一、課程定位
這份講義給已經做過一週三報的教師使用。重點不是再產生一份週報，而是把每週紀錄轉成可以追蹤、提醒、結案與改善的課程行政流。
建議使用檔案：course_admin_workflow_gas.gs。貼到 Apps Script 後，選單會顯示「課程行政流」。
二、課程行政流架構
一週三報
週報紀錄
週報紀錄
課程任務
與作業追蹤
與作業追蹤
學生追蹤
與提醒草稿
與提醒草稿
期末成果包
AI 改善提示詞
AI 改善提示詞
一週三報
→ 週報紀錄表
→ 課程任務追蹤
→ 作業成果追蹤
→ 學生追蹤名單
→ Calendar 提醒
→ Gmail 草稿
→ 期末課程成果包
→ AI 課程改善提示詞三、工作表說明
| 工作表 | 管理目的 | 主要欄位 | GAS 讀取或回寫 | 教師注意事項 |
|---|---|---|---|---|
| 課程設定 | 保存課程名稱、學期、教師與課程資料夾。 | 課程名稱、學期、授課教師、課程日期、課程資料夾連結 | 讀取資料夾命名與通知內容；回寫資料夾連結。 | 資料夾連結存在時會避免重複建案。 |
| 週報紀錄 | 承接一週三報的每週教學紀錄。 | 週次、日期、教學主題、本週重點、作業、待追蹤事項、公告文字 | 讀取待追蹤事項，回寫任務已產生。 | 待追蹤事項要寫成可執行任務。 |
| 作業成果追蹤 | 追蹤作業是否繳交、是否需補件。 | 週次、作業名稱、學生代碼、繳交狀態、期限、成果連結 | 讀取未繳交與需補件，產生 Gmail 草稿。 | 建議用學生代碼，不放姓名、學號、電話。 |
| 學生追蹤名單 | 保存需要教師後續關心的學生追蹤事項。 | 學生代碼、追蹤類型、追蹤事項、下次追蹤日、狀態、提醒事件ID | 依下次追蹤日建立 Calendar 提醒，回寫事件 ID。 | 避免放入敏感身分與細節描述。 |
| 課程任務追蹤 | 將週報延伸出的待辦集中管理。 | 任務名稱、負責人、期限、狀態、來源或輸出、提醒天數、事件ID | 建立 Calendar 課程提醒，回寫事件 ID。 | 事件 ID 可避免重複建立提醒。 |
| 期末成果資料庫 | 保存期末整理與課程改善依據。 | 產生時間、週報筆數、任務總數、待補作業、學生追蹤事項 | 寫入課程進度摘要。 | 正式送交前仍需教師人工確認。 |
四、選單功能說明
| 功能 | 解決的教學或行政問題 | 操作提醒 |
|---|---|---|
| 初始化課程行政模板 | 快速建立所有課程管理工作表。 | 會重建範例資料，正式資料請先備份。 |
| 建立課程資料夾 | 把週報、作業、追蹤與成果集中保存。 | 不會自動公開權限。 |
| 建立週報紀錄表 | 接住一週三報的每週資料。 | 待追蹤事項會成為後續任務來源。 |
| 建立作業成果追蹤表 | 追蹤作業繳交、補件與成果連結。 | 學生欄位建議使用代碼。 |
| 建立學生追蹤名單 | 保存需要後續關心的學生事項。 | 只寫必要資訊，避免敏感個資。 |
| 從週報產生待辦任務 | 把週報文字變成可追蹤任務。 | 已產生的週次會略過。 |
| 建立課程提醒 | 避免忘記作業、追蹤與課程節點。 | 已有事件 ID 的列會略過。 |
| 產生補交通知草稿 | 整理未繳交與需補件清單。 | 只建立寄給自己的草稿。 |
| 產生課程進度摘要 | 讓教師快速掌握課程進度與待追蹤狀態。 | 寫入期末成果資料庫。 |
| 產生期末課程成果包 | 建立期末成果文件初稿。 | 教師需補上具體成果與反思。 |
| 產生 AI 課程改善提示詞 | 把課程資料整理成可供 AI 協助改善的提示詞。 | 送外部 AI 前先去識別化。 |
五、個資與安全提醒
- 學生追蹤資料建議使用代碼或去識別化。
- 不要把敏感學生資料貼到外部 AI。
- Gmail 只產生草稿，不自動寄出。
- Calendar 只建立教師個人提醒。
- Drive 不自動公開權限。
- AI 提示詞產生後仍需教師自行判斷與修正。
六、回校應用建議
| 適合場景 | 可解決的問題 |
|---|---|
| 大學課程週報 | 將每週內容延伸成待辦、提醒與期末成果。 |
| 實作課程成果追蹤 | 追蹤作品、成果連結與補件狀態。 |
| 專題課程進度追蹤 | 把小組進度轉成任務與提醒。 |
| 實習課程紀錄 | 集中保存週報、追蹤事項與期末整理。 |
| 作業補交提醒 | 快速產生補交通知草稿。 |
| 期末教學成果整理 | 產生成果包與改善提示詞。 |
| 課程改善會議資料準備 | 以摘要與統計支援會議討論。 |
七、常見錯誤排除
| 問題 | 處理方式 |
|---|---|
| 看不到自訂選單 | 確認 Apps Script 已儲存，重新整理 Google Sheet，並確認 `onOpen` 函式存在。 |
| 無法建立資料夾 | 確認 Google 授權已完成；若使用根資料夾 ID，確認 ID 正確且帳號有編輯權限。 |
| 重複建立資料夾 | 檢查課程資料夾連結欄位是否已有連結；若要重新測試，先清空連結欄位。 |
| Calendar 事件重複 | 檢查日曆事件 ID 欄位；若要重新建立，先清空事件 ID 並刪除舊事件。 |
| Gmail 草稿沒有出現 | 檢查 Gmail 授權，到 Gmail 草稿匣查看；本程式建立草稿，不會寄出信件。 |
| 觸發器重複 | 使用刪除觸發器功能，或到 Apps Script 的觸發條件頁面檢查。 |
| AI 提示詞包含個資 | 先將學生姓名改成代碼，移除電話、Email、學號、特殊身分等敏感資料，再貼到外部 AI 工具。 |
八、課堂操作流程
- 貼上 course_admin_workflow_gas.gs。
- 重新整理 Google Sheet，確認出現「課程行政流」選單。
- 執行「初始化課程行政模板」。
- 填寫課程設定。
- 執行「建立課程資料夾」。
- 在「週報紀錄」填入一筆一週三報範例。
- 執行「建立作業成果追蹤表」。
- 執行「建立學生追蹤名單」。
- 執行「從週報產生待辦任務」。
- 執行「建立課程提醒」。
- 執行「產生補交通知草稿」。
- 執行「產生課程進度摘要」。
- 執行「產生期末課程成果包」。
- 執行「產生 AI 課程改善提示詞」。
- 檢查 Drive、Calendar、Gmail 草稿與期末成果文件。