一、這一堂課要完成什麼
第三堂課延續第二堂的「營隊活動管理中樞」。第二堂課已經看見活動如何建案、建立資料包、產生報名表單、處理場次與簽到、整理任務與文件。第三堂課要往後走一步：當活動資料逐漸累積之後，怎麼檢查資料是否完整，怎麼整理成果，怎麼產出 NotebookLM 可以讀懂的資料包，最後怎麼留下下一次承辦人可以沿用的組織記憶。
搭配教材：
本堂課會搭配第二堂實務版教材
第二堂課實務版｜以營隊活動管理中樞為例。
你可以先用這份教材回顧活動建案、報名、場次、簽到、任務總覽、成果檢查與 NotebookLM 資料包的整體流程。
本堂課至少要完成：
- 看懂營隊活動從建案到結案的資料流。
- 使用 08_成果檢查，檢核活動資料是否足夠。
- 判斷哪些資料可以放入 NotebookLM 資料包，哪些只能留在 Drive。
- 用 AI 協助整理缺漏清單與成果報告架構。
- 建立一份可以交接給下一位承辦人的結案資料。
- 思考如何把這套平台改成自己的行政工作流。
成果報告不是從打開 AI 開始，而是從檢查資料開始。資料有多少，成果就寫多少；資料不足，就標記待補。
二、第二堂課到第三堂課的銜接
第二堂課重點是「把活動建起來」，第三堂課重點是「把活動收回來」。
第二堂課讓活動「跑起來」，第三堂課讓活動「收得回來」。
第二堂課完成
- 建立營隊活動管理中樞。
- 建立活動清單與場次設定。
- 建立活動資料包與報名表單。
- 產生研習用假資料或正式報名資料。
- 建立場次簽到資料。
- 更新任務總覽、行政文件與通知資料。
- 匯出初步 NotebookLM 資料包。
第三堂課處理
- 活動資料是否完整。
- 簽到、回饋、成果、照片是否足夠。
- 哪些資料可以交給 AI 整理。
- 哪些資料不能放入 NotebookLM。
- 成果報告如何先有架構，再寫初稿。
- 結案交接表如何讓下一次承辦人看得懂。
- 平台欄位與流程如何回頭修正。
學員視角
你可以先把自己當成一位營隊承辦人，從 01_活動清單選一筆活動，檢查它目前走到哪個階段，再判斷它是否已經能結案。
三、營隊管理平台的資料流
活動新增表單
↓
活動清單
↓
活動資料包
↓
場次設定
↓
報名表單與報名資料
↓
場次簽到與回饋
↓
任務總覽與文件清單
↓
成果檢查表
↓
NotebookLM 資料包
↓
AI 輔助成果整理
↓
結案交接與下次沿用
這條流程不是要讓你記住所有按鈕，而是讓你看懂一件事：活動資料如果一開始就有結構，後面的成果報告、檢討、交接與下次沿用，就不會每次都重新開始。
| 觀念 | 在平台中對應到什麼 | 第三堂課要做什麼 |
|---|---|---|
| 活動完成不等於專案結案 | 報名、簽到、成果、回饋、文件、交接都要回到同一筆活動紀錄。 | 檢查活動是否只是辦完，還是已經能交接。 |
| 成果報告不是從寫作開始 | 08_成果檢查先盤點資料狀態與可用性。 | 先標記已完成、待補、需去識別化、不可使用。 |
| 組織記憶不是存很多檔案 | 06_文件清單、09_NotebookLM匯出與結案交接表。 | 讓下一次承辦人知道資料在哪裡、流程怎麼跑、哪裡容易出錯。 |
| NotebookLM 不是資料垃圾桶 | 09_NotebookLM匯出只整理乾淨、去識別化、可查詢的活動脈絡。 | 把完整名冊、聯絡方式、核銷敏感資料留在 Drive 權限控管。 |
四、平台中的工作表與學習重點
這張表不是程式欄位說明，而是你理解平台的地圖。第三堂課要看的不是每個按鈕，而是每張表在結案時扮演什麼角色。
| 工作表 | 在平台中的角色 | 第三堂課要看什麼 |
|---|---|---|
| 00_中控台 | 操作入口與狀態總覽 | 目前活動流程走到哪裡。 |
| 01_活動清單 | 活動主檔 | 活動基本資料、資料夾連結、成果檢查表連結、NotebookLM 資料包連結。 |
| 02_場次設定 | 多日或多場次活動設定 | 場次是否完整、是否需要逐場成果。 |
| 03_報名資料 | 學員或學生報名資料 | 統計可用，不要直接丟個資給 AI。 |
| 04_場次簽到 | 出席與時數紀錄 | 是否有足夠執行證據。 |
| 05_任務總覽 | 承辦人每日檢查表 | 哪些任務完成、哪些卡住。 |
| 05_任務追蹤 | 工作分解與責任流 | 下次流程是否需要調整。 |
| 06_文件清單 | 活動文件索引 | 哪些文件可作成果佐證。 |
| 07_通知管理 | 通知對象與通知狀態 | 是否完成必要通知。 |
| 08_成果檢查 | 成果資料盤點 | 第三堂課核心操作。 |
| 09_NotebookLM匯出 | AI 知識包索引 | 判斷哪些資料可給 AI 使用。 |
| 10_系統設定 | 系統參數 | 正式使用前要改成自己的環境。 |
五、第三堂課 120 分鐘流程
| 時間 | 單元 | 學員要做的事 | 完成證據 |
|---|---|---|---|
| 0-10 分 | 回顧平台流程 | 回顧第二堂課建立的活動清單、資料包、報名、場次與簽到。 | 能說出活動資料從哪裡來。 |
| 10-25 分 | 看懂成果結案 | 判斷活動完成、資料完成、成果完成、結案完成的差異。 | 能指出一個營隊尚未結案的原因。 |
| 25-40 分 | 檢查成果檢查表 | 開啟 08_成果檢查，確認成果項目、檔案連結、個資與 NotebookLM 可用性。 | 完成至少 8 項檢查。 |
| 40-55 分 | 檢查簽到與報名資料 | 查看 03_報名資料、04_場次簽到，確認哪些資料只能統計使用。 | 完成一份資料使用判斷。 |
| 55-70 分 | 整理 NotebookLM 資料包 | 查看 09_NotebookLM匯出，判斷哪些區塊可以納入。 | 完成 NotebookLM 資料包檢核。 |
| 70-85 分 | AI 輔助缺漏分析 | 使用去識別化資料，請 AI 協助找出成果報告前缺少哪些證據。 | 產出缺漏清單。 |
| 85-100 分 | 成果報告架構 | 請 AI 先產生報告架構，不直接生成全文。 | 產出含資料佐證欄位的成果架構。 |
| 100-110 分 | 結案交接表 | 整理本次順利事項、問題、下次建議、可沿用範本。 | 完成結案交接表。 |
| 110-120 分 | 回到自己的工作流 | 討論如果換成自己學校活動，要改哪些欄位、表單與流程。 | 寫出 3 個要客製化的地方。 |
課堂原則：先檢核，再生成。資料不足時，正確做法是標記待補，而不是讓 AI 補故事。
六、成果檢查表：不要急著寫報告
08_成果檢查不是成果報告本身，它是寫成果報告前的資料盤點。你要先確認資料是否存在、是否能用、是否需要去識別化，以及誰負責補資料。
| 檢查項目 | 你要判斷什麼 | 建議處理 |
|---|---|---|
| 活動成果摘要 | 是否已整理活動目標、流程、成果與問題。 | 不足就先標記待補。 |
| 照片或成果資料連結 | 是否能找到佐證檔案，是否有照片說明。 | NotebookLM 建議放照片說明，不直接放未授權照片。 |
| 學生或學員個資 | 是否含姓名、電話、Email、身分資料或特殊需求。 | 留在 Drive 權限控管，不直接給 AI。 |
| NotebookLM 可用性 | 資料是否已整理、去識別化、可閱讀。 | 可用、需處理、不可使用三類標記清楚。 |
| 負責人 | 缺漏資料由誰補，誰確認。 | 補上承辦人、協辦人或資料提供者。 |
| 活動計畫與通知 | 是否能支撐活動背景與目標。 | 公開版通知可作成果佐證。 |
| 報名、簽到、回饋統計 | 是否可用統計方式說明參與情形。 | 統計可用，原始個資不給 AI。 |
| 不適合 AI 使用的資料 | 核銷、收費、保險、特殊個案、未授權照片。 | 標記不可匯出，只保留在校內 Drive。 |
承辦人仍要確認：個資、核銷、保險、安全、收費、照片授權與正式成果送出，都不能交給 AI 自動決定。
七、NotebookLM 資料包：哪些可以放，哪些不該放
NotebookLM 的價值在於讓活動脈絡可以被查詢、摘要與回看，不是把所有資料都丟進去。Drive 保存完整資料；NotebookLM 只讀整理過、去識別化、適合查詢的知識資料。
可以放入
- 活動目標、活動流程。
- 場次名稱與主題。
- 去識別化報名統計與簽到統計。
- 活動照片說明。
- 成果摘要、公開版通知。
- 去識別化回饋摘要、下次建議。
應先處理再放入
- 學生或學員名冊。
- 聯絡方式、家長資料。
- 照片中可識別學生的說明。
- 特殊需求、個別回饋文字。
- 簽到紀錄、收費與核銷明細。
不建議放入
- 身分證字號、電話、個人 Email。
- 未去識別化學生名冊。
- 輔導或特殊個案資料。
- 採購與核銷敏感資料。
- 未確認授權的照片。
- 任何不適合外部 AI 工具處理的資料。
NotebookLM 建議查詢問題
請整理本次營隊活動的活動目標、執行流程與成果重點。 如果下一次承辦人要辦同類型營隊，應該優先注意哪些事情？ 請根據結案交接表，整理活動前一個月、前兩週、前三天、活動後一週的待辦事項。 本次活動有哪些資料缺漏？下次應該如何改善資料收集流程？ 請整理一份給主任看的成果摘要，限 300 字。
八、AI 提示詞範本
以下提示詞可以用於 Gemini、ChatGPT 或其他生成式 AI 工具。使用前請先貼入去識別化資料，避免輸入學生個資、聯絡方式、特殊需求、核銷敏感資料或未授權照片內容。
Prompt 1：營隊成果資料缺漏檢查
你是一位協助學校整理營隊活動成果的行政助理。 請根據以下去識別化資料，協助我檢查成果報告前還缺少哪些佐證。 請用表格輸出： 1. 已有資料 2. 可能缺少的資料 3. 缺少資料會影響成果報告哪一段 4. 建議由誰補資料 5. 是否可以先用「待補」標記 限制： - 不要自行編造不存在的成果。 - 不要加入資料中沒有提到的人數、日期、場次或成效。 - 如果資料不足，請明確寫「資料不足，需承辦人確認」。 - 不要輸出學生個資。 以下是資料： 【貼上 08_成果檢查與 09_NotebookLM匯出中的去識別化摘要】
Prompt 2：營隊成果報告架構
請根據以下營隊活動資料，先產出「成果報告架構」，不要直接寫完整報告。 請每一段都加入： - 段落目的 - 可使用的資料佐證 - 目前缺少的資料 - 建議補充內容 成果報告段落請包含： 1. 活動背景 2. 活動目標 3. 辦理時間與地點 4. 參與對象與人數統計 5. 場次與課程內容 6. 執行流程 7. 學習成果或活動亮點 8. 回饋摘要 9. 問題與修正 10. 後續建議 11. 附件資料 以下是資料： 【貼上營隊活動去識別化資料摘要】
Prompt 3：營隊成果報告初稿
請將以下成果報告架構與佐證資料，整理成一份營隊成果報告初稿。 寫作要求： - 語氣正式、清楚，適合校內行政成果文件。 - 所有具體數字、日期、地點、場次都只能使用資料中已提供的內容。 - 對於資料不足處，請用【待補：需要補什麼】標記。 - 不要加入資料中沒有提到的成效。 - 最後列出「承辦人查核清單」。 以下是成果架構與佐證資料： 【貼上成果報告架構與資料】
Prompt 4：NotebookLM 匯入前檢查
你是一位協助學校整理 AI 知識包的資料檢核助理。 請根據以下資料區塊，協助我判斷哪些資料適合放入 NotebookLM，哪些需要先去識別化，哪些不建議放入。 請用表格輸出： 1. 資料區塊 2. 是否適合放入 NotebookLM 3. 需要先處理的地方 4. 風險提醒 5. 建議處理方式 判斷原則： - 可以放入活動目標、流程、場次摘要、統計結果、公開通知、去識別化回饋。 - 個資、聯絡方式、學生名冊、特殊需求、核銷敏感資料不應直接放入。 - 如果無法判斷，請標記「需承辦人確認」。 以下是資料： 【貼上 09_NotebookLM匯出資料區塊】
Prompt 5：結案交接與下次沿用
你是一位協助學校建立活動交接資料的行政顧問。 請根據以下營隊活動紀錄、缺漏清單與成果摘要，整理一份「下次承辦人可用」的結案交接表。 請用表格輸出： 1. 本次已完成事項 2. 本次順利的做法 3. 本次遇到的問題 4. 下次建議提前處理的事項 5. 可沿用的文件或範本 6. 需要修正的平台欄位或流程 7. 交接給下次承辦人的提醒 限制： - 不要只寫空泛建議。 - 每一項建議都要對應到本次活動資料。 - 如果資料不足，請標記「需承辦人補充」。 - 語氣要像行政交接文件，不要像宣傳文案。 以下是資料： 【貼上活動紀錄、缺漏清單與成果摘要】
九、營隊管理平台結案任務包
| 任務 | 學員要做的事 | 使用平台資料 | 完成證據 |
|---|---|---|---|
| 任務 1：確認活動狀態 | 從 01_活動清單選取一筆活動，確認資料包與場次是否建立。 | 01_活動清單、02_場次設定 | 能說明活動目前走到哪一步。 |
| 任務 2：檢查報名與簽到 | 檢查報名統計、場次簽到與出席率。 | 03_報名資料、04_場次簽到 | 完成資料使用判斷。 |
| 任務 3：完成成果檢查 | 填寫或修正 08_成果檢查。 | 08_成果檢查、06_文件清單 | 至少完成 8 項成果檢查。 |
| 任務 4：整理 NotebookLM 資料包 | 判斷哪些資料納入 09_NotebookLM匯出。 | 09_NotebookLM匯出 | 完成資料包檢核。 |
| 任務 5：AI 缺漏分析 | 用去識別化資料請 AI 找缺漏。 | 成果檢查表、NotebookLM 摘要 | 產出缺漏清單。 |
| 任務 6：成果報告架構 | 先產生報告架構，不直接寫全文。 | 缺漏清單、成果摘要 | 產出含佐證欄位的架構。 |
| 任務 7：結案交接 | 整理下次承辦人可用的交接表。 | 任務總覽、文件清單、成果檢查 | 完成結案交接表。 |
| 任務 8：改成自己的流程 | 寫下自己學校活動要改的欄位與流程。 | 整套平台 | 寫出至少 3 項客製化方向。 |
最低成功標準：即使課堂中沒有完整真實活動資料，也至少要完成「成果檢查、NotebookLM 資料包判斷、缺漏清單、成果報告架構、結案交接」五項。成果報告全文可以作為延伸任務。
十、從營隊平台回到自己的行政工作流
這套營隊管理平台不是要你照抄，而是提供一個可以拆解的行政流程樣本。平台跑完之後，真正重要的是你看得懂流程，也知道哪裡要改成自己的做法。
你可以回頭思考：我的活動是否需要報名？是否有多日、多場次、部分場次報名？是否需要逐場簽到？是否需要收費、家長同意書、保險、交通或採購？哪些文件每次都會重複產生？哪些資料最後要進成果報告？哪些資料可以給 AI，哪些資料只能留在校內 Drive？下一次承辦人最需要知道的是什麼？
| 思考問題 | 我的活動需要嗎 | 如果需要，平台要怎麼改 |
|---|---|---|
| 是否需要報名表單 | 是／否 | 增減報名欄位。 |
| 是否需要多場次管理 | 是／否 | 調整 02_場次設定。 |
| 是否需要逐場簽到 | 是／否 | 調整 04_場次簽到。 |
| 是否需要收費管理 | 是／否 | 增加費用與繳費狀態欄位。 |
| 是否需要家長同意書 | 是／否 | 調整文件模板。 |
| 是否需要成果繳交 | 是／否 | 增加成果收件欄位。 |
| 是否要匯出 NotebookLM | 是／否 | 調整可匯出資料區塊。 |
| 是否要產出成果報告 | 是／否 | 調整成果報告範本。 |
| 是否需要交接表 | 是／否 | 增加結案交接欄位。 |
真正帶得走的，不是這份 Apps Script 本身，而是你知道一個行政流程可以怎麼被拆開、整理、檢核、再組合。當你知道每個表單、欄位、資料夾與文件在流程中的位置，就能把這套營隊平台改成自己的活動管理方式。
十一、課後帶走的產出
成果檢查紀錄
NotebookLM 資料包判斷
AI 缺漏清單
成果報告架構
結案交接表
3 項客製化方向
這些產出會成為第四堂課「大型行政專案整合管理共作與制度化」的前置材料。第四堂課會把個別活動的經驗，整理成多人共作、可移植、可制度化的學校行政流程。