Course 02｜展案
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把活動從「要辦」變成「可管理」
你會練習把校外教學拆成階段、資料、責任、日期與成果，並用 Apps Script 產生基本工作環境。
校外教學生命週期WBS日曆節點總控表
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第一堂與第二堂的差異
| 面向 | 第一堂 | 第二堂 |
|---|---|---|
| 管理對象 | 單一行政案件 | 多階段活動流程 |
| 核心能力 | 建案 | 展案 |
| 關鍵問題 | 這件事如何被追蹤 | 這場活動如何被展開 |
| 工具角色 | 建立專案骨架 | 展開流程與節點 |
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校外教學六階段生命週期
規劃
通知
收件
確認
執行
結案
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每一階段都要有資料與產出
| 階段 | 主要資料 | 主要產出 |
|---|---|---|
| 規劃 | 公文、計畫、預算、場館 | 校外教學計畫 |
| 通知 | 活動資訊、注意事項 | 公告與家長通知 |
| 收件 | 同意書、需求資料 | 回收統計 |
| 確認 | 名冊、保險、交通 | 確認名冊與分車表 |
| 結案 | 照片、回饋、核銷 | 成果與交接資料 |
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活動型專案資料夾模板
前期
- 01_校外教學計畫與公文
- 02_家長通知與同意書
執行
- 03_回收資料與名冊
- 04_保險與交通
- 05_活動照片與紀錄
結案
- 06_回饋與成果
- 07_經費與核銷
- 08_結案檢討與交接
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Apps Script 活動建案引擎
活動建案表送出
寫入回應表
建立活動資料夾
複製文件範本
建立 Calendar 節點
回寫總控表
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這堂課的風險觀點
同意書
是否準時回收、誰未交、資料是否完整。
保險名冊
版本是否一致，是否需要人工確認。
交通安排
人數、車次、出發與返回時間是否同步。
成果資料
活動後照片、回饋、核銷是否有人追蹤。
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完成第二堂後你會有什麼
活動建案表
用固定欄位建立活動資料。
活動總控表
集中追蹤活動狀態與連結。
文件範本
計畫、通知與成果報告可重複使用。
日曆節點
同意書、行前通知、活動日與成果截止可被提醒。
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銜接第三堂
第二堂把活動展開；第三堂會把活動完成後的資料整理成成果報告與組織記憶。
活動資料夾
成果資料檢核
AI 缺漏分析
成果初稿
結案交接