NotebookLM＋Gemini 行政工作流
從公文到成果一手搞定：詳細落地實作手冊
這份手冊把課堂中的行政專案流程拆成可建立的 Google Workspace 小型應用程式群，說明從收到公文、建立專案資料夾、建置表單與追蹤表，到建立 NotebookLM 筆記本、整理公告與成果報告的完整流程。
Drive 專案資料夾Google Forms 啟動表Sheets 總控表Calendar 期限提醒NotebookLM 專案筆記Gemini 成果產出
搭配工具：Apps Script 安裝程式產生器
完成本手冊的 Drive 與 Calendar 準備後，可使用安裝程式產生器產生已帶入設定值的 Apps Script 程式碼。第一次執行 setup 後，系統會自動建立公文專案啟動表、專案階段日期新增表、表單回應試算表、行政專案總控表與階段日期紀錄表。它適合放在研習最後示範，也適合回校後建立第一版行政專案流程。
目錄
- 系統總覽：要建立哪些應用程式
- 完整工作流程：從收到公文到成果報告
- Drive 總資料夾與專案資料夾結構
- 公文專案啟動表
- 專案資料夾產生器
- 行政專案總控表
- 專案紀錄文件
- 待辦追蹤表
- Calendar 日曆提醒系統
- NotebookLM 專案筆記本
- 專案相關 Forms
- 成果檢核表
- Gemini 成果產出提問句
- 第一版建置清單
- 實際操作範例
- 設計原則與安全邊界
一、系統總覽：這不是一個工具，而是一組行政應用程式
這套工作流的重點，是把學校行政專案拆成幾個穩定的工作模組。每個模組使用老師與主任熟悉的 Google Workspace 工具，讓資料來源、承辦狀態、期限提醒、成果檢核與交接紀錄都能被清楚管理。
| 應用程式 | 使用工具 | 主要作用 | 自動化程度 |
|---|---|---|---|
| 公文專案啟動表 | Google Forms | 主任或承辦人建立新行政專案的入口 | 手動填寫，送出後自動觸發 |
| 專案總控表 | Google Sheets | 管理所有行政專案、狀態、期限、連結 | 自動新增資料，人工維護狀態 |
| 專案資料夾產生器 | Apps Script＋Drive | 自動建立標準資料夾與子資料夾 | 自動 |
| 專案紀錄文件 | Google Docs | 紀錄公文摘要、進度、成果與檢討 | 自動建立，承辦人持續補充 |
| 待辦追蹤表 | Google Sheets | 管理任務、負責人、期限與狀態 | 自動建立初始任務，人工更新 |
| 日曆提醒系統 | Google Calendar | 提醒活動、成果、經費與補件期限 | 自動建立提醒 |
| 專案 Notebook | NotebookLM | 把公文、計畫、紀錄、經費、照片說明變成可詢問的專案記憶 | 第一版建議手動建立 |
| 成果產出助手 | Gemini | 產出公告、表單題目、成果報告、經費說明、簡報大綱 | 人工確認後使用 |
核心定位：主任判斷是否啟動專案，系統自動建立工作骨架，NotebookLM 保存專案記憶，Gemini 協助產出成果，人負責確認與送出。
二、完整工作流程：從收到公文到成果報告
收到公文→判斷是否建立專案→填寫啟動表→自動建立資料夾與文件→建立 NotebookLM→執行與收件→Gemini 產出成果→人工確認送出
判斷是否需要建立行政專案
不是每一份公文都需要建立專案。以下任一條件成立，就建議啟動一個專案資料夾與追蹤流程：
- 需要辦活動、研習、比賽、成果發表或會議。
- 需要繳交成果報告、照片、簽到表、回饋資料。
- 涉及經費、採購、核銷、報價或憑證。
- 需要跨處室、跨年級、導師或外部單位配合。
- 明年或未來可能會再次辦理，值得留下經驗。
三、Drive 總資料夾與專案資料夾結構
1. 先建立總資料夾
建議在學校行政 Google Drive 或主任個人 Drive 中建立一個總資料夾：
校務行政工作流
2. 總資料夾建議結構
校務行政工作流
├─ 00_系統設定
├─ 01_公文專案啟動表
├─ 02_專案總控表
├─ 03_專案資料夾
├─ 04_表單回覆資料
├─ 05_範本文件
├─ 06_Apps Script
└─ 99_封存專案
| 資料夾 | 用途 |
|---|---|
| 00_系統設定 | 存放處室清單、專案類型、預設任務、表單選項等設定資料。 |
| 01_公文專案啟動表 | 存放 Google Forms 啟動表。 |
| 02_專案總控表 | 存放行政專案總控表。 |
| 03_專案資料夾 | 所有行政專案的主資料夾都建立在這裡。 |
| 04_表單回覆資料 | 可集中存放跨專案表單回覆，或作為備份。 |
| 05_範本文件 | 存放專案紀錄、待辦表、成果檢核表、公告文件等範本。 |
| 06_Apps Script | 存放或說明自動化程式碼專案。 |
| 99_封存專案 | 已結案或過期專案搬移到這裡。 |
四、應用程式 1：公文專案啟動表
1
Google Forms：行政專案的入口
這張表單是整套系統的起點。主任或承辦人收到公文後，只要判斷這件事需要追蹤，就填一次表單。表單送出後，Apps Script 會自動建立資料夾、文件、待辦表與日曆提醒。
建立位置
校務行政工作流 / 01_公文專案啟動表
表單名稱
公文專案啟動表
表單說明文字
收到需要辦理、追蹤、彙整成果或核銷經費的公文時，請填寫本表。
系統將依據填寫內容建立專案資料夾、待辦追蹤表、專案紀錄文件與日曆提醒。公文與附件不在啟動表內上傳，請在專案建立完成後，自行放入專案資料夾的「00_原始公文與附件」。
建議欄位
| 欄位 | 類型 | 必填 | 用途 |
|---|---|---|---|
| 公文主旨 | 簡答 | 是 | 例如：115年度友善校園學生事務計畫。 |
| 來文單位 | 簡答 | 是 | 例如：苗栗縣政府教育處。 |
| 公文日期 | 日期 | 是 | 收文或發文日期。 |
| 公文文號 | 簡答 | 否 | 後續查詢與成果報告用。 |
| 專案名稱 | 簡答 | 是 | 會成為資料夾名稱的一部分，建議簡短明確。 |
| 專案年度 | 下拉 | 是 | 例如 115、116。 |
| 承辦處室 | 下拉 | 是 | 教務處、學務處、總務處、輔導室、資訊組等。 |
| 承辦人 | 簡答 | 是 | 姓名或職稱。 |
| 協辦人員 | 簡答 | 否 | 多人可用逗號分隔。 |
| 是否有經費 | 單選 | 是 | 有／無／不確定。 |
| 核定或預估金額 | 簡答 | 否 | 例如 30000。 |
| 活動日期 | 日期 | 否 | 如果尚未確定可空白。 |
| 成果繳交期限 | 日期 | 否 | 用來建立 Calendar 提醒。 |
| 經費核銷期限 | 日期 | 否 | 用來建立 Calendar 提醒。 |
| 是否需要成果報告 | 單選 | 是 | 是／否／不確定。 |
| 是否需要活動照片 | 單選 | 是 | 是／否／不確定。 |
| 是否需要簽到表 | 單選 | 是 | 是／否／不確定。 |
| 是否需要收家長或教師回覆 | 單選 | 是 | 是／否／不確定。 |
| 備註 | 段落 | 否 | 補充說明。 |
建議：第一版不要從 Gmail 自動判斷公文，先讓主任或承辦人「確認後填表」。這樣責任清楚，誤判風險也低。
五、應用程式 2：專案資料夾產生器
2
Apps Script＋Drive：自動建立專案骨架
表單送出後，自動在 03_專案資料夾 中建立一個專案資料夾與標準子資料夾。
專案資料夾命名規則
年度_處室_專案名稱
例如：
115_教務處_暑期學習扶助計畫
115_學務處_校外教學活動
115_總務處_飲水設備汰換計畫
115_輔導室_生命教育推動計畫
115_資訊組_AI教師研習計畫
每個專案資料夾的標準結構
115_資訊組_AI融入教學研習
├─ 00_原始公文與附件
├─ 01_計畫書與核定資料
├─ 02_工作分工與會議紀錄
├─ 03_表單與回覆資料
├─ 04_經費與採購核銷
├─ 05_活動照片與照片說明
├─ 06_成果資料與成果報告
├─ 07_公告通知與對外文字
├─ 08_簡報與成果展示
├─ 09_檢討與下次改進
└─ 99_系統產生文件
| 子資料夾 | 放置內容 |
|---|---|
| 00_原始公文與附件 | 公文 PDF、附件、來文說明、核定函。 |
| 01_計畫書與核定資料 | 實施計畫、計畫草稿、核定表、預算表。 |
| 02_工作分工與會議紀錄 | 會議紀錄、分工表、處室協調紀錄。 |
| 03_表單與回覆資料 | 報名表、家長同意書、教師回覆、活動回饋。 |
| 04_經費與採購核銷 | 經費表、報價單、收據、憑證、核銷紀錄。 |
| 05_活動照片與照片說明 | 活動照片、照片清單、照片說明表。 |
| 06_成果資料與成果報告 | 成果報告草稿、正式成果、附件清單。 |
| 07_公告通知與對外文字 | 校網公告、LINE 簡訊、家長通知、教師通知。 |
| 08_簡報與成果展示 | 成果簡報、研習簡報、彙報資料。 |
| 09_檢討與下次改進 | 活動後檢討、下次改善建議、可沿用資料。 |
| 99_系統產生文件 | 自動產生的 Docs、Sheets、檢核表與連結紀錄。 |
六、應用程式 3：行政專案總控表
3
Google Sheets：主任每天看的總儀表板
建立位置
校務行政工作流 / 02_專案總控表 / 行政專案總控表
建議欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 專案編號 | 系統產生，例如 115-學務-001。 |
| 專案名稱 | 從表單帶入。 |
| 年度 | 從表單帶入。 |
| 承辦處室 | 從表單帶入。 |
| 承辦人 | 從表單帶入。 |
| 來文單位 | 從表單帶入。 |
| 公文文號 | 從表單帶入。 |
| 建立日期 | 系統產生。 |
| 活動日期 | 從表單帶入。 |
| 成果期限 | 從表單帶入。 |
| 經費期限 | 從表單帶入。 |
| 是否有經費 | 從表單帶入。 |
| 專案狀態 | 籌備中／執行中／成果整理中／已結案。 |
| Drive 資料夾連結 | 系統產生。 |
| 專案紀錄 Docs 連結 | 系統產生。 |
| 待辦追蹤表連結 | 系統產生。 |
| 成果檢核表連結 | 系統產生。 |
| NotebookLM 筆記本連結 | 第一版建議手動貼上。 |
| 備註 | 人工補充。 |
為什麼 NotebookLM 連結先手動貼？NotebookLM 筆記本建議由主任或承辦人確認後建立，避免小公文也自動建太多筆記本。建立後把連結貼回總控表即可。
七、應用程式 4：專案紀錄文件
4
Google Docs：專案履歷與成果脈絡
建立位置
專案資料夾 / 99_系統產生文件
檔名範例
115_資訊組_AI融入教學研習_專案紀錄
文件範本
# 專案紀錄文件
## 一、基本資料
專案名稱：
年度：
承辦處室：
承辦人：
協辦人員：
來文單位：
公文文號：
公文日期：
## 二、公文要求摘要
待 NotebookLM／Gemini 整理後填入。
## 三、重要期限
活動日期：
成果繳交期限：
經費核銷期限：
其他期限：
## 四、經費資訊
是否有經費：
核定金額：
經費項目：
核銷注意事項：
## 五、執行紀錄
日期：
事項：
處理情形：
## 六、會議與決議
會議日期：
決議事項：
待辦事項：
## 七、成果資料
照片：
簽到表：
回饋表：
成果報告：
經費附件：
## 八、缺漏檢查
尚缺資料：
需要補件：
需人工確認：
## 九、檢討與下次建議
本次問題：
下次改善：
可沿用資料：
這份 Docs 最後也要加入 NotebookLM，因為它會累積整個專案的脈絡。
八、應用程式 5：待辦追蹤表
5
Google Sheets：任務、責任與期限
建立位置
專案資料夾 / 99_系統產生文件
建議欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 任務編號 | T001、T002。 |
| 階段 | 公文、籌備、執行、成果、核銷、結案。 |
| 任務名稱 | 例如：整理公文要求。 |
| 任務說明 | 具體說明要完成什麼。 |
| 負責人 | 承辦人或協辦人。 |
| 協助單位 | 會計、導師、總務、資訊等。 |
| 期限 | 日期。 |
| 提醒日期 | 供 Apps Script 建立提醒或寄信。 |
| 狀態 | 未開始／進行中／待確認／完成。 |
| 需要附件 | 是／否。 |
| 附件位置 | Drive 連結。 |
| 備註 | 人工補充。 |
初始任務範本
| 階段 | 任務 |
|---|---|
| 公文 | 閱讀公文並整理要求。 |
| 公文 | 確認成果繳交期限。 |
| 籌備 | 撰寫或修正計畫書。 |
| 籌備 | 確認是否需建立報名或回覆表單。 |
| 執行 | 收集活動照片。 |
| 執行 | 整理簽到表。 |
| 經費 | 整理經費明細與憑證。 |
| 成果 | 撰寫成果報告草稿。 |
| 成果 | 檢查成果附件是否齊全。 |
| 結案 | 建立下次改進建議。 |
九、應用程式 6：Calendar 日曆提醒系統
6
Google Calendar：期限不要只存在腦中
日曆名稱
行政專案追蹤日曆
這個日曆可以分享給校長、主任、組長、承辦人或行政助理。第一版不建議分享給太多人，避免提醒過度混亂。
建議自動建立的事件
| 事件 | 建議提醒 |
|---|---|
| 活動日期 | 前 7 天、前 1 天。 |
| 成果繳交期限 | 前 14 天、前 7 天、前 1 天。 |
| 經費核銷期限 | 前 21 天、前 14 天、前 3 天。 |
| 會議日期 | 前 1 天。 |
| 補件期限 | 前 3 天。 |
| 專案檢查日 | 每週一次或每兩週一次。 |
日曆事件說明範本
事件標題：
【成果期限】115_資訊組_AI融入教學研習
事件說明：
請確認以下資料是否已完成：
1. 成果報告
2. 活動照片
3. 照片說明
4. 簽到表
5. 經費明細
6. 公文要求附件
Drive 專案資料夾：
[連結]
待辦追蹤表：
[連結]
NotebookLM 筆記本：
[手動貼入連結]
十、應用程式 7：NotebookLM 專案筆記本
7
NotebookLM：專案記憶與行政導師
每個重要行政專案建議建立一個 NotebookLM 筆記本。NotebookLM 不是資料夾，而是一個根據來源回答問題的專案記憶空間。
哪些專案需要建立 NotebookLM？
建議建立
- 有成果報告。
- 有經費或核銷。
- 有多個附件。
- 有多次會議。
- 有活動照片。
- 有跨處室合作。
- 明年可能會再辦。
不一定需要
- 單純轉知。
- 一次性回覆。
- 無附件。
- 無成果。
- 無經費。
- 不需追蹤。
筆記本命名
115_資訊組_AI融入教學研習
命名要與 Drive 專案資料夾一致，建立後把 NotebookLM 連結貼回行政專案總控表與專案紀錄文件。
分階段加入來源
| 階段 | 加入來源 | 用途 |
|---|---|---|
| 收到公文後 | 00_原始公文與附件、01_計畫書與核定資料 | 整理要求、期限、成果、經費限制。 |
| 籌備過程 | 02_工作分工與會議紀錄、07_公告通知與對外文字 | 整理分工、檢查通知對象、生成公告。 |
| 活動執行後 | 03_表單與回覆資料、04_經費與採購核銷、05_活動照片與照片說明 | 整理人數、經費、成果佐證與缺件。 |
| 成果整理 | 06_成果資料與成果報告、09_檢討與下次改進 | 產生成果報告、簡報、改進建議。 |
NotebookLM 常用提問
請根據公文與附件，整理本專案必須完成的事項。
請列出：
1. 辦理依據
2. 主要任務
3. 重要期限
4. 成果報告要求
5. 經費使用限制
6. 需要校內哪些單位配合
7. 目前仍不清楚、需要人工確認的地方
請根據公文要求與目前資料，檢查成果報告還缺少哪些資料。
請分成：
1. 必須補齊
2. 建議補齊
3. 可作為佐證
4. 需人工確認
十一、應用程式 8：專案相關 Forms
8
Google Forms：把資料收齊，不要散在 LINE
表單建立位置
專案資料夾 / 03_表單與回覆資料
常見專案表單
報名表
用於研習、活動、校外參訪。
- 姓名
- 單位／班級
- 聯絡方式
- 參加場次
- 飲食需求
- 備註
活動回饋表
用於成果報告佐證。
- 參與身分
- 滿意度
- 最大收穫
- 改善建議
- 是否願意再次參加
照片上傳表
比把照片丟 LINE 更適合成果整理。
- 上傳人
- 活動日期
- 活動階段
- 照片說明
- 照片上傳
- 是否同意作為成果報告使用
成果資料回傳表
用於請各組、各班或工作人員補資料。
- 回傳單位
- 回傳人
- 完成事項
- 補充說明
- 附件上傳
十二、應用程式 9：成果檢核表
9
Google Sheets：成果送出前的安全網
建立位置
專案資料夾 / 99_系統產生文件
檔名
115_資訊組_AI融入教學研習_成果檢核表
檢核欄位
| 項目 | 是否需要 | 目前狀態 | 存放位置 | 備註 |
|---|---|---|---|---|
| 原始公文 | 是 | 已完成 | 00_原始公文 | |
| 計畫書 | 是 | 已完成 | 01_計畫書 | |
| 簽到表 | 是 | 未完成 | 03_表單與回覆資料 | |
| 活動照片 | 是 | 已完成 | 05_活動照片 | 需補照片說明。 |
| 經費明細 | 是 | 進行中 | 04_經費 | 會計確認中。 |
| 成果報告 | 是 | 未完成 | 06_成果資料 | |
| 檢討紀錄 | 建議 | 未完成 | 09_檢討 |
第一版可由系統建立初始版本，後續由人更新；第二版再用 Apps Script 掃描資料夾輔助更新。
十三、應用程式 10：Gemini 成果產出提問句套件
10
Gemini：把資料轉成可提交的成果
1. 公文要求整理提問句
你是一位學校行政主任助理。
請根據以下公文內容，整理本專案的辦理要求。
請用表格列出：
1. 項目
2. 公文要求
3. 需要準備的資料
4. 負責單位
5. 期限
6. 風險或注意事項
7. 需要人工確認的地方
請不要自行新增公文沒有提到的要求。
2. 公告通知產出提問句
請根據本專案資料，產出以下四種版本：
1. 給校內教師的正式公告
2. 給導師群組的 LINE 短訊
3. 給家長的說明文字
4. 給工作人員的提醒事項
要求：
- 日期、地點、費用、對象必須依據來源資料
- 不要新增未提供的承諾
- 語氣清楚、簡潔、適合學校行政使用
3. 經費明細整理提問句
請根據目前的經費資料，整理經費使用概況。
欄位包含：
1. 經費項目
2. 核定金額
3. 已支用金額
4. 憑證狀態
5. 對應活動內容
6. 是否需要補件
7. 需要會計或主任確認之處
請提醒哪些金額或憑證不能只依工具判斷，必須由人工確認。
4. 成果報告產出提問句
請根據本專案資料，產出成果報告初稿。
請包含：
1. 計畫名稱
2. 辦理依據
3. 辦理目的
4. 辦理時間與地點
5. 參與對象與人數
6. 執行內容
7. 經費使用概況
8. 成果效益
9. 活動照片建議位置
10. 檢討與建議
11. 附件清單
請標示哪些內容是根據來源資料整理，哪些地方需要主任補充確認。
十四、第一版建置清單
第一階段：最小可行版本
建議第一版只做：公文專案啟動表、自動建立 Drive 專案資料夾、自動建立 Docs 專案紀錄、自動建立 Sheets 待辦表與成果檢核表、自動建立 Calendar 提醒、寄 Gmail 通知。
功能 1：建立公文專案啟動表
功能 2：表單送出後觸發 Apps Script
功能 3：建立年度_處室_專案名稱資料夾
功能 4：建立標準子資料夾
功能 5：通知承辦人將公文與附件上傳到 00_原始公文與附件
功能 6：建立專案紀錄 Docs
功能 7：建立待辦追蹤 Sheets
功能 8：建立成果檢核 Sheets
功能 9：寫入行政專案總控表
功能 10：建立 Calendar 期限提醒
功能 11：寄 Gmail 通知承辦人
第二階段：規則型自動化強化
功能 12：依專案類型自動產生不同待辦範本
功能 13：依是否有經費產生經費檢核項目
功能 14：依是否需成果報告產生成果檢核項目
功能 15：每天檢查待辦期限並寄提醒
功能 16：掃描資料夾更新成果檢核表
功能 17：產出可貼到 NotebookLM 的來源清單
第三階段：加入 Gemini API
功能 18：串接 Gemini API 摘要公文
功能 19：串接 Gemini API 產生公告草稿
功能 20：串接 Gemini API 產生成果報告初稿
功能 21：建立專案儀表板
功能 22：一鍵產生交辦訊息
功能 23：一鍵產生補件提醒
第一版先不要做
| 功能 | 原因 |
|---|---|
| Gmail 自動判斷公文 | 誤判風險高，信件格式不一致。 |
| 自動讀 PDF 公文內容 | 掃描檔、格式、OCR 問題較多。 |
| 自動寄正式公告 | 行政責任風險高。 |
| 自動送出成果報告 | 需要主任確認。 |
| 自動建立 NotebookLM 筆記本 | 第一版先手動較穩。 |
| 自動整理所有照片內容 | 照片需要文字脈絡，效果不穩。 |
十五、實際操作範例：115年度 AI 融入教學研習
Step 1｜收到公文
主任在 Gmail 收到「115年度 AI 融入教學研習計畫」公文與附件。判斷此案有活動、有成果、有照片、有簽到表，值得建立專案。
Step 2｜填寫公文專案啟動表
公文主旨：115年度AI融入教學研習計畫
來文單位：苗栗縣政府教育處
專案名稱：AI融入教學研習
年度：115
承辦處室：資訊組
承辦人：資訊組長
是否有經費：有
成果繳交期限：115/06/30
是否需要照片：是
是否需要簽到表：是
是否需要成果報告：是
Step 3｜系統自動建立資料夾
115_資訊組_AI融入教學研習
├─ 00_原始公文與附件
├─ 01_計畫書與核定資料
├─ 02_工作分工與會議紀錄
├─ 03_表單與回覆資料
├─ 04_經費與採購核銷
├─ 05_活動照片與照片說明
├─ 06_成果資料與成果報告
├─ 07_公告通知與對外文字
├─ 08_簡報與成果展示
├─ 09_檢討與下次改進
└─ 99_系統產生文件
Step 4｜系統自動建立文件
115_資訊組_AI融入教學研習_專案紀錄
115_資訊組_AI融入教學研習_待辦追蹤表
115_資訊組_AI融入教學研習_成果檢核表
Step 5｜手動建立 NotebookLM 筆記本
NotebookLM 筆記本名稱：115_資訊組_AI融入教學研習
第一批加入公文 PDF、公文附件、核定經費表與初步計畫草案。
Step 6｜請 NotebookLM 整理公文要求
請根據公文與附件，整理本研習計畫的辦理要求、成果要求、經費限制與重要期限。
Step 7｜請 Gemini 產出第一批工作文件
- 校內教師公告。
- 報名表欄位。
- 工作分工表。
- 活動檢核表。
- Calendar 提醒清單。
Step 8｜建立專案表單
03_表單與回覆資料
├─ AI融入教學研習報名表
├─ AI融入教學研習回饋表
└─ 研習照片上傳表
Step 9｜活動執行中持續收集資料
| 資料 | 放置位置 |
|---|---|
| 活動照片 | 05_活動照片與照片說明 |
| 簽到表 | 03_表單與回覆資料 |
| 經費資料 | 04_經費與採購核銷 |
| 通知文字 | 07_公告通知與對外文字 |
Step 10｜活動後加入 NotebookLM 並產生成果報告
把簽到表、人數統計、活動照片說明表、回饋表統計、經費資料、活動紀錄加入 NotebookLM，先檢查缺漏，再用 Gemini 產生成果報告草稿。
十六、設計原則與安全邊界
可以自動
- 建立資料夾。
- 建立文件與表格。
- 建立日曆提醒。
- 整理表單回覆。
- 產生草稿。
- 檢查缺件。
- 寄提醒給承辦人。
必須人工確認
- 對外公告。
- 寄給家長。
- 正式公文回覆。
- 經費核銷。
- 成果報告送出。
- 涉及學生個案的內容。
- 涉及法規或權責判斷的內容。
六個設計原則
- 每個行政專案一定有一個 Drive 專案資料夾。所有資料都回到同一個地方。
- 每個重要專案才建立 NotebookLM。避免小公文造成筆記本爆量。
- NotebookLM 負責根據資料回答。不要讓它憑空想像。
- Gemini 負責把資料轉成成果。例如公告、表單、檢核表、成果報告。
- Apps Script 負責固定流程自動化。建資料夾、建表格、建提醒、寄通知。
- 主任保留正式判斷權。對外公告、經費、成果送出，一律人工確認。
重要提醒：這套系統的目標不是自動替主任負責，而是把資料收齊、流程開好、期限提醒、缺件檢查與成果草稿整理好。正式判斷與送出仍由人負責。