大型活動行政工作流平台｜進階實戰流程
一、專案啟動
活動建案表 → 專案資料夾 → WBS任務主表 → RACI權責矩陣 → 里程碑
二、專案規劃
風險登錄 → 問題追蹤 → 決議紀錄 → 溝通計畫
三、任務管理
WBS任務建立 → 任務通知 → 任務回報 → 自動檢查依賴 → 任務解鎖
四、活動報名管理
建立報名表單 → 表單回應 → 活動名冊 → 收費管理
五、活動執行管理
簽到表單 → 簽到管理 → 現場資料收集 → 活動照片歸檔
六、成果與知識管理
成果收件表單 → 成果資料 → AI知識庫索引 → NotebookLM / Gemini
七、自動通知系統
通知佇列 → Email預覽 → 任務提醒 → 延宕追蹤
八、AI應用層
- 家長通知單草稿生成
- 活動成果報告草稿生成
- AI知識庫建立
- 歷史專案經驗回收
九、組織制度化
- 模板中心
- WBS標準模板
- 活動標準作業流程
- 跨年度知識傳承
平台成熟度路線圖
研習版 → 活動管理版 → 專案管理版 → AI行政助理版 → 組織知識管理平台