行政專案工具

Apps Script 安裝程式產生器

建立行政專案骨架、追蹤期限，並在結案前產生資料盤點與 Gemini 檢查文字

這個頁面用來產生可貼到 Google Apps Script 的行政專案工作流程式碼。填入 Drive 總資料夾與 Calendar ID 後，系統會產生已帶入設定值的程式；行政專案總控表可由 setup 自動建立，也可沿用既有試算表。安裝後可用「公文專案啟動表」建立專案骨架，用「專案階段日期新增表」補上重要期限，並在結案前產生資料盤點表與 Gemini 缺漏檢查文字。

適用：主任、組長、行政承辦人產出：可貼上 Apps Script 的 .gs 程式碼安裝：setup 自動建立表單與總控表流程：啟動表建專案，階段日期表補提醒盤點：掃描資料夾與檔案清單 AI：產生 Gemini 缺漏檢查文字原則：系統整理資料，人負責確認

解決問題

行政專案一開始就有骨架

收到公文後，不再先散放檔案，而是用固定流程建立資料夾、文件、追蹤表與成果檢核表；後續重要日期則分次補入同一專案。

結案前檢查

把資料夾變成可判讀的盤點資料

專案進行一段時間後，可掃描資料夾與檔案，產生資料盤點表與 Gemini 缺漏檢查文字，讓承辦人知道目前有什麼、可能還缺什麼。

使用界線

自動建檔，不自動核准

系統可以整理資料、提醒期限與產生檢查文字；正式公告、經費核銷、成果送出與結案判斷仍由承辦人、主任、會計或校長依校內流程確認。

使用前準備

先建立 Google Drive 總資料夾，並確認執行者有編輯權限。
確認要寫入提醒的 Calendar，可先使用主要日曆 primary。
將產生的程式碼貼到新的 Apps Script 專案。
第一次執行 setupAdminWorkflow，系統會建立啟動表、階段日期新增表、回應試算表、總控表與觸發器。
建立專案並累積資料後，可執行 generateLatestProjectInventoryPackage 產生資料盤點與 Gemini 缺漏檢查文字。

會自動產生什麼

setupAdminWorkflow 第一次執行後：

建立「公文專案啟動表」。
建立「公文專案啟動表_表單回應」。
建立「專案階段日期新增表」。
建立「專案階段日期新增表_表單回應」。
建立或連接「行政專案總控表」。
建立「專案階段日期紀錄」工作表。
建立兩個表單送出觸發器：新建專案與新增階段日期。

公文專案啟動表送出後：

建立標準專案資料夾與 11 個子資料夾。
建立專案紀錄 Docs、待辦追蹤 Sheets、成果檢核 Sheets。
把專案連結寫回行政專案總控表。
依活動、成果、經費期限建立 Calendar 提醒。
寄送內部通知給承辦人。

專案階段日期新增表送出後：

依專案編號查找行政專案總控表。
寫入「專案階段日期紀錄」。
視表單選擇寫入該專案待辦追蹤表。
依提醒設定建立多個 Calendar 全天提醒事件。
寄送階段日期新增通知給負責人。

結案前需要檢查資料時：

可執行 generateLatestProjectInventoryPackage，掃描總控表最後一筆專案。
可執行 generateProjectInventoryByProjectCode，依指定專案編號掃描。
系統會產生資料盤點表，列出資料夾、檔案、類型、連結與更新時間。
系統會產生 Gemini 缺漏檢查文字，供承辦人複製到 Gemini 或 NotebookLM 使用。
產出的盤點資料會放入該專案的「99_系統產生文件」。

一、填入安裝參數

Drive 可貼 ID 或完整網址；系統會嘗試自動擷取 ID。行政專案總控表可留空，setup 會自動建立。Calendar 若不確定，先保留 primary 即可。

工具價值說明

行政專案 Apps Script 安裝程式產生器 是「公文到成果」行政流程的落地工具。它把建檔、追蹤、提醒、成果檢核、資料盤點與 Gemini 缺漏檢查文字整理成一段可貼上 Google Apps Script 的程式碼。學校只要先準備 Drive 總資料夾與 Calendar，就能自動建立公文專案啟動表、專案階段日期新增表、回應試算表與行政專案總控表，讓每一份公文都有資料夾、待辦表、成果檢核表、階段日期紀錄與期限提醒。

這個工具的價值不只在建立資料夾，而是在替行政新手提供專案腳手架：先知道一份公文後面通常會展開哪些工作，再用階段日期表補上重要節點，最後用資料盤點表整理目前已放入的檔案與空資料夾。產出的 Gemini 缺漏檢查文字可協助承辦人詢問 AI：目前哪些資料已具備、哪些可能缺漏、哪些需要主任、會計或承辦人自行確認。

系統不取代行政判斷；它把資料與流程整理到可以被人與 AI 共同檢查的狀態，降低從零開始摸索、臨時找資料與交接斷裂的成本。