第二堂課｜專案管理名詞解釋與應用表

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第二堂課挑出能讓活動「可拆解、可提醒、可追蹤、可交接」的名詞。表格中的詞分成三類：正式專案管理名詞、課程轉譯用語、Google 工作流用語；最後都要落到 Drive、Docs、Sheets、Calendar 或承辦人的確認流程。

拆

WBS 與工作包

把校外教學拆成規劃、通知、收件、確認、執行、結案，避免只靠記憶處理。

排

里程碑與節點

把同意書截止、行前通知、活動日、成果截止放進 Calendar 提醒。

查

風險與檢核

針對同意書、保險名冊、交通安排、成果資料設定提前檢查點。

交

成果與組織記憶

把文件、照片、回饋、核銷與結案檢討留下來，銜接第三堂成果整理。

上課先看 8 個核心名詞

如果課堂時間有限，請先掌握這 8 個詞。它們會串起第二堂課從活動資料整理、活動建案，到 Apps Script 建立工作環境的主要流程。

建案課程轉譯用語

把活動登記成可管理的專案物件，是工作流的起點。

展案課程轉譯用語

把建案後的活動展開成任務、責任、日期、文件與資料夾。

WBS 正式專案管理名詞

把校外教學拆成可以分工、追蹤與驗收的工作包。

里程碑 正式專案管理名詞

找出會影響後續流程的關鍵日期，例如同意書截止與成果截止。

風險登錄表 正式專案管理名詞

把容易出錯的事項、影響、預防方式與檢查時間集中管理。

RACI 正式專案管理名詞

釐清誰執行、誰負責、誰要諮詢、誰只需要被告知。

活動建案表 Google 工作流用語

用固定欄位收資料，讓 Apps Script 能建立資料夾、文件與提醒。

公文專案啟動表 Google 工作流用語

收到公文後，先收集文號、來源、期限、附件與承辦資訊。

三個核心文件 Google 工作流用語

專案記錄 Docs、待辦追蹤表 Sheet、成果檢核表 Sheet。

名詞解釋表

名詞	分類	課堂白話解釋	第二堂課應用	對應工具或產物	承辦人要確認
活動型行政專案	課程轉譯用語	一場有多階段、多角色、多文件與多個期限的學校行政活動。	以五年級校外教學作為示範，練習把活動改成可追蹤的專案。	活動建案表、活動資料夾、活動清單	這件事是否真的需要專案化，或只是一般例行工作。
生命週期	正式專案管理名詞	一件活動從開始到結束會經過的主要階段。	校外教學拆成規劃、通知、收件、確認、執行、結案六階段。	資料夾階層、講義流程、活動清單狀態	每個階段是否符合學校實際作業順序。
建案	課程轉譯用語	把一件行政任務登記成可以管理的專案物件。	填寫活動名稱、活動類型、承辦人、日期與是否需要同意書、保險、交通、核銷。	活動建案表、回應表	建案欄位是否足以支援後續資料夾、文件與提醒。
展案	課程轉譯用語	建案後，將活動展開成任務、責任、日期、文件與資料夾。	第二堂課的核心能力：把校外教學展開成多階段工作流。	Drive、Docs、Sheets、Calendar	展開後的工作項目是否過多、過少或不符合現場。
WBS 工作分解結構	正式專案管理名詞	把一個大活動拆成可以分工、追蹤與驗收的小工作。	把校外教學拆成計畫、公文、通知、同意書、名冊、保險、交通、照片、成果、核銷等工作。	WBS、Drive 子資料夾、任務欄位	拆出的工作是否符合本校流程與承辦慣例。
工作包	正式專案管理名詞	WBS 中可以被管理的一組工作，不一定是單一動作。	例如「保險與交通」是一個工作包，裡面可包含名冊確認、車次安排、保險資料送出。	資料夾分類、任務清單	工作包邊界是否清楚，是否能指派給明確角色。
交付成果	正式專案管理名詞	完成某階段後應留下的文件、表格、名冊、照片或報告。	家長通知、同意書統計、確認名冊、分車表、成果摘要、核銷資料。	專案記錄 Docs、成果檢核表、成果資料夾	哪些成果需要正式留存，哪些只是課堂練習草稿。
里程碑	正式專案管理名詞	會影響後續流程的關鍵時間點，不只是普通待辦。	同意書截止日、行前通知日、活動日、成果截止日。	里程碑表、Calendar 事件	日期是否符合公文、校內規定、交通與家長通知需求。
Calendar 節點	Google 工作流用語	把里程碑轉成日曆事件與提醒，讓承辦人不靠記憶追期限。	Installer 建立活動日、報名截止、行前通知、成果截止提醒。	Google Calendar	提醒對象、提醒時間與事件文字是否正確。
前置條件	正式專案管理名詞	某項任務開始前必須先完成的條件。	保險名冊送出前，必須先確認學生名冊與家長同意書回收狀態。	WBS 欄位、任務追蹤表	是否有被漏掉的簽核、名冊或資料確認。
風險	正式專案管理名詞	可能讓活動延誤、出錯或產生責任問題的事項。	同意書未回收、保險名冊版本不一致、車次人數錯誤、成果資料沒人追。	風險清單、提醒節點	風險嚴重性與實際處置方式不能只靠 AI 判斷。
風險登錄表	正式專案管理名詞	把風險項目、原因、影響、預防方式與檢查時間集中列出。	建立同意書、保險、交通、成果、核銷等風險的檢核表。	Sheets 檢核欄位、Calendar 提醒	預防方式是否真的可執行，誰負責追蹤。
檢核欄位	課程轉譯用語	用表格欄位把需要確認的事項固定下來。	是否需要同意書、是否需要保險、是否需要交通安排、是否需要核銷。	活動建案表、活動清單	欄位是否涉及個資，是否有蒐集必要。
利害關係人	正式專案管理名詞	會被活動影響、需要提供資料、需要被通知或需要做決策的人。	承辦人、導師、行政人員、總務或出納、家長、學生、主任、校長、交通單位。	通知文件、承辦資訊、角色清單	誰需要知道什麼、何時通知、用什麼管道通知。
RACI	正式專案管理名詞	用 Responsible、Accountable、Consulted、Informed 釐清誰執行、誰負責、誰諮詢、誰被告知。	用來整理承辦人、導師、主任、總務、家長與廠商的責任邊界。	責任分工表、通知清單	正式責任歸屬須依校內規定確認。
承辦人	課程轉譯用語	行政專案中負責整合資訊、追蹤進度與確認正式內容的人。	在活動建案表填入承辦人與 Email，作為通知與追蹤依據。	活動建案表、活動清單、通知文件	公告、日期、責任、個資與費用仍要由承辦人確認。
活動建案表	Google 工作流用語	用固定欄位收集活動啟動時需要的基本資料，也可兼容公文啟動情境。	送出五年級校外教學示範資料後，自動建立資料夾、核心文件與提醒。	Google Forms 或 Apps Script 產生的填寫網址	欄位是否簡潔、必要、足以驅動後續工作流。
公文專案啟動表	Google 工作流用語	收到公文後啟動行政專案的入口表單。	填入專案類型、活動／專案名稱、公文文號、公文來源、公文連結、附件連結、截止日期、承辦處室、承辦人與 Email。	Google Forms、表單回應、活動資料	公文要求、期限、附件、回覆或送出資料是否正確。
專案記錄 Docs	Google 工作流用語	每筆行政專案的主紀錄文件，放在專案主資料夾根目錄。	記錄基本資料、公文重點、重要期程、執行紀錄、決策紀錄、成果整理與結案摘要。	01_專案記錄 Docs - 活動／專案名稱	正式公告、核銷、公文回覆、成果送出與校內程序仍須人工確認。
待辦追蹤表 Sheet	Google 工作流用語	每筆行政專案的任務、WBS、里程碑、責任分工與會議追蹤表。	追蹤確認公文要求、上傳附件、通知、表單回收、保險名冊、成果報告與結案建議。	02_待辦追蹤表 Sheet - 活動／專案名稱	任務狀態、負責人、截止日期與提醒是否符合實際流程。
成果檢核表 Sheet	Google 工作流用語	檢查成果資料是否足以銜接成果報告、核銷、第三堂課整理、NotebookLM 與 Gemini。	整理成果檢核總表、成果素材清單、NotebookLM 知識庫資料、Gemini 草稿任務與結案檢討。	03_成果檢核表 Sheet - 活動／專案名稱	哪些資料可公開、是否含個資、是否可提供 NotebookLM 或 Gemini。
總控表	Google 工作流用語	集中追蹤活動狀態、關鍵日期、承辦人與連結的主表。	活動送出後，寫入活動名稱、日期、資料夾連結、文件連結與 Calendar 狀態。	Google Sheets	總控表是否能讓接手的人找到資料並看懂狀態。
進階活動專案管理中樞	Google 工作流用語	已綁定 Apps Script 的 Google Sheet 平台，用來集中管理多個公文或活動建案、產包、追蹤與匯出。	校外教學、親職講座、畢業典禮、研習活動都進入同一個活動清單管理。	平台首頁、活動清單、表單回應、文件清單	中樞提供追蹤，不代表正式核定。
活動清單	Google 工作流用語	多活動管理主表，每一列是一個活動專案。	從表單回應或活動資料產生資料包後，把活動狀態與連結回寫到清單。	活動ID、活動狀態、專案資料夾、文件連結	狀態是否反映實際進度，是否需要主管核定。
活動ID	Google 工作流用語	每一個活動專案的唯一識別碼。	用來串接活動清單、文件清單、WBS、通知管理、風險檢查與 NotebookLM 匯出資料。	ACT-yyyyMMdd-HHmmss-流水號	同一活動的文件與追蹤列是否使用同一個活動ID。
平台資料夾	Google 工作流用語	進階中樞建立的 Drive 根資料夾。	存放平台說明、活動專案管理中樞、活動專案資料包、NotebookLM 匯出與成果整理。	00_平台說明、01_AI中樞、02_活動專案資料包、03_NotebookLM匯出、04_成果整理	權限、命名與共用範圍是否符合學校規定。
NotebookLM 匯出資料包	Google 工作流用語	將公文、附件、計畫書、會議紀錄、照片說明、成果資料與成果報告整理成可匯入 NotebookLM 的資料包。	把行政專案資料整理成乾淨摘要，供 NotebookLM 查詢、比對缺漏與整理交接重點。	NotebookLM 匯出資料、NotebookLM 資料包文件、成果檢核表	匯出前須檢查個資與正式資料範圍。
Gemini 草稿任務	Google 工作流用語	讓 Gemini 協助產出初稿，但不做正式決策。	公文重點摘要、校內公告、待辦清單、表單題目、會議追蹤表、成果報告初稿、成果簡報大綱、下次辦理建議。	成果檢核表的 Gemini 草稿任務分頁	草稿是否可正式使用，仍須承辦人與權責單位確認。
資料模型	Google 工作流用語	決定一場活動需要哪些欄位，以及欄位如何驅動後續文件、資料夾與提醒。	把 WBS、里程碑、風險、責任分工轉成活動建案表欄位。	表單欄位、Sheets 欄位、Apps Script 物件	避免做出太多沒有使用場景的欄位。
單一事實來源	Google 工作流用語	讓大家回到同一份總表或資料夾查最新狀態，減少版本混亂。	Drive、Docs、Sheets、Calendar 都指向同一個活動專案。	活動總控表、資料夾索引	文件版本、名冊版本與連結是否一致。
文件範本	Google 工作流用語	可重複使用的文件底稿，讓每次活動不用從空白開始。	建立計畫、家長通知、同意書、名冊、成果報告、結案檢討草稿。	Google Docs 範本	正式發出前要確認日期、地點、費用、安全與責任文字。
資料夾架構	Google 工作流用語	把活動文件放在固定位置，讓查找、共作與交接更容易。	每個活動建立 01_活動計畫與公文到 08_結案檢討與交接。	Google Drive	命名是否清楚、權限是否符合校內規定。
工作流	Google 工作流用語	資料從填寫、建立、通知、追蹤到結案的連續流程。	活動建案表送出後，寫入回應表、建立資料夾、建立三個核心文件、建立 Calendar、回寫活動清單或總控表。	Apps Script	自動化結果是否真的符合行政流程，而不是只產生檔案。
驗收	正式專案管理名詞	檢查工作流是否完成最低成功標準。	確認活動建案表可送出、資料夾有建立、專案記錄 Docs、待辦追蹤表 Sheet、成果檢核表 Sheet 存在，活動清單或總控表有連結，Calendar 有提醒或知道要人工補建。	工作流驗收表	若 Calendar 權限失敗，是否仍達成最低課堂目標。
結案	正式專案管理名詞	活動結束後整理成果、問題、核銷與後續建議。	將照片、回饋、成果摘要、經費核銷與結案檢討放入固定資料夾。	05_活動成果與結案、08_結案檢討與交接	哪些資料要保留，哪些經驗要納入下次制度。
組織記憶	課程轉譯用語	讓下次承辦人能理解前一次怎麼辦、遇到什麼問題、留下什麼建議。	第二堂留下活動資料，第三堂整理成果報告與交接資料。	成果報告、結案交接表、資料夾索引	記錄是否具體到下一位承辦人看得懂、用得上。
AI 草稿	課程轉譯用語	工具協助產生的初稿、清單或建議，不等於正式文件。	協助準備家長通知、行前提醒、成果摘要、結案檢討。	Gemini 草稿提示詞、成果檢核表	正式公告、收費、個資、安全、交通與法規內容必須人工確認。

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名詞之間怎麼串成工作流

第二堂課的名詞依照「先判斷、再拆解、再落地、最後驗收」串成一條行政工作流。課程轉譯用語先把學校現場說法變成可操作的入口；正式專案管理名詞負責把活動拆清楚、排出關鍵節點、分清責任與風險；Google 工作流用語則把前面的判斷放進表單、活動清單、文件清單、資料夾、核心文件與日曆提醒。

建案先決定這場活動要不要被當成專案管理，並用活動建案表收集基本資料。
展案把活動轉成 WBS、工作包、里程碑、風險登錄表與 RACI。
Google 工作流依照這些產物建立 Drive 資料夾、三個核心文件、活動清單、文件清單與 Calendar 節點。
驗收與結案確認單一事實來源是否成立，並把成果資料整理成可交接的組織記憶。

課程轉譯用語：建案、展案
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正式專案管理名詞：WBS、里程碑、風險登錄表、RACI、交付成果
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Google 工作流用語：活動建案表、活動清單、文件清單、資料夾、核心文件、Calendar 節點
↓
承辦人確認：驗收、結案、組織記憶

如何把名詞用到第二堂課實作

1. 先整理專案管理產物

用講義中的問題與提示詞，依序整理 WBS、里程碑表、風險登錄表、利害關係人與責任分工表。這一步的重點是整理，先不急著自動化。

2. 再轉成活動建案表欄位

把「要收什麼資料」與「資料會驅動什麼結果」寫清楚，例如活動日期驅動 Calendar，是否需要保險驅動名冊與風險檢核。

3. 用 Apps Script 建立工作環境

Installer 依欄位建立 Drive 資料夾、專案記錄 Docs、待辦追蹤表 Sheet、成果檢核表 Sheet、活動清單、文件清單與 Calendar 節點，讓活動資料有固定位置。

4. 最後由承辦人驗收與確認

確認資料夾、三個核心文件、活動清單或總控表與提醒是否成形；正式日期、名冊、費用、交通、安全與個資內容仍回到校內承辦流程。

WBS 拆工作

里程碑排日期

風險表設檢核

建案表收資料

工作流落地

承辦人快速檢核

工具可以協助拆工作、補資料結構、檢查風險與準備草稿；正式內容與行政責任不能交給 AI 或 Apps Script 自行決定。

WBS 是否包含通知、同意書、名冊、保險、交通、成果、核銷與交接。
里程碑是否包含同意書截止、行前通知、活動日與成果截止。
風險登錄表是否針對同意書、保險、交通與成果資料設定提前檢查。
利害關係人是否包含承辦人、導師、行政人員、家長、學生與交通單位。
活動建案表欄位是否足以驅動 Drive、Docs、Sheets 與 Calendar。
活動清單或總控表是否讓接手的人能找到資料夾、文件、日期與目前狀態。
文件範本是否只作為草稿，正式發出前有人工確認。
結案資料是否能銜接第三堂的成果報告與組織記憶。