Course 02｜展案
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活動資料先整理，行政流程再展開
以五年級校外教學作為示範案例，練習把活動整理成可追蹤、可提醒、可交接的行政專案，並用 Apps Script 建立資料夾、追蹤表、文件與期限提醒。
活動專案管理WBS里程碑風險檢核活動建案表追蹤文件
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第二堂課程定位
| 角色 | 本堂課定位 | 責任邊界 |
|---|---|---|
| AI | 協助整理初稿、提醒可能缺漏 | 不替學校做正式決策 |
| 專案管理 | 提供拆解、提醒、追蹤與交接的架構 | 只採用行政現場用得到的概念 |
| Apps Script | 建立資料夾、文件、追蹤表與提醒 | 不判斷行政內容是否正式可用 |
| 人 | 確認公告、名冊、經費、交通、安全、個資與校內程序 | 行政責任仍由承辦人與權責單位確認 |
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今天的學習方式
先整理活動資料、期限、責任與成果需求。再用 Apps Script 建立資料夾、文件、追蹤表與提醒。最後由承辦人確認正式內容。
整理活動資料、期限、責任與成果需求
Apps Script 建立資料夾、文件、追蹤表與提醒
承辦人確認公告、名冊、經費、交通、安全與個資
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把活動經驗整理成可執行的專案資料
| 行政現場問題 | 整理後的資料 | 專案管理概念 | Apps Script 落地 |
|---|---|---|---|
| 有哪些事要做？ | 工作包清單 | WBS | 標準子資料夾與任務欄位 |
| 哪些日期不能漏？ | 關鍵日期與提醒節點 | 里程碑管理 | Calendar 事件 |
| 哪些地方容易出錯？ | 風險清單與預防提醒 | 風險登錄表 | 提醒、備註與錯誤紀錄 |
| 每階段要留下什麼？ | 文件與成果清單 | 交付成果管理 | 專案記錄、待辦追蹤表、成果檢核表與 Drive 資料夾 |
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活動建案前先問清楚的六件事
| 建案前要問的事 | 整理重點 | 對應產物 |
|---|---|---|
| 活動要完成什麼？ | 活動目標與成果 | 專案目標、交付成果 |
| 可以拆成哪些工作？ | 階段與工作包 | WBS |
| 哪些日期不能漏？ | 關鍵期限 | 里程碑表 |
| 誰要參與、誰要被通知？ | 角色與溝通對象 | RACI、利害關係人清單 |
| 哪些地方容易出錯？ | 風險與預防方式 | 風險登錄表 |
| 每階段要留下什麼？ | 文件、名冊與成果 | 交付成果清單、資料夾架構 |
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120 分鐘流程：以專案產物為主軸
| 時間 | 單元 | 專案管理產物 | Apps Script 對應 |
|---|---|---|---|
| 0-25 分 | 從活動到專案、拆 WBS | 專案定義、工作包清單 | 建案邏輯、資料夾分類 |
| 25-55 分 | 里程碑與風險 | 提醒節點、風險清單 | Calendar 事件、提醒欄位 |
| 55-85 分 | 責任分工與欄位模型 | RACI、活動建案表欄位 | Installer 建立流程 |
| 85-112 分 | 工作流驗收與文件草稿 | 單一事實來源、交付成果 | Drive、Docs、Sheets、Calendar |
| 112-120 分 | 人的責任邊界 | 治理與行政責任 | 人工確認 |
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產物一：WBS 工作分解結構
WBS 要支援後續資料夾、專案記錄 Docs、待辦追蹤表 Sheet、成果檢核表 Sheet 與 Calendar 提醒。
| 整理欄位 | 後續用途 |
|---|---|
| 專案階段、工作包、具體任務 | 建立活動資料夾與任務分類 |
| 負責角色、前置條件 | 對應承辦、協辦與檢核節點 |
| 交付成果、資料夾名稱 | 建立核心文件與 Drive 子資料夾 |
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產物二：里程碑表
里程碑不是一般待辦事項，而是會影響後續流程的關鍵節點。
| 欄位 | 重點 |
|---|---|
| 里程碑名稱、對應階段 | 讓關鍵節點回到活動生命週期 |
| 日期邏輯 | 活動前 14 天、前 7 天、活動後 3 天等 |
| 未完成影響 | 說明會卡住哪些後續工作 |
| Calendar 標題、說明、提醒對象 | 直接轉成可執行提醒 |
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產物三：風險登錄表
同意書
是否準時回收、誰未交、資料是否完整。
保險名冊
版本是否一致，是否需要人工確認。
交通安排
人數、車次、出發與返回時間是否同步。
成果資料
活動後照片、回饋、核銷是否有人追蹤。
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產物四：責任分工與利害關係人
| 角色 | 需要被整理的資訊 |
|---|---|
| 承辦人、導師 | 需要完成的任務、提醒時間點、通知方式 |
| 學務或教務、總務或出納 | 行政支援、保險、交通、經費與核銷需求 |
| 家長、學生 | 活動資訊、同意書、注意事項與安全提醒 |
| 校長或主任、廠商或交通單位 | 審核、確認、外部協作與聯絡資訊 |
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從專案產物轉成活動建案表
活動建案表欄位要能驅動後面的流程，欄位數量以實際會使用為原則。
| 欄位設計要確認 | 會驅動的自動化結果 |
|---|---|
| 欄位名稱、型態、是否必填 | Forms 與 Sheets 的資料模型 |
| 欄位來自哪一份產物 | WBS、里程碑、風險、RACI 的對應關係 |
| 設計理由 | 避免蒐集無法使用或不該蒐集的資料 |
| 自動化目標 | Drive、專案記錄、待辦追蹤表、成果檢核表、Calendar |
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整理後的專案資料如何變成 Apps Script 工作流
| 專案判斷 | 系統展開 |
|---|---|
| 活動有不同工作包 | 建立標準資料夾 |
| 活動有不同交付成果 | 建立 01_專案記錄 Docs、02_待辦追蹤表 Sheet、03_成果檢核表 Sheet |
| 活動有關鍵日期 | 建立 Calendar 提醒 |
| 活動需要追蹤狀態 | 寫入活動清單與文件清單 |
| 活動需要交接 | 建立結案、成果與 NotebookLM / Gemini 輔助資料 |
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Apps Script Installer 實作順序
收到公文或活動需求
填寫公文專案啟動表／活動建案表
建立專案資料夾
建立標準子資料夾
產生三個核心文件
檢查 Calendar / Gmail
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Installer 會建立哪些工作環境
平台與入口
- 活動型行政專案管理平台
- 公文專案啟動表／活動建案表
- 活動清單與文件清單
- NotebookLM 匯出資料
單一專案資料夾
- 00_原始公文與附件
- 01_計畫書與核定資料
- 02_工作分工與會議紀錄
- 03_表單與回覆資料
- 04_通知與聯繫資料
- 05_經費與採購核銷資料
- 06_活動照片與照片說明
- 07_成果資料與成果報告
- 08_簡報與成果展示
- 09_檢討與下次改進
- 99_系統產生文件
最低成功標準
- 專案主資料夾已建立
- 標準子資料夾已建立
- 01_專案記錄 Docs 已建立
- 02_待辦追蹤表 Sheet 已建立
- 03_成果檢核表 Sheet 已建立
- Calendar / Gmail 失敗時知道如何人工補建
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工作流驗收：是否形成單一事實來源
| 驗收項目 | 確認內容 |
|---|---|
| 核心資料夾 | 專案主資料夾與 00 到 99 標準子資料夾已建立 |
| 核心文件 | 01_專案記錄 Docs、02_待辦追蹤表 Sheet、03_成果檢核表 Sheet 在根目錄 |
| 里程碑 | 有對應到 Calendar 提醒，失敗時需人工補建 |
| 承辦通知 | Gmail 通知已寄出，失敗時需人工通知 |
| 活動資料 | 活動清單與文件清單可回查資料包與核心文件 |
| AI 邊界 | Gemini / NotebookLM 是輔助，正式內容仍由承辦人確認 |
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這堂課用工具協助的四件事
| 輔助方式 | 專案管理意義 | 對應產物 | 人的工作 |
|---|---|---|---|
| 協助拆工作 | 工作分解 | WBS、工作包 | 判斷是否符合學校現場 |
| 協助補資料結構 | 補足欄位與文件位置 | 欄位、文件、資料夾 | 刪除不必要欄位 |
| 協助檢查風險 | 風險辨識 | 風險登錄表、提醒節點 | 判斷風險嚴重性 |
| 協助產生草稿 | 交付成果草稿 | 通知單、成果摘要、結案檢討 | 確認正式內容與責任 |
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交付成果草稿與使用邊界
系統可先準備行政文件草稿提示詞，正式發出前仍要由承辦人逐項確認。
家長通知單
活動目的、日期時間、地點、攜帶物品、安全提醒與窗口。
行前提醒
給導師的集合、服裝、名冊、分車、點名與突發狀況提醒。
成果摘要
活動概述、執行情形、學生參與、行政檢討與後續建議。
人工確認
日期、地點、收費、名冊、交通、安全、個資與校內規範。
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進階活動專案管理中樞：完成基礎後再延伸
基礎課完成一筆活動專案資料包；進階中樞把多筆專案集中管理，從建案、產包、追蹤到 NotebookLM / Gemini 輔助整理。
基礎必做：單一活動專案資料包
進階選做：活動清單集中管理
建立活動建案表
批次產生資料包
追蹤進度與核心文件
NotebookLM / Gemini 輔助成果整理