校慶運動會專案管理展示版

一、這份手冊的學習目標

這套「校慶運動會專案管理展示版」的目的，是讓學員理解大型活動如何從零散行政工作，整理成可以追蹤、回報、提醒與結案的工作流。

學完後，學員應該能做到：

• 看懂 WBS 任務主表如何拆解大型活動。
• 理解 RACI 權責矩陣如何協助跨處室分工。
• 知道任務回報表單如何回寫任務狀態。
• 理解卡關回報如何轉成問題追蹤。
• 使用儀表板燈號判斷目前專案狀態。
• 知道通知文件、AI 知識庫與結案報告如何接在後段流程。

本手冊的學習重點不是「把每個按鈕都按完」，而是理解一條完整行政流程：

任務拆解 → 權責分工 → 表單回報 → 狀態更新 → 問題追蹤 → 儀表板燈號 → 通知與結案

二、大型活動為什麼需要專案管理

校慶運動會、畢業典禮、校外教學、閱讀月、營隊或大型研習，都不是單一任務，而是由許多前後相依、跨處室合作、時間壓力明確的工作組成。

大型活動常見困難包括：

• 任務很多，但沒有統一清單。
• 各處室都在忙，但不一定知道彼此進度。
• 會議有決議，但後續追蹤不完整。
• 有人卡關，但問題停留在 Line 訊息或口頭提醒。
• 活動辦完後，成果、照片、通知與檢討資料分散各處。

因此，專案管理的目的不是讓行政工作變得更繁瑣，而是把原本散落在訊息、會議、表單與個人記憶中的工作，整理成可追蹤、可協調、可回報、可結案的流程。

大型活動管理的核心：把事情拆清楚、把責任說清楚、把狀態看清楚、把問題追下去。

三、大型活動專案管理的核心學理

1. WBS：把大型活動拆成可管理任務

WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結構）是把大型活動拆成較小、可分派、可追蹤任務的方法。對學校行政來說，WBS 的重點不是製作漂亮表格，而是讓每一件事都有任務名稱、負責人、期限、交付物與完成判準。

2. RACI：釐清跨處室權責

RACI 是跨處室分工常用的權責模型。R 是實際執行者，A 是最終負責者，C 是需要諮詢者，I 是需要知會者。大型活動最怕「大家都以為別人會處理」，RACI 可以降低責任模糊。

3. 里程碑：掌握專案是否仍在正軌

里程碑不是細節任務，而是大型活動中的重要節點，例如籌備會完成、流程定稿、秩序冊送印、預演完成、活動日、結案檢討。當任務很多時，里程碑能協助團隊判斷目前進度是否合理。

4. 風險管理：提前看見可能出事的地方

風險是尚未發生、但可能影響活動的事件。例如天候不佳、電力不足、動線衝突、工作人員不足、通知版本不一致。風險管理的目的不是消除所有問題，而是提前安排預防措施與備援方案。

5. Issue Log：把已經發生的問題追到結束

風險是可能發生的事，問題是已經發生的事。當承辦人回報卡關，平台應該把它轉成問題追蹤紀錄，包含問題描述、負責人、處理狀態與解決方式，避免問題只停留在聊天訊息中。

6. 儀表板：讓管理者先看異常，再看細節

大型活動任務很多，使用者不可能每天逐筆檢查所有任務。儀表板的價值，是把任務延宕、風險、問題與待決議事項整理成可快速判斷的燈號，讓使用者先看到異常，再回到明細處理。

四、跨處室平台溝通與任務協調原則

1. 平台負責留下紀錄，群組負責即時提醒

Line 或即時通訊適合快速提醒，但不適合當作正式追蹤系統。重要任務、期限、卡關原因與決議，應回到平台留下紀錄，避免訊息被洗掉後無法追蹤。

2. 任務協調要從「誰幫忙」改成「哪一件任務卡住」

跨處室協作常見問題，是討論停留在「請誰協助」。平台化後，應改成先確認任務 ID、卡關原因、需要協助的處室與期待完成時間，讓協作更具體。

3. 會議決議要能回到任務

籌備會議中的決議，如果沒有連回 WBS 任務，後續很容易遺漏。建議每一項重要決議都能對應到任務、負責人與期限。

4. 任務狀態要有共同語言

建議使用一致的任務狀態，例如未開始、進行中、待確認、卡關、延宕、已完成。狀態定義一致，儀表板與進度討論才有共同基準。

5. 燈號不是責備工具，而是協調工具

儀表板紅黃綠燈不是為了責備承辦人，而是協助團隊知道哪裡需要支援。紅燈代表需要優先處理，黃燈代表需要留意，綠燈代表目前未達警示門檻。

6. 結案不是最後補報告，而是保存組織記憶

大型活動結束後，最有價值的不只是成果照片，而是活動過程中的任務、問題、決議、風險與改善建議。這些資料能成為下一次活動的組織記憶。

五、建議學習順序

對學員來說，最容易理解的順序是先建立觀念，再跑完一條最小可行流程，最後補上資料管理與文件輸出。

本手冊會把「建立專案資料夾」放在回報主線之後。原因是學員先理解任務與回報，再看資料夾，比較容易理解資料夾存在的目的。

六、操作前準備

準備一份空白 Google Sheet

建議檔名：

校慶運動會專案管理展示版

開啟 Apps Script

Google Sheet → 擴充功能 → Apps Script

開啟 第四堂 Apps Script 一鍵複製頁，將 第四堂課_運動會平台展示.gs 全部貼入 Code.gs，儲存後回到 Google Sheet 並重新整理頁面。

完成後會看到什麼？

重新整理後，Google Sheet 上方應出現：

運動會專案中控台

學習重點

這一步只是把操作環境準備好。接下來的重點不是程式碼，而是學會如何用中控台管理大型活動的任務、回報與協作流程。

七、第一步：初始化運動會專案

操作

運動會專案中控台 → 專案初始化 → 初始化運動會專案

完成後會看到什麼？

系統會建立展示版需要的核心工作表，例如專案資訊、WBS任務主表、RACI權責矩陣、里程碑、風險登錄、問題追蹤、任務回報、成果資料、AI知識庫索引、通知佇列、文件預覽、儀表板與稽核紀錄。

學習重點

這一步是在建立共同工作空間。大型活動如果只靠 Line、Email、公文附件與個人資料夾，很容易出現版本混亂、責任不清與追蹤困難。

概念對應

這一步對應到專案管理中的「專案啟動」與「共同工作空間建立」。沒有共同平台，後續任務、回報與資料整理都會分散。

八、第二步：匯入校慶 WBS 任務模板

操作

運動會專案中控台 → 專案初始化 → 匯入校慶 WBS 任務模板

完成後會看到什麼？

系統會在 WBS任務主表中匯入校慶運動會任務，例如成立校慶籌備小組、確認活動日期、召開籌備會議、完成場地配置圖、確認音響電力、完成家長通知單、整理成果照片與召開檢討會。

學習重點

WBS 的價值不是把事情變複雜，而是把大家原本分散在腦中、訊息中與會議中的工作，整理成可以被追蹤的任務。

概念對應

這一步對應到 WBS 工作分解結構。大型活動先被拆成可分派、可追蹤、可驗收的任務。

九、第三步：先看懂 WBS 任務主表

操作

請開啟工作表：WBS任務主表

完成後會看到什麼？

請先觀察 Task_ID、WBS_Code、Phase、Office、Owner、Task_Name、Deliverable、Done_Criteria、Due_Date、Status 與 Risk_Level。這些欄位會回答任務由誰負責、何時完成、交付什麼與如何判斷完成。

學習重點

請挑一筆任務，試著回答：這件事由誰負責？何時要完成？完成時應該交出什麼？如果延誤，會影響哪些後續工作？

概念對應

這一步對應到任務範疇、責任歸屬、交付物與完成判準的釐清。任務若沒有明確完成判準，後續就很難判斷是否真的完成。

十、第四步：建立任務回報表單

操作

運動會專案中控台 → 任務回報 → 建立任務回報表單

完成後會看到什麼？

系統會建立一份 Google 表單，讓承辦人回報任務進度。表單欄位包含任務選擇、回報處室、回報人、任務狀態、完成比例、回報說明、卡關原因與是否需要協助。

學習重點

表單是讓承辦人用一致格式回報任務進度，後續系統才有辦法自動整理狀態、回報摘要與問題追蹤。

概念對應

這一步對應到專案溝通管理。表單提供一致的回報格式，避免任務進度散落在不同訊息管道。

十一、第五步：更新表單中的任務清單

操作

運動會專案中控台 → 任務回報 → 更新表單中的任務清單

如果選單仍為舊版，請使用：

運動會專案中控台 → 任務回報 → 更新任務回報表單選項

完成後會看到什麼？

這一步會把 WBS任務主表中目前可回報的任務同步到 Google 表單下拉選單。例如：

SPORTS-020｜確認音響與電力配置｜總務處｜2026-10-10

學習重點

表單會依照目前任務狀態更新，讓承辦人只看到適合回報的任務，降低選錯任務的機率。

概念對應

這一步對應到溝通資料同步。任務主表是資料來源，表單選項應該跟著專案狀態更新。

十二、第六步：產生任務預填回報連結

操作

運動會專案中控台 → 任務回報 → 產生任務預填回報連結

完成後會看到什麼？

系統會替每一個可回報任務產生一組專屬表單連結，並寫回 WBS任務主表的「預填回報連結」欄位。

學習重點

預填連結讓承辦人點開後直接進入指定任務的回報表單，減少選錯任務，也讓通知與任務回報可以串起來。

概念對應

這一步對應到降低溝通摩擦。系統把任務與回報入口先連好，承辦人就能把注意力放在回報內容本身。

十三、第七步：模擬卡關回報

操作

運動會專案中控台 → 任務回報 → 新增示範卡關回報

完成後會看到什麼？

完成後請查看：

任務回報

你會看到一筆卡關回報，例如音響設備已確認，但司令台旁電源不足，需要其他處室協助。

學習重點

這一步只是新增回報資料，任務狀態還不一定會立即改變。下一步「處理任務回報」才會正式同步到 WBS 與問題追蹤。

概念對應

這一步對應到問題浮現。平台讓卡關原因被結構化保存，而不是只留在即時訊息或口頭提醒中。

十四、第八步：處理任務回報

操作

運動會專案中控台 → 任務回報 → 處理任務回報

完成後會看到什麼？

系統會讀取任務回報、找到對應 WBS 任務、更新任務狀態與最近回報摘要；若任務卡關，會新增或更新問題追蹤紀錄，並更新儀表板統計與燈號。

學習重點

承辦人表單回報卡關 → 系統更新 WBS → 產生問題追蹤 → 儀表板燈號改變

概念對應

這一步對應到專案監控與問題管理。回報資料不只是紀錄，而是會改變任務狀態、形成問題追蹤，並影響儀表板燈號。

十五、第九步：查看 WBS、問題追蹤與儀表板燈號

操作

請依序查看：

1. WBS任務主表
2. 問題追蹤
3. 儀表板

完成後會看到什麼？

WBS任務主表會更新任務狀態與回報摘要；問題追蹤會出現卡關問題；儀表板會整理任務、風險、協作與問題數量。

學習重點

儀表板燈號是協調工具，不是責備工具。使用者可以先看燈號，再決定要追任務、看風險，還是處理協作問題。

概念對應

這一步對應到專案監控。儀表板協助使用者先看到異常，再回到任務、風險或問題明細處理。

十六、第十步：模擬完成回報與任務解鎖

操作

運動會專案中控台 → 任務回報 → 新增示範已完成回報

運動會專案中控台 → 任務回報 → 處理任務回報

運動會專案中控台 → 進度與風險 → 檢查任務依賴並解鎖

完成後會看到什麼？

當前置任務完成後，系統會檢查後續被鎖定的任務是否可以開始，並將符合條件的任務解鎖。

學習重點

專案管理不只是列清單，而是管理任務之間的前後關係。活動流程沒有定稿，秩序冊不能做；場地配置沒完成，帳棚桌椅就難以安排。

概念對應

這一步對應到任務相依關係管理。前置任務完成後，後續任務才有條件啟動，專案進度也才有合理順序。

十七、第十一步：建立運動會專案資料夾

操作

運動會專案中控台 → 專案初始化 → 建立運動會專案資料夾

完成後會看到什麼？

系統會在 Google Drive 建立一組專案資料夾，並把連結寫回「專案資料夾索引」。

01_專案建案資料
02_會議紀錄與決議
03_WBS任務附件
04_通知文件
05_場地與動線資料
06_活動照片
07_成果報告
08_AI知識庫素材
09_其他

學習重點

資料夾是支援專案資料生命週期，不是單純建立很多資料夾。學員先理解任務、回報與燈號後，再看資料夾，會更清楚資料夾是為了整理專案過程中的證據、附件與成果。

概念對應

這一步對應到專案文件管理。活動文件、照片、會議紀錄與成果資料需要有一致存放位置，後續才能支援知識庫與結案報告。

十八、第十二步：進度檢查與風險更新

操作

運動會專案中控台 → 進度與風險 → 執行每日進度檢查

運動會專案中控台 → 進度與風險 → 更新風險等級

運動會專案中控台 → 進度與風險 → 更新儀表板

完成後會看到什麼？

系統會檢查即將到期、已經延宕、尚未回報與關鍵任務延宕的狀態，並依照發生機率與影響程度更新風險等級。

學習重點

這一步把「等到出事才處理」改成「定期看見即將出事的地方」。風險管理不是憑感覺，而是用一致標準討論可能性與影響程度。

概念對應

這一步對應到進度監控與風險管理。平台協助團隊定期辨識延宕、未回報與高風險項目。

十九、第十三步：產生通知與文件預覽

操作

運動會專案中控台 → 通知與文件 → 產生任務通知 Email 預覽

運動會專案中控台 → 通知與文件 → 產生到期與延宕提醒 Email 預覽

運動會專案中控台 → 通知與文件 → 產生家長通知單預覽

完成後會看到什麼？

完成後請查看 Email預覽 與 文件預覽。任務通知、提醒內容與家長通知單會依任務資料與專案資訊產生。

學習重點

通知不應該每次重新手打，而應該從任務資料與專案資訊自動生成。這樣可以減少漏寫期限、忘記附回報連結與格式不一致的問題。

概念對應

這一步對應到專案溝通管理與文件產出。資料越結構化，通知與文件越能穩定產生。

二十、第十四步：更新 AI 知識庫索引

操作

運動會專案中控台 → 成果與知識庫 → 更新 AI 知識庫索引

完成後會看到什麼？

完成後請查看：

AI知識庫索引

索引會整理可放入 AI 工具或 NotebookLM 的資料，例如專案資料、會議紀錄、通知文件、成果照片、成果報告、問題與檢討紀錄。

學習重點

AI 要能協助行政整理，不是靠憑空生成，而是需要讀取已整理好的資料。前段任務、回報、問題與成果越清楚，後段 AI 整理就越有依據。

概念對應

這一步對應到組織知識管理。AI 能協助整理資料的前提，是活動過程中的任務、文件、成果與問題已經被結構化保存。

二十一、第十五步：產生活動結案報告草稿

操作

運動會專案中控台 → 通知與文件 → 產生活動結案報告草稿

完成後會看到什麼？

完成後請查看：

文件預覽

系統會整理活動基本資料、任務執行情形、風險與問題、成果資料、待改善事項與下年度建議。

學習重點

如果活動過程中的資料都有被結構化保存，結案報告就不需要從零開始回想。結案不是活動結束後才開始，而是從任務與回報資料累積時就開始。

概念對應

這一步對應到專案收尾與組織記憶保存。結案不是最後補一份報告，而是把本次活動的經驗轉成下次可用的知識。

二十二、建議實作練習順序

學員練習時，建議不要一次操作所有功能。可以分成三輪。

第一輪：跑通主線

1. 初始化運動會專案
2. 匯入校慶 WBS 任務模板
3. 查看 WBS任務主表
4. 建立任務回報表單
5. 更新表單中的任務清單
6. 產生任務預填回報連結
7. 新增示範卡關回報
8. 處理任務回報
9. 查看問題追蹤與儀表板燈號

第二輪：理解專案管理

1. 查看 RACI權責矩陣
2. 查看里程碑
3. 查看風險登錄
4. 執行每日進度檢查
5. 更新風險等級
6. 檢查任務依賴並解鎖

第三輪：整理輸出資料

1. 建立運動會專案資料夾
2. 產生任務通知 Email 預覽
3. 產生家長通知單預覽
4. 更新 AI 知識庫索引
5. 產生活動結案報告草稿

二十三、學完後可以帶回學校的做法

回到學校後，不一定要一次建立完整平台。可以依照學校需求，分成三個導入層級。

第一層：最小可行版

1. 建立一張 WBS 任務表，讓大型活動有清楚任務清單。
2. 建立一張任務回報表單，讓承辦人可以用一致格式回報進度。
3. 建立一個簡單儀表板，用紅黃綠燈追蹤延宕、風險與卡關問題。

第二層：跨處室協作版

1. 加入 RACI 權責矩陣，釐清誰執行、誰核定、誰諮詢、誰知會。
2. 加入問題追蹤表，讓卡關事項有負責人與處理狀態。
3. 加入決議紀錄，讓會議決議可以回到任務與期限。

第三層：組織記憶版

1. 建立活動資料夾索引，集中管理文件、照片與成果。
2. 建立 AI 知識庫索引，讓後續 NotebookLM 或 Gemini 能協助整理。
3. 固定產生結案報告，讓本次活動經驗能成為下一次活動的參考。

只要先完成第一層，行政工作就已經從「訊息散落」往「流程管理」前進一大步。

建案 → 任務拆解 → 權責分工 → 表單回報 → 狀態更新 → 風險追蹤 → 通知文件 → 成果整理 → 結案報告

二十四、結語

這套校慶運動會專案展示版的重點，不是把所有行政工作都自動化，而是示範一個核心轉變：

從「人追訊息」變成「流程帶著人走」

當任務有主責、有期限、有回報、有風險、有燈號、有結案資料，學校行政就不只是把活動辦完，而是留下了一套可以複製、修正、傳承的組織工作流。

學員回到學校後，可以不必一次完成整套平台。只要先建立任務表、回報表單與儀表板，就已經能改善大型活動中最常見的追蹤困難、責任不清與資料散落問題。