從行政工作流盤點到 basic GAS 有感示範

一、課程目標：先把行政經驗變成 GAS 讀得懂的資料

你會先把一件行政或課程任務整理成專案設定與任務追蹤表，因為 basic GAS 會讀取這些欄位來建立資料夾、提醒與草稿。

• 行政工作可以整理成資料欄位。
• GAS 可以讀取 Sheets 欄位。
• GAS 可以建立 Drive 專案資料夾。
• GAS 可以建立 Calendar 提醒。
• GAS 可以產生 Gmail 草稿。
• 自動化仍需要人工確認，正式通知與權限不交給程式自動決定。

多數行政工作卡住的地方，不是缺一個新工具，而是資訊散在公文、Line、Email、表單回覆、雲端硬碟、口頭交辦與個人筆記。若直接請 AI 寫程式，常會做出看似漂亮但無法落地的流程。這場課先把工作拆清楚，讓 Workspace 與 GAS 有穩定的資料來源。

二、本場 3 小時完成的具體產出

三、180 分鐘課程流程

四、行政工作流模型：把「事情」改寫成資料流

每個行政專案都可以用同一個模型整理。上半場不追求一次自動化全部流程，而是先讓資料足夠乾淨，讓下半場 GAS 可以依規格建立半自動化工具。

五、上半場完成什麼，下半場再進一步做什麼

六、上半場實作任務

任務 A：建立行政專案摘要

請選擇一個實際行政案例，例如校外教學、校慶、親職講座、教師研習、競賽報名、成果展、公文追蹤或社團活動。用以下欄位整理成一頁摘要。

任務 B：建立 Drive 標準資料夾

這一段是讓你理解資料夾與欄位規格；實際建立動作稍後會由 basic GAS 執行。

專案資料夾命名：
YYYYMMDD_專案名稱_承辦單位

建議子資料夾：
01_原始資料
02_工作文件
03_名冊表單
04_通知公告
05_會議與協調
06_成果結案
99_封存與舊版

const folder = DriveApp.createFolder('校慶活動籌備');
folder.createFolder('01_原始資料');
folder.createFolder('02_工作文件');
folder.createFolder('03_成果結案');

任務 C：建立任務追蹤 Sheet

這一段是讓你理解資料夾與欄位規格；實際建立動作稍後會由 basic GAS 執行。

const configSheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('專案設定');
const projectName = configSheet.getRange('B2').getValue();
const projectDate = configSheet.getRange('B3').getValue();
const owner = configSheet.getRange('B4').getValue();

const taskSheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('任務追蹤');
const tasks = taskSheet.getDataRange().getValues();

const taskName = '發送家長通知';
const dueDate = new Date('2026/09/15');
const reminderDays = 3;

const reminderDate = new Date(dueDate);
reminderDate.setDate(reminderDate.getDate() - reminderDays);

CalendarApp.getDefaultCalendar()
  .createAllDayEvent(`[行政提醒] ${taskName}`, reminderDate);

七、AI 提示詞：用 AI 補缺漏，不用 AI 取代行政責任

提示詞 1：行政工作流盤點

請你擔任學校行政工作流顧問。
我正在整理一個行政專案，資料如下：

專案名稱：
目的：
對象：
重要日期：
目前已有文件：
預計產出文件：
可能風險：

請協助我整理成：
1. 工作階段
2. 每階段任務
3. 負責角色
4. 需要確認的資料
5. 可能漏掉的風險
6. 建議放入 Google Sheets 任務追蹤表的欄位

請注意：不要替我做正式行政決策，請把需要人工確認的項目獨立列出。

提示詞 2：任務追蹤表缺漏檢查

以下是我的行政任務追蹤表內容。
請檢查是否缺少：
- 明確期限
- 負責人或確認者
- 輸出文件
- 個資或安全風險
- 對外通知
- 主管或處室確認
- 活動後結案資料

請用表格回覆：
缺漏項目｜原因｜建議補上的任務｜是否需要人工確認

提示詞 3：為下半場 GAS 整理自動化規格

請根據我的專案摘要與任務追蹤表，
整理一份可交給 Google Apps Script 實作的規格。

請列出：
1. 要建立的 Drive 資料夾與子資料夾
2. 要建立的 Google Docs 文件
3. 要建立或使用的 Google Sheets 工作表與欄位
4. 要建立的 Calendar 提醒規則
5. 可以先產生 Gmail 草稿但不得自動寄出的通知
6. 每一項自動化需要讀取哪些欄位
7. 哪些項目必須保留人工確認

八、上半場結束前檢查：GAS 是否讀得到資料？

上半場產出的工作流盤點表，是幫助人理解行政流程；GAS 實際讀取的是「專案設定區」與「任務追蹤表」。請避免讓學員誤以為所有盤點資料都會被 GAS 自動讀取。

今天填的欄位不是單純紀錄，而是 admin_workflow_gas_basic.gs 會讀取的資料來源。欄位位置固定，GAS 才能穩定建立資料夾、提醒與草稿。

basic GS 對應欄位

• 專案設定區已完成 B2:B5。
• 任務追蹤表已建立 A:I 欄，且第 I 欄保留給日曆事件 ID。
• 至少有 5 筆任務。
• 至少 3 筆任務有正確日期格式的期限。
• 狀態欄使用固定選項。
• 已用 AI 檢核是否有缺漏任務、風險或待補文件。

九、上半場操作流程

這一段讓學員照步驟操作，先感受到 GAS 可以把 Sheets、Drive、Calendar 與 Gmail 串起來。

1. 建立或開啟課程 Sheet。
2. 打開「擴充功能 > Apps Script」。
3. 貼上 admin_workflow_gas_basic.gs。
4. 儲存 Apps Script。
5. 重新整理 Google Sheet。
6. 執行「行政工作流 > 初始化基礎模板」。
7. 修改 B2 專案名稱、B3 專案日期、B4 承辦單位。
8. 執行「建立專案資料夾」。
9. 執行「建立日曆提醒」。
10. 執行「產生通知草稿」。
11. 檢查 Drive、Calendar、Gmail 草稿是否出現對應成果。

十、上半場驗收清單

• 能清楚說明自己的行政專案要解決什麼問題。
• 已建立工作流盤點表，包含輸入、處理、輸出、確認者與下一步。
• 任務追蹤表至少有 5 筆任務，且每筆都有期限、狀態與輸出文件。
• 已貼上 admin_workflow_gas_basic.gs。
• 已看到「行政工作流」自訂選單。
• 已執行「初始化基礎模板」。
• 已執行「建立專案資料夾」。
• B5 已回寫專案資料夾連結。
• 已執行「建立日曆提醒」。
• 任務追蹤 I 欄已回寫日曆事件 ID。
• 已執行「產生通知草稿」。
• Gmail 草稿匣已出現待確認草稿。
• 已用 AI 檢查任務缺漏，並把需要人工確認的項目標示出來。
• 已整理下半場 GAS 需要的欄位、資料夾與提醒天數規則。