NotebookLM＋Gemini 行政工作流
從公文到成果一手搞定
這份講義的授課重點，是帶主任、組長與行政承辦人把一份公文整理成可執行、可追蹤、可結案的行政專案。從收到公文開始，學員要練習把附件、會議紀錄、經費、照片、表單、日曆與成果資料放進同一個專案資料夾，最後產出報告、明細、簡報與下一次可交接使用的辦理紀錄。
目錄
一、核心概念：主任的專案工作台
傳統做法
- 公文、附件、照片、簽到表散落在不同地方。
- 活動做完才開始找照片、找數字、找憑證。
- 會議有開，但會後待辦容易散掉。
- 計畫結束後，經驗留在承辦人的腦袋裡。
- 下一任承辦人接手時，又從頭摸索一次。
專案資料夾做法
- 每一份公文建立一個專案資料夾。
- 從第一天就把文件、照片、表單、經費與紀錄收進來。
- NotebookLM 變成「這個計畫的行政導師」。
- Gemini 協助轉成公告、檢核表、成果報告與簡報。
- 結案後資料回存，成為下一次辦理的經驗庫。
二、工具分工：資料、產出、執行與判斷
NotebookLM
保存專案脈絡，根據公文、會議紀錄、經費資料、照片說明、成果紀錄回答問題，讓資料不只是被存起來，而是變成可以詢問的行政經驗。
Gemini
把整理好的專案資料轉成公告、SOP、表單題目、追蹤表、成果報告、簡報大綱與檢討建議，是成果生成與格式轉換的核心。
Workspace
讓整理成果落地執行：Gmail 負責通知，Docs 負責定稿，Forms 負責收件，Sheets 負責統計，Calendar 負責提醒，Drive 負責歸檔。
主任／承辦人
主任仍是決策者與責任者，負責確認事實、金額、日期、權責、語氣與正式送出。工具協助完成工作流，但不取代行政判斷。
| 零散工具使用 | 行政專案工作流 | 高度自動化流程 |
|---|---|---|
| 問一句、答一句，常停留在摘要或改寫。 | 圍繞一個行政專案，協助理解、規劃、收件、追蹤、檢查、產出與歸檔。 | 自動收信、寄信、排程、建檔與送出，但在學校場域涉及權限、個資與錯誤執行風險。 |
| 適合單次文字產出。 | 適合主任、組長與承辦人建立可交接的工作系統。 | 需要更嚴格的授權、稽核與安全控管。 |
三、主任行政痛點：要改善的是「工作流」，不是只寫文字
資料散落
公文在收文系統、照片在手機、簽到表在紙本、經費在 Excel、會議紀錄在 LINE 或 Word。最後寫成果時，才發現資料都不在同一個地方。
期限易漏
來文有回覆期限、採購有時程、表單有截止日、成果有繳交日期。沒有進入 Calendar 或追蹤表，就容易靠記憶硬撐。
成果難寫
成果報告常需要辦理依據、目標、執行歷程、照片、經費明細、效益、檢討。活動做完才整理，會變成痛苦的回憶考古。
經費難對
公文要求、核定經費、實際支出、收據憑證、採購項目若沒有對應表，最後很難確認是否符合計畫要求。
交接困難
行政常換人，但資料留下來不等於經驗留下來。下一任需要的是「可以問的脈絡」，不是只有一堆舊檔案。
重複製作
公告、家長通知、會議資料、成果摘要、簡報大綱常常從同一份資料重複改寫。同一份資料應該整理成可重複轉用的素材。
四、工具分工：不同任務要放在不同位置
| 工具 | 在主任專案中的角色 | 適合處理的事 | 注意事項 |
|---|---|---|---|
| Google Drive | 專案資料倉庫 | 集中公文、附件、照片、表單、報告、經費與歷程資料 | 資料夾命名與權限要先規劃 |
| Google Docs | 正式文件與共編區 | 計畫書、會議紀錄、公告、成果報告、檢討紀錄 | 用標題階層與版本紀錄，避免越改越亂 |
| Google Forms | 收件與回饋入口 | 報名、需求調查、家長同意、活動回饋、設備報修 | 題目設計要能對應成果報告需要的數字 |
| Google Sheets | 名冊、經費與統計表 | 參與名冊、經費明細、物品清單、回饋統計 | 金額與憑證仍需人工確認 |
| Google Calendar | 期限與提醒系統 | 回文期限、採購期限、會議、活動、成果繳交提醒 | 要建立共用日曆或專案日曆，避免只有承辦人知道 |
| NotebookLM | 專案行政導師 | 根據公文、會議、經費、紀錄問答，檢查缺漏，整理脈絡 | 來源品質決定回答品質；重要資料要完整放入 |
| Gemini | 成果生成與轉換助理 | 公告、SOP、檢核表、成果報告、簡報、信件草稿 | 正式文件須由主任確認事實、金額、日期與權責 |
五、專案資料夾標準結構
命名建議
- 年度＿計畫名稱＿用途
- 115_校外教學_從公文到成果
- 115_運動會_籌備與成果
- 115_數位學習計畫_執行成果
資料夾設計重點
- 00 放依據，04 放經費，05 放佐證，06 放成果，99 放經驗。
- 不要只存檔案，要存「過程紀錄」。
- 最後要能直接匯入 NotebookLM，讓資料可以依照脈絡查詢。
六、七階段主任工作流
收到公文：先拆任務，不急著做事
主任收到公文後，第一步不是立刻轉知或開會，而是把公文拆成「要求、期限、對象、經費、成果、風險」。
要做的事
- 建立專案資料夾。
- 把公文與附件放入 00_原始公文與附件。
- 用 Gemini 摘要公文。
- 建立第一版待辦清單與期限清單。
產出物
- 公文重點摘要
- 期限與繳交資料清單
- 校內需協調單位
- 可能需要開會討論的事項
建立專案期程：把期限放進 Calendar
整理出待辦後，必須落地到 Calendar。沒有提醒，就只是漂亮的表格。
| 事件 | 建議放入 Calendar 的時間 | 提醒設定 |
|---|---|---|
| 校內協調會 | 收到公文後 3–5 日內 | 前一天提醒 |
| 表單截止 | 活動前 2 週或依公文要求 | 截止前 3 天與前 1 天提醒 |
| 採購或經費處理 | 活動前 2–4 週 | 每週追蹤 |
| 活動執行日 | 活動當天 | 前 1 週、前 1 天提醒 |
| 成果報告繳交 | 依公文期限 | 前 14 天、前 7 天、前 3 天提醒 |
用 Docs／Forms 啟動執行
計畫開始執行後，Docs 負責正式文件，Forms 負責收件與統計。表單題目一開始就要對準成果報告需要的資料。
Docs
計畫書、公告、會議紀錄、工作分配、家長通知、成果報告草稿。
Forms
報名、家長同意、活動回饋、需求調查、設備或物品申請。
Sheets
自動承接表單結果，整理人數、名冊、統計、經費與追蹤狀態。
執行過程：照片不是只拍，還要能被理解
照片可以放在 Drive，但成果報告需要的是「照片代表什麼」。所以每次活動後，最好同步建立照片說明表。
| 欄位 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| 照片檔名 | 對應 Drive 中的照片 | IMG_20260518_001.jpg |
| 日期 | 活動日期 | 115/05/18 |
| 活動階段 | 開幕、課程、實作、分享、檢討 | 學生分組實作 |
| 照片說明 | 成果報告可直接引用的說明 | 學生依任務卡完成資料整理 |
| 可用於成果 | 是否適合放入正式成果報告 | 是／否／待確認 |
經費與憑證：建立「公文要求—實際支出」對照表
工具可以協助整理經費脈絡，但不能取代會計與承辦人的核對。最實用的是先找出「需要確認」的地方。
| 經費項目 | 核定金額 | 已支用 | 憑證狀態 | 對應活動 | 需人工確認 |
|---|---|---|---|---|---|
| 講師鐘點費 | ＿＿ | ＿＿ | 已收／未收 | 教師研習 | 鐘點標準是否符合規定 |
| 教材印刷 | ＿＿ | ＿＿ | 已收／未收 | 學生學習資料 | 品名是否能對應計畫用途 |
| 設備或材料 | ＿＿ | ＿＿ | 已收／未收 | 實作活動 | 是否屬核定項目 |
匯入 NotebookLM：讓計畫變成可詢問的行政導師
等資料累積到一定程度後，把重要文件加入同一個 NotebookLM 筆記本。這個筆記本就能回答：公文要求什麼？我們做了什麼？缺什麼？成果怎麼寫？
建議加入 NotebookLM 的來源
- 公文與附件
- 計畫書與核定資料
- 會議紀錄與待辦追蹤表
- 經費表與支出對照
- 活動紀錄與照片說明表
- 表單統計結果
- 檢討與改進紀錄
不建議直接加入的資料
- 未去識別化的學生個資
- 敏感輔導、特教、醫療紀錄
- 未授權或不應外流文件
- 含完整身分證號、住址、電話等資料的名冊
- 仍未確認的金額或不完整憑證
成果產出：報告、簡報、摘要、交接一次完成
最後請 Gemini 根據 NotebookLM 整理出的可靠脈絡，產出多種成果。重點是：所有輸出都要回存 Drive，成為下次可再利用的經驗。
成果報告
辦理依據、目的、歷程、成果、照片、經費、檢討。
成果簡報
8–12 頁簡報大綱，搭配照片建議與講稿提示。
對外摘要
校網公告、FB、LINE、家長版、教育處成果摘要。
交接說明
下次重辦時程、風險、常見問題與避雷提醒。
七、主任常用提問句套件
1. 公文拆解
2. 待辦追蹤表
3. 會議紀錄轉交辦
4. 表單題目設計
5. 經費檢核
6. 成果報告
7. 成果簡報
8. 下次改進
八、表單與紀錄模板
照片說明表
| 照片檔名 | 日期 | 活動階段 | 圖說 | 可用於成果 |
|---|---|---|---|---|
| □ 是 □ 否 |
待辦追蹤表
| 任務 | 負責人 | 期限 | 狀態 | 風險 |
|---|---|---|---|---|
| □ 未開始 □ 進行中 □ 完成 |
經費對照表
| 核定項目 | 核定金額 | 實支 | 憑證 | 需確認 |
|---|---|---|---|---|
| □ 有 □ 無 |
成果資料檢核表
- 公文與附件已存入。
- 計畫書與核定資料已存入。
- 參與人數與名冊已整理。
- 活動照片有圖說。
- 經費明細有憑證狀態。
- 回饋或成效資料已統計。
- 檢討與改進建議已記錄。
九、可套用的主任行政案例
| 案例 | 專案資料夾重點 | NotebookLM 可問的問題 | Gemini 可產出的成果 |
|---|---|---|---|
| 校外教學 | 計畫、家長同意、保險、車輛、照片、檢討 | 過去最容易漏掉什麼？今年有哪些風險？ | 家長通知、行前檢核表、成果報告 |
| 運動會 | 工作分配、場地、器材、經費、競賽規程、照片 | 各組工作是否有重疊或缺口？ | 工作手冊、廣播稿、成果簡報 |
| 教育優先區或補助計畫 | 公文、核定經費、執行紀錄、憑證、成果 | 成果報告還缺哪些佐證？ | 成果報告、經費說明、檢討建議 |
| 教師研習 | 研習計畫、報名表、簽到、講義、回饋、照片 | 參與教師回饋重點是什麼？ | 研習成果、回饋摘要、下次課程建議 |
| 設備採購或校園修繕 | 需求、估價、會議、施工照片、驗收、經費 | 本案有哪些驗收與後續維護注意事項？ | 簽呈草稿、驗收紀錄、維護提醒 |
| 午餐或健康促進計畫 | 會議紀錄、菜單、意見回饋、照片、成果數據 | 學生與家長最常反映什麼？ | 成果摘要、改進方案、會議追蹤表 |
十、可設計成一場 90～120 分鐘研習
| 時間 | 單元 | 活動 | 產出 |
|---|---|---|---|
| 0–10 分 | 觀念建立 | 主任不是缺工具，而是缺一套可追蹤的專案工作流 | 理解主軸 |
| 10–25 分 | 公文拆解 | 用一份模擬公文拆出任務、期限、成果要求 | 公文摘要與待辦表 |
| 25–45 分 | 專案資料夾 | 建立 Drive 標準資料夾與命名規則 | 一個專案資料夾架構 |
| 45–65 分 | Workspace 落地 | 設計 Docs、Forms、Sheets、Calendar 的執行流程 | 表單題目與日曆提醒 |
| 65–90 分 | NotebookLM 行政導師 | 將公文、計畫、紀錄匯入筆記本並提問 | 缺漏清單與成果架構 |
| 90–110 分 | Gemini 成果輸出 | 產生成果報告、照片建議、簡報大綱 | 成果報告初稿 |
| 110–120 分 | 風險與行動 | 個資、權限、人工確認與回校第一步 | 個人行動計畫 |
十一、風險、權限與檢核
不能忽略的界線
- 工具不能取代主任、會計、人事或校長的正式判斷。
- 金額、憑證、採購、法規依據必須人工確認。
- 含學生個資、輔導、特教、醫療等資料要去識別化。
- Drive 與 NotebookLM 的分享權限要符合資料敏感程度。
建議檢核原則
- 每一段成果內容，都要能回到來源資料。
- 標示「不確定」或「需人工確認」的地方，不可直接刪掉。
- 正式送出的成果報告，主任要逐項確認日期、名稱、金額與附件。
- 結案後要把最終版與檢討放回 99_檢討與下次改進。
十二、回校後三天內可做的第一步
第 1 天
挑一個正在辦或即將辦的計畫，建立標準專案資料夾。
第 2 天
把公文、附件、計畫書、會議紀錄放進去，並請 Gemini 拆出任務與期限。
第 3 天
建立一份待辦追蹤表與照片說明表，讓成果報告從執行過程就開始累積。
十三、這個主題最適合放進原課程的位置
在「Gemini＋NotebookLM＋Workspace 教師工作流實戰」中，這個主題可以成為行政線的主案例。建議放在「Workspace 工作閉環」之後，作為完整整合示範。
- 先說明 NotebookLM＋Gemini 是行政導師。
- 再說明 Workspace 是落地執行場域。
- 最後用「主任級專案資料夾」串起所有工具。