國中小行政工作系統設計
破解兼任流動痛點 × 局端評鑑 × 晨會雷達

0:00 - 0:25

25 分鐘

01｜行政典範轉移：告別盯人催辦，建立組織工作系統 戰略思維

深入剖析國中小「組長兼任制與年年大風吹」的制度痛點，重新盤點學校真實的隱性行政成本。

• 為什麼換了一個組長，處室業務就癱瘓重來？分析手工作業與缺乏標準化流程的組織代價。
• 看清隱性行政成本：一邊備課一邊追公文的認知切換成本、跨處室重複要資料的導師溝通成本、應對局端急件的救火成本。
• 診斷你處室目前的成熟度等級： Level 1 電子化 → Level 2 集中化 → Level 3 流程化 → Level 4 自動化 → Level 5 智慧化 Agent。
• 掌握效能核心公式：行政工作流效能 ＝ 任務流 × 資訊流 × 責任流。

治理思維：以制度與系統取代人手催辦

主管工具：國中小處室行政成熟度診斷矩陣

0:25 - 0:55

30 分鐘

02｜專案管理融入校務：範疇界定與時程控制 專案學理

引入現代專案管理框架（PM），防止處室業務無序膨脹，精準控制進度與風險。

• 範疇管理（Scope Management）：針對國中小各項比賽、特色活動，學會劃定邊界，向「長官交代就無上限加碼」說不，守住教學本質。
• 關鍵路徑排程（Critical Path）：從活動日期倒推任務節點，清楚辨識哪些可並行推進、哪些是卡住後續的關鍵瓶頸。
• 國中小真實風險應對：局端補助款核定延遲（如何先動支？）、流感停課/天災補課排代風險、家長爭議通報應對。
• 行政變更管理機制：建立「變更提出 → 影響評估 → 主管核定 → 同步通知」的標準作業規範。

核心方法：WBS 工作分解 ＋ 關鍵路徑排程

管理效益：時程精確受控，消弭救火式突發加班

0:55 - 1:25

30 分鐘

03｜四象限人機分工：把每種力量放在正確位置 組織分工

釐清人、規則自動化、生成式 AI 與智慧代理的邊界，避免同仁瞎忙：

• 四象限人機協作模型：
  1. 規則自動化（Automation）：明確、重複的例行資料流（如 GAS 自動產生研習名冊與代課統計）。
  2. 生成式 AI（Generative AI）：語意理解、非結構化公文重點摘要、法規查詢初答、通知草擬。
  3. AI Agent（智慧代理）：狀態感知、定期巡檢、主動預警、跨工具排程。
  4. 人類決策（Human in the Loop）：政治敏感判斷、例外衝突仲裁、預算裁量與最終核可簽章。
• 處室業務重構演練：主管帶領將處室核心業務重新分配至四個象限，把同仁從低效重複勞動中釋放出來。

分工準則：常態業務交給系統，例外決策留給主管

1:25 - 1:55

30 分鐘

04｜主管的 Waiting Radar：例外管理原則與晨會革新 晨會看板

告別漫長晨會挨個詢問進度，透過透明化狀態看板即時掌握組織停滯節點。

• 終結行政晨會無效盤問：「到底卡在局端科室、會計室、還是哪個導師沒交？」
• 國中小專屬 Waiting Radar 看板：即時呈現「等待教育局處核定（如修繕補助款）」、「等待會計室動支」、「等待 12 位導師交回條」、「等待廠商送修平板」之滯留天數。
• 例外管理原則（Management by Exception）：系統正常運作時無需干預，主管集中處理亮紅燈之逾期與衝突節點。
• 建立階梯式催辦機制：定義「系統輕微提醒 → 承辦通知 → 主管介入協調」的透明升級規則。

看板價值：處室業務即時透明化

主管減負：晨會聚焦關鍵卡點，不再瑣碎微管

1:55 - 2:20

25 分鐘

05｜校園 AI 治理防線與 RACI 責任歸屬 制度規範

建立校園人機協同的法律、倫理、資安與權責防線。

• 責任流不可退讓的核心原則：AI 可以是 Responsible（執行輔助），但 Accountable（最終究責）始終在人身上。
• 嚴守國中小學生個資防線：特殊生身分、清寒證明、家長聯絡資訊的分級權限控制，規範外部 AI 串接之去識別化標準。
• 審計日誌（Audit Log）與可追溯性：所有自動化動作與核准紀錄皆留存時間戳記與版本歷程。
• 人機審核雙重門檻：重要通知或發文前，必須由業務主責人員做最終確認。

治理架構：RACI + AI 權責對照表

防線建設：個資合規、日誌追溯、雙重核可

2:20 - 2:30

10 分鐘

06｜繪製全校跨處室 TIR 工作流藍圖 戰略落地

將研習所得轉化為具體的校務推動路線圖與數位資產傳承制度。

• 打通教務、學務、總務、輔導四大處室資料孤島：解決全校導師被各處室疲勞轟炸的困境。
• 打造處室數位資產庫：落實模板化、規格化與腳本沉澱，達成「事情不遺漏、資訊不失真、責任不模糊、經驗不流失」。
• 推動路線圖：從點狀試點、面狀擴展到全校工作系統整合的實踐路徑。