Course 04｜校慶運動會專案管理展示版

Course 04｜大型活動專案管理 01 / 12

校慶運動會專案管理展示版

把大型活動從零散行政工作，整理成可以追蹤、回報、提醒、結案與交接的 Google Workspace 工作流。

WBS 任務主表 RACI 權責任務回報問題追蹤儀表板燈號結案報告

Course 04｜學習目標 02 / 12

第四堂課不只是按鈕操作

拆任務

看懂 WBS 如何把大型活動拆成可分派、可追蹤任務。

釐清責任

用 RACI 降低跨處室協作時的責任模糊。

處理卡關

讓表單回報回寫任務狀態，並形成問題追蹤。

留下記憶

把成果資料、AI 知識庫與結案報告接到後段流程。

Course 04｜大型活動管理 03 / 12

大型活動最常卡在這四件事

困難	平台化後的處理方式
任務很多	用 WBS 任務主表集中任務、期限、交付物與完成判準。
責任不清	用主責、協作處室與 RACI 欄位釐清誰執行、誰核定、誰知會。
卡關分散	用任務回報表單把卡關原因寫回平台，形成問題追蹤。
成果散落	用專案資料夾、AI 知識庫索引與結案報告保存組織記憶。

Course 04｜核心學理 04 / 12

專案管理概念對應到平台功能

WBS

大型活動拆成任務，任務要有負責人、期限、交付物。

RACI

釐清 Responsible、Accountable、Consulted、Informed。

Issue Log

已經發生的問題要有負責人、狀態與解決方式。

Dashboard

先看異常，再回到 WBS、風險或問題明細處理。

Course 04｜操作準備 05 / 12

先準備一份空白 Google Sheet

建立空白試算表

擴充功能
Apps Script

開啟一鍵複製頁

貼上
第四堂課_運動會平台展示.gs

儲存並重新整理 Sheet

完成後，Google Sheet 上方會出現「運動會專案中控台」。

Course 04｜主線流程 06 / 12

今天先跑通這條主線

初始化專案

匯入 WBS

建立回報表單

模擬卡關

處理回報

查看燈號

學習重點是理解資料如何從任務表、表單回報、問題追蹤一路流到儀表板。

Course 04｜中控台 07 / 12

運動會專案中控台的功能分區

Course 04｜WBS 與任務欄位 08 / 12

先看懂 WBS 任務主表

欄位群	要回答的問題
Task ID、WBS Code、Phase	這是哪一件任務？屬於哪個階段？和上層任務有什麼關係？
Office、Owner、Email	由哪個處室主責？誰要處理？通知要寄給誰？
Deliverable、Done Criteria	完成時要交出什麼？如何判斷真的完成？
Due Date、Status、Risk Level	何時完成？目前狀態如何？延誤或失敗的風險高不高？

Course 04｜任務回報 09 / 12

任務回報不是填表而已

建立任務回報表單

同步 WBS 任務選項

產生預填回報連結

承辦人回報進度或卡關

處理回報並更新平台

承辦人表單回報卡關 → 系統更新 WBS → 產生問題追蹤 → 儀表板燈號改變

Course 04｜儀表板 10 / 12

燈號是協調工具，不是責備工具

綠燈

目前沒有明顯異常，維持例行追蹤。

黃燈

任務接近期限、風險升高或需要留意。

紅燈

出現卡關、延宕、高風險或待協調事項，需要優先處理。

主管或承辦人先看儀表板，再回到 WBS、問題追蹤、風險登錄處理細節。

Course 04｜資料與結案 11 / 12

後段流程讓活動留下組織記憶

專案資料夾

集中會議紀錄、WBS 附件、通知文件、照片與成果。

進度與風險

定期檢查延宕、風險等級與任務依賴。

AI 知識庫

整理可匯入 NotebookLM 或 Gemini 的去識別化資料。

結案報告

從任務、問題、成果與改善建議產生活動結案草稿。

Course 04｜帶回學校 12 / 12

回校後先做最小可行版

第一層

一張 WBS 任務表
一張任務回報表單
一個簡單儀表板

第二層

加入 RACI 權責矩陣
加入問題追蹤表
讓會議決議回到任務

第三層

建立資料夾索引
建立 AI 知識庫索引
固定產生結案報告

從「人追訊息」變成「流程帶著人走」。