從 basic GAS 升級成進階行政／課程工作流

一、課程定位：用 GAS 做半自動化，不做黑箱自動化

你會先確認上半場完成的專案設定與任務追蹤表，因為 GAS 會讀取這些欄位來建立資料夾、提醒與草稿。

接著你會直接把 basic 版升級，讓同一套表格可以管理一個「報名／填報型行政專案」：建立表單、追蹤誰填了、產生未填提醒草稿，並把報名狀況留成可交接的摘要。若你的班級已完成一週三報，則改用課程行政流，把週報延伸成作業、學生、提醒與期末成果追蹤。

二、上半場規格與下半場 GAS 欄位對照表

進階版 GAS 實際讀取的是「專案設定 B2:B10」、「任務追蹤」、「表單管理」與「應填名單」工作表。上半場的工作流盤點表可協助人理解流程，但不會全部被 GAS 自動讀取。

三、上半場完成什麼，下半場再進一步做什麼

四、本場 3 小時完成的具體產出

進階版新增功能對照表

一般行政 advanced 版的核心，是管理一個「報名／填報型行政專案」。重點不只是建資料夾，而是從表單建立、填報追蹤、未填提醒到摘要結案形成一個可重複使用的小系統。

五、180 分鐘課程流程：依學員情境選擇 A 或 B

A 路線：一般行政 advanced 版：報名／填報型行政專案

B 路線：一週三報後的課程行政流

六、你會操作到的 Workspace 模組

你會看到同一份 Sheet 如何被 GAS 讀取，並轉成 Drive、Docs、Calendar、Gmail 草稿、觸發器與結案資料庫。每個模組都可以單獨測試，出錯時比較容易知道要檢查哪一欄。

七、升級前：先確認 Sheet 長這樣

你要先確認 B2:B10，因為進階版 GAS 會讀取這些欄位來建立專案資料夾、任務範本、報名／回覆表單、應填名單、提醒與結案摘要。自動建立的資料夾連結會回寫到 B5，任務資料會依 B6 專案類型建立到「任務追蹤」工作表，表單流程會依 B8:B10 建立與檢查。

八、GAS 實作：從 basic 版升級到 advanced 版

下半場一般行政版使用 admin_workflow_gas_advanced.gs。你會把上半場已經跑通的 basic 原型升級成可依專案類型、根資料夾、文件清單、逾期檢查與結案摘要運作的小系統。

advanced 版與 basic 版差異

advanced 版模組導讀

下半場不建議逐行手打程式，請直接貼上 admin_workflow_gas_advanced.gs。本節只協助你看懂 advanced 版如何從一鍵建案升級成可管理報名／填報流程的小系統。

九、A 路線：一般行政工作流 advanced 版

A 路線使用 admin_workflow_gas_advanced.gs，適合報名、填報、成果收件或一般行政專案。一般行政 advanced 版的核心，是管理一個「報名／填報型行政專案」。

• 行政問題：活動報名、成果收件、公文填報都需要表單，但連結與回應表常散落。
• GAS 介入：依 B8 表單用途建立 Google Form，回寫填寫連結、編輯連結與回應表連結。
• 行政問題：只看回應表不知道誰還沒填。
• GAS 介入：用「應填名單」比對回應資料，標記已填／未填。
• 行政問題：提醒未填者容易誤寄或漏寄。
• GAS 介入：只建立寄給自己的 Gmail 草稿，讓承辦人確認後再決定是否寄出。
• 行政問題：主管需要快速掌握填報進度。
• GAS 介入：產生報名／填報狀況摘要與結案摘要，對外提供前仍需人工確認。

十、延伸路線：一週三報後的課程行政流

一週三報解決的是「每週教學內容如何整理與發布」；課程行政流解決的是「週報之後，哪些作業、學生、任務與成果需要被追蹤」。如果學員已完成一週三報，建議下半場使用 course_admin_workflow_gas.gs，而不是一般行政 advanced 版。

一週三報 vs 課程行政流

course admin flow 操作流程

1. 貼上 course_admin_workflow_gas.gs。
2. 初始化課程行政模板。
3. 填寫課程設定。
4. 建立課程資料夾。
5. 建立週報紀錄表。
6. 建立作業成果追蹤表。
7. 建立學生追蹤名單。
8. 從週報產生待辦任務。
9. 建立課程提醒。
10. 產生補交通知草稿，只到 Gmail 草稿匣人工確認，不自動寄出。
11. 產生課程進度摘要。
12. 產生期末課程成果包。
13. 產生 AI 課程改善提示詞；貼到外部 AI 前，先將學生資料代碼化或去識別化。

十一、AI 結案整理：把執行紀錄轉成組織記憶

行政專案最容易被忽略的是結案。下半場最後一段會把任務紀錄、成果資料夾、會議紀錄與活動照片清單整理成可交接的結案報告草稿。

結案整理提示詞

請你擔任學校行政專案結案助理。
以下是本次專案的資料：

專案摘要：
任務追蹤表：
完成文件清單：
成果資料連結：
活動或執行過程補充：
待補資料：

請協助產生：
1. 專案背景與目的
2. 執行時程摘要
3. 主要工作項目
4. 已完成成果
5. 未完成或待追蹤事項
6. 風險與改善建議
7. 下次承辦可直接沿用的工作流
8. 需要人工確認或不宜由 AI 判斷的事項

請用正式但簡潔的行政文件語氣撰寫，並把不確定內容標示為「待確認」。

十二、回校後可擴充的方向

十三、常見錯誤排除

十四、下半場驗收清單

• 已從 Google Sheets 開啟 Apps Script，並貼上進階版 GAS，建立「行政工作流」自訂選單。
• 已成功執行建案，依 B7 設定產生 Drive 專案資料夾與標準子資料夾。
• 已依 B6 專案類型建立「任務追蹤」工作表。
• 已建立「文件清單」與至少四份 Google Docs 草稿，並回寫文件連結。
• 已依任務期限建立 Calendar 提醒事件。
• 已產生 Gmail 通知草稿與逾期檢查草稿，並知道寄出前必須人工確認。
• 已建立或刪除每日檢查觸發器，並知道如何避免重複觸發器。
• 已產生結案摘要與 AI 結案提示詞文件，並知道送交外部 AI 前要移除個資。
• 能說明哪些流程適合自動化，哪些流程必須保留人工判斷。