一、課程開場：今天不是先學寫程式
今天的重點不是學會寫一段 GAS，而是學會把一個重複發生的行政流程，整理成可以被資料化、檢核化、文件化與交接化的工作流。
很多老師聽到 GAS，會先想到「是不是要會寫程式」。這堂課我們先把方向調整一下：GAS 不是萬能平台，也不是拿來取代所有人工判斷的工具。它比較適合協助我們處理那些每個月、每學期、每次活動都會重複發生的整理、檢查、套版、歸檔與通知。
講師引導請各位先想一想，自己手上有沒有一件行政工作，每次做的內容差不多，但每次都要重新整理一次？我們不要急著寫程式，先把流程拆清楚。
學員思考
- 這個流程每個月或每學期會重複發生嗎？
- 哪一些步驟其實每次都差不多？
- 如果承辦人換人，這個流程是否容易交接？
- 目前有沒有清楚留下資料、檢核紀錄與產出檔案？
說清楚流程
→
整理欄位
→
設計檢核
→
建立模板
→
再談 GAS 實作
二、問題情境：行政工作為什麼常常卡住
行政工作最辛苦的地方，常常不是單一動作很難，而是資料散在不同地方、格式不固定、缺漏要人工追、檔案要自己命名歸檔，最後還要交給下一位承辦人、主任、會計或出納繼續處理。
重複整理每個月都要複製貼上、重新排序、重新統計，花很多時間在同樣的整理動作。
人工追蹤誰還沒填、哪一筆有缺、哪位老師金額要確認，常常靠承辦人自己記。
格式不一表單、試算表、文件、附件的格式不固定，後面要彙整就會變慢。
歸檔困難月份資料夾、領據 PDF、送審附件如果沒有規則，之後查找與交接都會吃力。
講師引導這裡真正要自動化的，不是人的判斷，而是重複整理的動作。判斷仍然要由行政流程負責，但資料整理可以先變得更有規則。
學員思考
- 哪些資料每次都要人工複製貼上？
- 哪些欄位最容易填錯或漏填？
- 最後承辦人需要交給誰？
- 產出的文件格式是否固定？
三、核心概念：Workspace 各工具的分工
我們可以把 Workspace 想成一組行政流程工具。每個工具負責不同角色，GAS 則把已經說清楚的流程串起來。
Google Form 是入口適合收集申請、回報、調查與登錄資料，讓資料從一開始就有固定欄位。
Google Sheet 是中樞適合保存原始資料、整理欄位、彙整統計、記錄檢核結果。
Google Drive 是歸檔適合依月份、活動、對象建立資料夾，保存產出 PDF 與附件。
Google Docs 是模板適合製作領據、證明書、通知單、請款摘要等固定格式文件。
GAS 是流程引擎適合讀資料、檢查資料、彙整資料、套用模板、產生 PDF、整理歸檔。
核心觀念AI 可以協助我們整理需求與產生程式草稿，但真正重要的是老師要先能說清楚流程。
講師引導請大家先不要把 GAS 想成一個大系統。我們把它想成一位幫忙做固定動作的助理，前提是我們要先把規則交代清楚。
學員思考
- 你的行政流程目前是從 Form、Sheet，還是紙本開始？
- 中間整理資料時，最常打開哪一個檔案？
- 最後要留下哪些檔案做為紀錄？
- 哪些動作只要規則清楚，就可以交給 GAS 做？
四、案例引導：每月代課費整理與領據製作
接下來我們用「每月代課費整理與領據製作」當作共同案例。這個案例適合練習，是因為它有固定欄位、固定檢核、固定文件，也有明確的人工確認節點。
代課明細整理
→
檢查缺漏與金額
→
依教師彙整
→
套用領據模板
→
產生 PDF
→
建立月份資料夾
→
歸檔
→
交給會計或出納續辦
| 流程步驟 | GAS 可以協助的事 | 仍需人工確認的事 |
|---|---|---|
| 代課明細整理 | 讀取 Sheet 欄位、整理月份資料 | 確認資料來源是否完整 |
| 檢查缺漏與金額 | 檢查必填欄位、節數乘以單價是否等於金額 | 判斷異常資料是否合理 |
| 依教師彙整 | 依教師加總節數與金額 | 確認彙整結果是否可送審 |
| 套用領據模板 | 把 Sheet 資料填入 Docs 變數 | 確認領據文字與格式符合學校作業 |
| 產生 PDF 與歸檔 | 輸出 PDF、建立月份資料夾、放入指定位置 | 確認是否交給會計或出納續辦 |
重要提醒Workspace + GAS 不適合取代正式會計流程，但很適合處理請款前的重複整理、檢核、套版與歸檔。會計審核、核章、付款與法規判斷仍應由正式行政流程處理，經費相關資料也必須保留人工確認節點。
講師引導我們先把這個案例看成一條資料路線：資料從哪裡來、誰要檢查、最後要交給誰。只要這條路線清楚，後面才有辦法寫成 GAS。
學員思考
- 代課明細通常由誰提供或填寫？
- 金額錯誤、欄位缺漏、重複登錄，哪一種最常發生？
- 領據產出後，下一位承辦人是誰？
- 哪些步驟一定要留下人工確認紀錄？
五、流程拆解：先問清楚，再設計資料
在請 AI 或 GAS 幫忙之前，老師要先能回答幾個基本問題。這些問題就是需求整理的骨架。
| 要問的問題 | 為什麼要問 | 代課費案例 |
|---|---|---|
| 資料從哪裡來？ | 決定 Form 或 Sheet 欄位 | 代課紀錄、教師名冊、單價設定 |
| 誰要填？ | 決定填寫權限與欄位說明 | 承辦人、教務處、相關教師 |
| 誰要檢查？ | 決定人工確認節點 | 承辦人檢查缺漏，主管或會計依正式流程審核 |
| 最後要產出什麼？ | 決定 Docs 模板與 PDF 歸檔 | 請款彙整表、每位教師領據 PDF、月份資料夾 |
講師引導請各位先用口語說一次自己的流程，不用漂亮，也不用技術名詞。能說清楚，才有辦法整理成欄位和規則。
學員思考
- 這個流程的第一筆資料是誰建立的？
- 哪些欄位是必填，少了就不能往下做？
- 哪些資料要彙整成一筆結果？
- 最後產出的 PDF、表格或附件要放在哪裡？
六、AI 提示詞引導：先整理需求，不是直接叫 AI 寫程式
AI 很適合協助我們把行政流程問清楚。下面的提示詞可以讓老師直接複製使用。使用時請先換成自己的行政情境，再請 AI 幫忙整理流程、欄位、規則與規格。
1. 行政流程盤點提示詞
我是一位學校行政承辦人，想把一個重複發生的行政流程整理成 Google Workspace + Apps Script 可以協助處理的工作流。
行政情境是：「每月代課費整理與領據製作」。
請你先不要寫程式，請用行政流程盤點的角度協助我整理：
1. 這個流程的主要目的
2. 從資料收集到文件產出的完整步驟
3. 每一個步驟由誰負責
4. 哪些步驟是重複整理動作
5. 哪些步驟需要人工判斷或正式行政審核
6. 這個流程最後應該留下哪些紀錄與檔案
請用老師和行政人員容易理解的語言回答。
2. 欄位設計提示詞
請協助我設計「每月代課費整理與領據製作」需要的 Google Sheet 欄位。
請至少規劃以下工作表：
1. 代課明細
2. 教師資料
3. 請款彙整
4. 檢核結果
每張工作表請列出：
- 欄位名稱
- 欄位用途
- 是否必填
- 範例資料
- 填寫注意事項
請避免過度複雜，欄位要適合非資訊背景的學校行政人員維護。
3. 檢核規則提示詞
請針對「每月代課費整理與領據製作」設計資料檢核規則。
代課明細可能包含：月份、日期、代課教師、原任教師、班級、節次、科目、節數、單價、金額、備註。
請協助我整理：
1. 哪些欄位必填
2. 如何檢查金額是否等於節數乘以單價
3. 如何找出疑似重複的代課資料
4. 如何標示缺漏或異常資料
5. 哪些問題應該停止產生領據
6. 哪些問題只是提醒承辦人確認
請用行政實務可理解的方式說明，不要只用程式語言。
4. Google Sheet 架構提示詞
請幫我把「每月代課費整理與領據製作」規劃成一份 Google Sheet 架構。
請包含：
1. 每張工作表的名稱
2. 每張工作表第一列欄位
3. 欄位資料格式，例如日期、文字、數字、Email、連結
4. 建議的資料驗證或下拉選單
5. 哪些欄位由人工填寫
6. 哪些欄位由 GAS 自動寫入
7. 哪些欄位適合用來做彙整或查詢
請用表格呈現，方便我照著建立 Sheet。
5. Google Docs 領據模板提示詞
請幫我設計一份 Google Docs 領據模板，用於「每月代課費領據製作」。
請使用以下變數格式：
{{學校名稱}}
{{月份}}
{{教師姓名}}
{{代課節數}}
{{單價}}
{{金額}}
{{金額大寫}}
{{領據日期}}
請提供：
1. 領據文字內容
2. 建議版面結構
3. 哪些變數要由 Google Sheet 帶入
4. 哪些資料建議由承辦人確認後再產出
5. 產生 PDF 時建議的檔名格式
文字要正式、清楚，適合學校行政使用。
6. GAS 功能規格提示詞
請根據以下需求，整理成 Google Apps Script 功能規格，先不要直接寫程式。
系統名稱：每月代課費整理與領據產生工具
目標：
從 Google Sheet 的代課明細讀取資料，檢查缺漏與金額，依教師彙整節數與金額，套用 Google Docs 領據模板，產生 PDF，並放入指定的 Google Drive 月份資料夾。
請整理：
1. 自訂選單要有哪些功能
2. 每個功能的處理步驟
3. 需要讀取哪些工作表與欄位
4. 需要寫回哪些結果
5. 檢核失敗時應該如何提醒承辦人
6. PDF 檔名與資料夾命名規則
7. 哪些功能應保留人工確認節點
8. 第一次實作只做最小可行版本時，應該先完成哪些功能
請用非工程背景老師也能看懂的格式回答。
7. 轉成 Codex 開發指令的提示詞
請把以下行政流程需求，整理成可以交給 Codex 協助開發 Google Apps Script 的明確指令。
行政流程：每月代課費整理與領據製作
請幫我輸出一份開發指令，內容要包含：
1. 背景與目標
2. Google Sheet 工作表與欄位
3. Google Docs 模板變數
4. Google Drive 資料夾規則
5. GAS 自訂選單功能
6. 檢核規則
7. 產生 PDF 的流程
8. 不可自動取代的人工審核節點
9. 最小可行版本範圍
10. 驗收條件
請把指令寫得具體、可執行，但不要誇大成完全自動化系統。
講師引導請大家注意，我們不是叫 AI 直接幫我們變出完整系統，而是請 AI 幫忙把需求整理成更清楚的文字。老師能不能說清楚流程，會直接影響後面 GAS 做得好不好。
學員思考
- 如果把自己的流程交給 AI，你會先提供哪些背景？
- 你現在最不清楚的是流程、欄位、檢核，還是文件模板？
- AI 回答後，哪些內容需要你再用行政經驗判斷？
七、實作規劃：從欄位、規則、模板到 GAS 功能
真正開始做之前，我們把實作拆成幾個小任務。這樣老師不用一次理解整個系統，只要照順序完成每一塊。
| 實作項目 | 要完成的事 | 課堂上檢查重點 |
|---|---|---|
| 欄位設計 | 建立代課明細、教師資料、請款彙整、檢核結果 | 欄位名稱是否清楚，是否有必填欄位 |
| 檢核規則 | 定義缺漏欄位、金額計算、重複資料 | 哪些錯誤要停止產出，哪些只是提醒 |
| 文件模板 | 建立 Google Docs 領據模板與變數 | 模板變數是否能對應 Sheet 欄位 |
| 資料夾結構 | 規劃年度、月份、PDF、送審資料的位置 | 檔名與資料夾名稱是否方便查找 |
| GAS 功能 | 讀取資料、彙整、套版、產生 PDF | 先完成最小版本，再做延伸功能 |
最小可行版本：第一次實作不要做太大
- 建立代課明細 Sheet
- 建立請款彙整 Sheet
- 設計一份 Google Docs 領據模板
- GAS 讀取資料並依教師彙整
- 自動產生領據 PDF
後續進階功能
一鍵建立月份資料夾檢查金額是否等於節數乘以單價檢查缺漏欄位檢查疑似重複代課資料自動寄送教師確認信匯出會計送審資料產生每月請款摘要
進階功能可以放在第二次或第三次修改，不需要在第一次研習就全部完成。
講師引導我們先做一個可以跑得通的小版本。小版本跑通後，才知道哪些功能真的有用，哪些只是想像中很完整。
學員思考
- 如果只能先做一個功能，哪一個最能減少重複整理？
- 哪些檢核規則一定要先做？
- PDF 產生前，需要誰確認？
- 哪些功能可以等流程穩定後再加？
八、學員練習：把自己的行政流程套入同樣架構
接下來請大家把自己的行政情境換進這個架構。可以是研習證明回報、活動報名、設備借用、志工資料、社團報名、成果資料收件，重點是看它能不能被整理成固定流程。
1. 我想改善的行政流程是：
2. 這個流程多久重複一次：
3. 資料從哪裡來：
4. 必填欄位有哪些：
5. 最容易出錯的地方是：
6. 最後需要產出的文件或結果是：
7. 哪一個步驟需要人工確認：
8. 第一次最小可行版本只做：
講師引導接下來請大家把自己的行政情境換進這個架構。不要先想「我會不會寫 GAS」，先想「我能不能把流程講清楚」。
學員思考
- 這個流程是否有固定的資料入口？
- 這個流程是否有固定的檢核規則？
- 這個流程是否會產生固定格式的文件？
- 這個流程整理好後，下一位承辦人是否比較容易接手？
通用整理提示詞
我是一位學校老師／行政人員，想用 Google Workspace + Apps Script 改善一個重複性的行政流程。
我的行政情境是：
【請填入，例如：研習證明回報、校慶工作人員調查、設備需求回報、每月代課費整理與領據製作】
請協助我整理成一份可實作的流程規劃，內容包含：
1. 這個行政流程的核心痛點
2. 資料從哪裡來，誰要填寫
3. 建議使用哪些 Workspace 工具：Form、Sheet、Docs、Drive、Gmail、GAS
4. 建議的 Sheet 欄位
5. 應該設定的檢核規則
6. 可以自動產生的文件或報表
7. Drive 資料夾與檔案命名規則
8. 哪些地方需要人工確認
9. 最小可行版本功能
10. 後續可擴充功能
請先幫我把流程想清楚，不要一開始就寫程式碼。
九、收斂：不是每件事都要做成大系統
今天我們練習的不是把所有行政工作都變成系統，而是判斷哪些重複性流程值得整理。只要一件事具備固定欄位、固定規則、固定產出，而且常常重複發生，就可以先嘗試做成可複製的工作流。
| 判斷條件 | 適合整理成工作流的情況 | 不適合完全自動化的情況 |
|---|---|---|
| 資料是否固定 | 欄位與格式大多固定 | 每次資料型態差異很大 |
| 規則是否清楚 | 缺漏、金額、格式可以列出檢核規則 | 主要依賴個案判斷或政策解釋 |
| 產出是否固定 | 每次都要產生類似文件、PDF 或彙整表 | 每次文件內容都需要大量改寫 |
| 責任是否清楚 | 可以保留人工確認與正式送審節點 | 想用工具取代審核、核章或法規判斷 |
帶回去的一句話GAS 不是萬能平台，而是把重複行政流程整理成可追蹤、可檢核、可交接的工作流。
講師引導請大家回到自己的工作現場時，先找一個小而重複的流程開始。不要一次做太大，先讓資料整理、檢核、套版和歸檔變得穩定。
學員思考
- 你今天最想先整理哪一個行政流程？
- 這個流程最小可行版本可以做到哪裡就好？
- 你需要保留哪些人工確認節點？
- 如果下學期換人承辦，這份流程是否可以幫助交接？