Course 04｜制度化
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把校慶運動會做成可共作的行政專案
你會把建案、活動流程、成果整理與 AI 檢核整合成校慶運動會共作模板。
校慶運動會WBSRACI風險通知日曆模板包
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第四堂課整合前三堂
| 堂次 | 已學能力 | 第四堂怎麼用 |
|---|---|---|
| 第一堂 | 行政任務建案 | 把校慶運動會建立成正式專案。 |
| 第二堂 | 活動流程展開 | 拆成典禮、競賽、場地、宣傳、成果等模組。 |
| 第三堂 | 成果結案與組織記憶 | 預先設計成果回收、檢討與模板修正。 |
| 第四堂 | 大型專案整合 | 完成可回校套用的共作系統。 |
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今天操作地圖
建立共作環境
設定雲端硬碟權限
用 AI 拆 WBS 初稿
各組填任務與風險
確認聯絡人
寄送通知或排日曆
整理模板包
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跨處室共作先處理權限
共作資料夾
給需要共同編輯的人。
模板資料夾
只給少數人修改，避免正式模板被改壞。
外部協作
只分享單一文件，不整包開放。
AI 摘要區
只放去識別化任務、風險與成果摘要。
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AI 協助 WBS 拆解
輸入活動脈絡
AI 產生工作包
AI 拆第二層任務
人工刪修補漏
AI 檢查缺漏與風險
整理進總控表
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校慶運動會工作包
行政總控
- 總控表
- 會議
- 變更
- 通知狀態
活動執行
- 典禮流程
- 競賽活動
- 場地安全
溝通結案
- 宣傳溝通
- 成果資料
- 檢討交接
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每一項任務都要補齊專案欄位
| 欄位 | 為什麼重要 |
|---|---|
| 主責與協辦 | 降低大家以為有人會做的模糊地帶。 |
| 前置任務 | 找出會卡住後面進度的關鍵節點。 |
| 風險與備案 | 提前處理天候、場地、動線、醫護與人力問題。 |
| 聯絡人 Email | 任務確認後才能寄送通知或排入共同日曆。 |
| 確認狀態 | 只有已確認任務才適合通知與建立日曆。 |
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通知與共同日曆流程
各組填 WBS 任務
填聯絡人 Email
行政總控組確認任務
確認狀態改為已確認
指定窗口寄信或建立日曆
更新通知與日曆狀態
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你會帶走的模板包
WBS 任務總控
把工作包與任務集中管理。
RACI 責任矩陣
釐清主責、協辦、審核與通知。
風險與備案表
提前處理大型活動變動。
空白版與範例版
一份複習，一份回校套用。
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四堂課的總價值
讓學校行政從靠個人經驗與記憶，轉成靠流程、表格、資料夾、AI 檢核與模板交接。
建案
展案
結案
制度化
回校套用