Course 01｜建案
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從一件行政任務開始建立工作流
你會練習把公文或行政任務整理成專案物件，並用 Google Workspace 建立可追蹤的基本骨架。
建案責任期限資料夾提醒
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這堂課要解決的行政痛點
事情散落
任務分散在公文、訊息、口頭交辦與個人筆記。
責任模糊
知道有人要做，但不一定知道誰追蹤、誰確認。
資料難找
文件、附件與紀錄散在不同資料夾或個人雲端。
交接困難
下次接手的人需要重新問、重新找、重新整理。
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行政任務如何變成專案
任務來源
判斷是否成案
建立專案資料
產生資料夾
設定追蹤節點
留下交接紀錄
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第一堂核心模型
任務流
- 要做什麼
- 完成標準是什麼
- 目前狀態是什麼
資訊流
- 資料放在哪裡
- 文件版本在哪裡
- 誰需要看到
責任流
- 誰主責
- 誰協辦
- 誰確認
- 誰被通知
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你會建立的專案物件
| 欄位 | 用途 |
|---|---|
| 專案名稱 | 讓所有人知道這件事是什麼。 |
| 主責與協辦 | 讓責任不只停留在口頭交辦。 |
| 期限與狀態 | 讓進度可以被追蹤。 |
| 資料夾連結 | 讓文件與附件有固定入口。 |
| 提醒節點 | 讓重要日期不只靠個人記憶。 |
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Google Workspace 在這堂課的角色
Forms
收集建案資料。
Sheets
成為任務索引與追蹤總表。
Drive
建立專案資料夾。
Calendar
建立提醒節點。
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Apps Script 做什麼
表單送出
讀取欄位
建立資料夾
寫回連結
建立提醒
更新狀態
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完成第一堂後你會有什麼
一份建案表
用固定欄位收集行政任務。
一份追蹤表
集中查看任務、責任、期限與狀態。
一組資料夾
把公文、附件、紀錄與成果放在同一入口。
一個自動流程
讓建案後的固定動作少靠手動。
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銜接第二堂
第一堂建立「一件行政任務如何成案」；第二堂會把一場活動拆成完整生命週期。
建案
展開活動流程
成果結案
大型專案制度化