從公文啟動第一個行政專案

一、講義前言整理文字

學校行政工作不是單純的文書處理，而是一種組織中的資訊處理與流程協調。一份公文進入學校後，行政人員必須判斷任務性質、拆解工作項目、分派責任、設定期限、追蹤進度、彙整資料、產生成果，並將過程保存為下一次可參考的組織記憶。

本堂課以「AI 融入教學教師研習計畫」為例，練習把公文轉成專案啟動表，並透過 Google Workspace 與 Apps Script 建立資料夾、文件、追蹤表、日曆提醒與通知。這個流程的重點不是讓機器取代行政判斷，而是把重複、容易遺漏、需要保存的環節交給系統支援。

當行政流程被結構化，後續才有可能導入 NotebookLM 進行專案知識整理，並使用 Gemini 協助產出公告、成果摘要與交接草稿。第一堂課的目標，是完成第一個可運作的行政專案骨架，並理解每個欄位、每個資料夾、每個提醒背後的行政意義。

二、本堂課定位

這堂課不是單純的 Google 工具入門，也不是程式課。你要先理解：公文不是單一檔案，而是一個可能需要追蹤、分工、期限提醒、成果整理與結案交接的行政專案起點。

三、本堂課 120 分鐘流程

本堂課採取「先看見流程，再安裝工具，最後做出一個範例」的順序。第一堂課不追求完整平台，而是先完成第一個可運作的行政專案骨架。

四、核心觀念

這一段建立你後續操作工具前需要先有的共同語言：行政工作不是單純處理文件，而是在處理任務、資訊、責任與時間節點。

五、行政工作流三層模型

這是本堂課最重要的工作流模型。先把行政任務拆成三層，再把每個 Google 工具放到對應位置。

研習公文案例拆解

教育處來文：AI 融入教學教師研習計畫
↓
判斷是否成立行政專案
↓
建立專案資料夾與追蹤表
↓
公告教師與收集報名
↓
提醒報名期限與研習日期
↓
收集簽到、照片、回饋與成果
↓
產生成果草稿並歸檔結案

六、安裝前準備清單

這一段用來確認你是否具備完成實作的基本環境。若場地網路或帳號權限不穩，至少先完成前四項，Apps Script 授權可等回到可用帳號後再操作。

七、公文專案啟動表欄位

欄位不是為了填好看，而是決定自動化能不能穩定運作。欄位名稱越穩定，Apps Script 越容易讀取。

八、安裝步驟：使用 Apps Script 安裝器

本堂課建議優先使用安裝器產生完整 Apps Script 程式碼。安裝器會把 Drive 總資料夾、Calendar、總控表與管理者 Email 先寫入程式，減少手動修改程式碼的錯誤。

安裝器會自動建立的項目

九、備用：課堂短版程式碼

如果現場無法使用安裝器，可以暫時改用下面的短版程式碼。這段程式只做四件事：讀表單資料、建立 Drive 結構、建立文件與試算表、寫回總控紀錄；完整建置仍建議回到上一節使用安裝器。

function onFormSubmit(e) {
  const values = normalizeNamedValues(e.namedValues);
  createTrainingProject(values);
}

function testCreateTrainingProject() {
  createTrainingProject({
    projectName: 'AI融入教學教師研習',
    year: '115',
    office: '教務處',
    ownerEmail: Session.getActiveUser().getEmail(),
    registrationDeadline: '2026-06-12',
    trainingDate: '2026-06-19',
    resultDeadline: '2026-06-26'
  });
}

function normalizeNamedValues(namedValues) {
  return {
    projectName: getAnswer_(namedValues, '專案名稱'),
    year: getAnswer_(namedValues, '專案年度'),
    office: getAnswer_(namedValues, '承辦處室'),
    ownerEmail: getAnswer_(namedValues, '承辦人 Email'),
    registrationDeadline: getAnswer_(namedValues, '報名截止日'),
    trainingDate: getAnswer_(namedValues, '研習日期'),
    resultDeadline: getAnswer_(namedValues, '成果繳交期限')
  };
}

function createTrainingProject(data) {
  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  const root = DriveApp.getFolderById(props.getProperty('ROOT_FOLDER_ID'));
  const ownerEmail = data.ownerEmail || props.getProperty('SYSTEM_OWNER_EMAIL') || Session.getActiveUser().getEmail();
  const safeName = data.year + '_' + data.projectName;
  const folder = root.createFolder(safeName);

  const subfolders = [
    '00_原始公文與附件',
    '01_公告與報名',
    '02_簽到與參與名單',
    '03_照片與成果素材',
    '04_成果報告與交接'
  ];
  subfolders.forEach(function(name) {
    folder.createFolder(name);
  });

  const doc = DocumentApp.create(safeName + '_專案紀錄');
  const body = doc.getBody();
  body.appendParagraph(data.projectName).setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  body.appendParagraph('承辦處室：' + data.office);
  body.appendParagraph('承辦人 Email：' + ownerEmail);
  body.appendParagraph('報名截止日：' + data.registrationDeadline);
  body.appendParagraph('研習日期：' + data.trainingDate);
  body.appendParagraph('成果繳交期限：' + data.resultDeadline);
  body.appendParagraph('待辦：公告教師、統計報名、提醒參加者、收成果、結案歸檔');
  DriveApp.getFileById(doc.getId()).moveTo(folder);

  const taskSheet = SpreadsheetApp.create(safeName + '_待辦追蹤表');
  taskSheet.getSheets()[0].appendRow(['任務', '負責人', '期限', '狀態', '備註']);
  taskSheet.getSheets()[0].appendRow(['公告教師', data.office, data.registrationDeadline, '未開始', '']);
  taskSheet.getSheets()[0].appendRow(['研習提醒', data.office, data.trainingDate, '未開始', '']);
  taskSheet.getSheets()[0].appendRow(['成果收件', data.office, data.resultDeadline, '未開始', '']);
  DriveApp.getFileById(taskSheet.getId()).moveTo(folder);

  CalendarApp.getDefaultCalendar().createAllDayEvent(
    '成果期限：' + data.projectName,
    new Date(data.resultDeadline),
    {description: folder.getUrl()}
  );

  logProject_(data, folder.getUrl(), doc.getUrl(), taskSheet.getUrl(), ownerEmail);
  GmailApp.sendEmail(ownerEmail, '行政專案已建立：' + data.projectName, folder.getUrl());
}

function logProject_(data, folderUrl, docUrl, taskSheetUrl, ownerEmail) {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getSheetByName('project_log');
  if (!sheet) {
    sheet = ss.insertSheet('project_log');
    sheet.appendRow(['建立時間', '專案名稱', '年度', '承辦處室', '承辦人 Email', '專案資料夾', '專案紀錄', '待辦追蹤', '成果檢核']);
  }
  sheet.appendRow([
    new Date(),
    data.projectName,
    data.year,
    data.office,
    ownerEmail,
    folderUrl,
    docUrl,
    taskSheetUrl,
    '待補成果檢核表'
  ]);
}

function getAnswer_(namedValues, key) {
  return namedValues[key] ? namedValues[key][0] : '';
}

十、實作範例：AI 融入教學教師研習

完成安裝與授權後，送出一筆表單資料，觀察「公文資訊如何變成專案骨架」。

送出後檢查

十一、工具在工作流中的位置

實作完成後，回頭看每個工具的位置。剛剛不是在學單一工具，而是在建立一條行政資訊流。

十二、常見卡關與處理方式

十三、課堂討論題

十四、第一堂課學員產出檢核

十五、專案預設資料夾結構

使用 Apps Script 安裝器完成 setupAdminWorkflow 後，系統會先在 Drive 總資料夾建立固定的系統資料夾。每次送出「公文專案啟動表」後，系統會再於 03_專案資料夾 中建立一個專案資料夾與標準子資料夾。

Drive 總資料夾結構

行政專案工作流_課堂練習/
├─ 01_公文專案啟動表/
│  ├─ 公文專案啟動表
│  └─ 公文專案啟動表_表單回應
├─ 02_專案總控表/
│  └─ 行政專案總控表
├─ 03_專案資料夾/
│  └─ 115_教務處_AI融入教學教師研習/
├─ 04_專案階段日期新增表/
│  ├─ 專案階段日期新增表
│  └─ 專案階段日期新增表_表單回應
└─ 06_Apps Script/

單一行政專案資料夾結構

115_教務處_AI融入教學教師研習/
├─ 00_原始公文與附件
├─ 01_計畫書與核定資料
├─ 02_工作分工與會議紀錄
├─ 03_表單與回覆資料
├─ 04_經費與採購核銷
├─ 05_活動照片與照片說明
├─ 06_成果資料與成果報告
├─ 07_公告通知與對外文字
├─ 08_簡報與成果展示
├─ 09_檢討與下次改進
└─ 99_系統產生文件
   ├─ 專案紀錄 Docs
   ├─ 待辦追蹤 Sheets
   └─ 成果檢核 Sheets

十六、資料蒐集後的延伸使用方向

本堂課先完成的是「把資料放進固定位置」。當公文、附件、表單回覆、照片、成果、待辦與檢核表都被集中整理後，後續才有條件進一步使用 AI、儀表板與組織知識庫。

十七、行政專案總流程圖

這張圖把本堂課的完整流程串起來：表單負責啟動與補日期，Apps Script 負責建立結構與提醒，總控表選單負責在需要時產生資料盤點，Gemini / NotebookLM 則在資料整理後協助缺漏檢查、草稿產出與交接整理。