formatDate_(data.registrationDeadline, config),
    '{{行前通知日}}': formatDate_(data.preNoticeDate, config),
    '{{成果截止日}}': formatDate_(data.reportDeadline, config),
    '{{承辦人}}': data.owner || '',
    '{{協辦人}}': data.coOwner || '',
    '{{參加對象}}': data.participants || '',
    '{{預估人數}}': data.estimatedNumber || '',
    '{{備註}}': data.note || ''
  };

  Object.keys(replacements).forEach(key => {
    body.replaceText(key, String(replacements[key]));
  });

  doc.saveAndClose();
  return copiedFile;
}

function createActivityCalendarEvents_(data, config, folderUrl) {
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(config.CALENDAR_ID);
  if (!calendar) throw new Error('找不到 Calendar，請檢查 CALENDAR_ID');

  const result = {};
  const description =
    `活動名稱：${data.activityName}\n` +
    `活動類型：${data.activityType}\n` +
    `承辦人：${data.owner}\n` +
    `參加對象：${data.participants}\n` +
    `資料夾連結：${folderUrl}\n` +
    `備註：${data.note || ''}`;

  if (isValidDate_(data.registrationDeadline)) {
    const event = calendar.createAllDayEvent(`【同意書回收】${data.activityName}`, new Date(data.registrationDeadline), { description });
    result.registrationUrl = event.getId();
  }

  if (isValidDate_(data.preNoticeDate)) {
    const event = calendar.createAllDayEvent(`【行前通知】${data.activityName}`, new Date(data.preNoticeDate), { description });
    result.preNoticeUrl = event.getId();
  }

  if (isValidDate_(data.activityDate)) {
    const event = calendar.createAllDayEvent(`【活動日】${data.activityName}`, new Date(data.activityDate), { description });
    result.activityUrl = event.getId();
  }

  if (isValidDate_(data.reportDeadline)) {
    const event = calendar.createAllDayEvent(`【成果截止】${data.activityName}`, new Date(data.reportDeadline), { description });
    result.reportUrl = event.getId();
  }

  return result;
}

function updateActivityRow_(sheet, row, result, config) {
  config = config || getConfig_();
  if (result.activityId !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_ACTIVITY_ID).setValue(result.activityId);
  if (result.status !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_STATUS).setValue(result.status);
  if (result.folderUrl !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_FOLDER_URL).setValue(result.folderUrl);
  if (result.planDocUrl !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_PLAN_DOC_URL).setValue(result.planDocUrl);
  if (result.noticeDocUrl !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_NOTICE_DOC_URL).setValue(result.noticeDocUrl);
  if (result.reportDocUrl !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_REPORT_DOC_URL).setValue(result.reportDocUrl);
  if (result.registrationEventUrl !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_REG_EVENT_URL).setValue(result.registrationEventUrl);
  if (result.preNoticeEventUrl !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_PRE_NOTICE_EVENT_URL).setValue(result.preNoticeEventUrl);
  if (result.activityEventUrl !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_ACTIVITY_EVENT_URL).setValue(result.activityEventUrl);
  if (result.reportEventUrl !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_REPORT_EVENT_URL).setValue(result.reportEventUrl);
  if (result.calendarStatus !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_CALENDAR_STATUS).setValue(result.calendarStatus);
  if (result.closeStatus !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_CLOSE_STATUS).setValue(result.closeStatus);
  if (result.errorMessage !== undefined) sheet.getRange(row, config.COL_ERROR).setValue(result.errorMessage);
}

function formatDate_(value, config) {
  if (!isValidDate_(value)) return '';
  return Utilities.formatDate(new Date(value), config.TIMEZONE || 'Asia/Taipei', 'yyyy/MM/dd');
}

function isValidDate_(value) {
  return value && Object.prototype.toString.call(new Date(value)) === '[object Date]' && !isNaN(new Date(value));
}

十一、第二堂課學習成果

十二、校外教學工作流設計決策

本堂課以「五年級校外教學」作為活動型行政專案範例。系統的角色是建立一致的資料位置、提醒節點與追蹤紀錄；正式核定、名冊確認、保險送件、交通安排與核銷判斷仍由承辦人依校內流程確認。