第四堂課｜校慶運動會行政專案共作

頁面目錄： 今天要完成什麼操作地圖 Apps Script installer 雲端硬碟權限四堂課怎麼接起來大型活動怎麼看分組角色卡課堂流程 WBS 拆解 AI 協助 WBS 共作 Sheet 完整填寫範例確認與通知模板包範例任務離開前檢查

一、今天要完成什麼

今天不是單純討論「校慶運動會怎麼辦」，而是練習把一個大型活動整理成可以分工、可以追蹤、可以結案、可以交接的行政專案。

本堂課的目標：把校慶運動會從「很多人各做各的事」整理成「一套學校可以重複使用的工作流模板」。

今天操作地圖

建立共作環境 ↓ 設定雲端硬碟權限 ↓ 用 AI 拆 WBS 初稿 ↓ 各組填寫任務、責任、依賴與風險 ↓ 行政總控組確認任務與聯絡人 ↓ 寄送確認通知或排入共同日曆 ↓ 整理空白範本與範例範本 ↓ 帶回學校套用到下一個大型活動

1. 拆任務

把典禮、競賽、場地、安全、宣傳、成果拆成 WBS 任務。

2. 分責任

用 RACI 釐清主責、協辦、審核與需通知對象。

3. 找風險

提前找出天候、場地、動線、醫護、人力與通知風險。

4. 留模板

把本次共作成果整理成下次可以沿用的空白版與範例版。

你會帶走的成果

校慶運動會 WBS RACI 責任矩陣任務依賴與里程碑風險與備案表成果資料檢核 AI WBS 提示詞空白／範例模板包

二、先建立共作環境

第四堂課有專屬 Apps Script installer。它不是要你學程式，而是幫全班快速建立同一套共作資料夾、總控表與模板包，讓課堂時間用在判斷任務、責任、依賴與風險。

安裝器入口：開啟第四堂課校慶運動會共作環境 Apps Script 安裝器

安裝器會建立什麼

項目	用途
校慶運動會共作主資料夾	作為所有文件、表格、成果與模板的總入口。
分組資料夾	行政總控、典禮流程、競賽活動、場地安全、宣傳溝通、成果結案分開整理。
共作總控 Sheet	集中管理 WBS、RACI、風險、溝通、成果檢核與 Dashboard。
AI 提示詞文件	提供 WBS 拆解、缺漏檢查、風險摘要與會議準備提示詞。
空白版與範例版模板包	範例版用來複習，空白版用來回校套用。

操作順序

建立 Google Drive 總資料夾 ↓ 打開第四堂 installer ↓ 填入資料夾 ID、活動名稱、活動日期、學校名稱 ↓ 產生 Apps Script 程式碼 ↓ 貼到新的 Apps Script 專案 ↓ 執行 testDriveFolder ↓ 執行 setupSchoolEventWorkspace ↓ 打開共作總控 Sheet 開始填表

三、雲端硬碟權限怎麼設計

跨處室共作時，真正的問題不只是「有沒有資料夾」，而是誰可以看、誰可以改、誰可以分享，以及哪些資料不能放進共作區。

建議原則：校慶運動會資料夾要能共作，但不要整包開放所有人編輯。共作權限要分層，個資與正式模板要保護。

優先使用共用雲端硬碟

做法	建議	原因
最佳做法	放在學校或處室的共用雲端硬碟。	檔案屬於組織，不會因個人帳號調職、離職或權限異動而失聯。
可接受做法	由處室共用帳號或承辦主管建立根資料夾。	比個人承辦帳號穩定，但仍要注意帳號管理與交接。
不建議	由單一個人的個人雲端硬碟建立全部資料。	交接風險高，也容易發生資料散落或權限失控。

根資料夾權限建議

角色	建議權限	適合對象
專案管理者	管理員或編輯者	校長、主任、總召、主要承辦組長。
各組承辦	編輯者	行政總控、典禮、競賽、場地、安全、宣傳、成果等小組負責人。
一般教師與導師	檢視者或註解者	需要看流程、賽程、通知與工作提醒的人。
外部人員	只分享特定文件	家長會、志工、廠商、攝影或外部支援人員。

各資料夾權限建議

資料夾	建議權限	注意事項
00_模板索引與使用說明	所有參與者可檢視，管理者可編輯。	這是共作入口，內容要穩定，不要讓每個人都能改。
01_行政總控組	核心行政人員可編輯，其他人檢視。	總控表、里程碑、會議決議與變更紀錄放這裡。
02_典禮流程組、03_競賽活動組、04_場地安全組、05_宣傳溝通組	對應小組可編輯，其他組視需要檢視。	避免所有人都能修改所有組別資料，降低誤改風險。
06_成果結案組	成果結案組與核心行政可編輯，其他人視需要檢視。	成果照片、回饋與紀錄可能涉及個資，要比一般資料夾更謹慎。
07_會議紀錄與變更紀錄	核心行政可編輯，各組可檢視。	會議決議與異動紀錄是正式依據，避免多人同時改動造成版本混亂。
08_AI檢核與摘要	核心行政與需要操作 AI 的人可編輯。	只放去識別化資料，不放學生名冊、家長聯絡方式、照片原檔。
09_空白範本與範例範本	管理者可編輯，其他人檢視。	模板要防誤改；要使用時請複製一份，不要直接改原始模板。

AI 與個資的資料隔離

可以放進 AI 摘要區

去識別化任務、風險、會議決議、流程缺漏、成果摘要、下次修正建議。

不要貼給 AI

學生名冊、家長聯絡方式、可識別照片、特殊個案資料、未公開的人事或採購資訊。

操作口訣：共作資料夾給需要共作的人；模板資料夾只給少數人改；外部人員只給單一文件；AI 只看去識別化摘要。

四、四堂課怎麼接起來

前三堂課各自處理一段行政工作流；第四堂課把它們串成一個大型活動的完整流程。

堂次	你已經學過的能力	今天怎麼用在校慶運動會
第一堂	把行政任務建案，建立索引、責任、期限與資料夾。	把校慶運動會建立成一個正式行政專案，而不是臨時待辦。
第二堂	把活動拆成規劃、通知、執行、成果與結案的生命週期。	把校慶運動會拆成典禮、競賽、場地、宣傳與成果等工作模組。
第三堂	整理成果資料、結案交接、組織記憶與 AI 缺漏檢查。	讓校慶運動會辦完後留下成果、檢討與下次可沿用的模板。
第四堂	整合前三堂，做成大型行政專案模板。	完成一套回校可用的校慶運動會共作系統。

這一系列課程的總價值：讓學校行政從「靠個人經驗與記憶」轉成「靠流程、表格、資料夾、AI 檢核與模板交接」。

五、用大型專案的角度看校慶運動會

校慶運動會不是單一活動，而是多組別、多任務、多期限、多風險一起運作的大型行政專案。

你會看到的問題	專案管理做法	課堂中怎麼處理
工作很多，容易漏。	WBS 工作分解。	先拆工作包，再拆具體任務。
每件事都有人參與，但不一定有人負責。	RACI 責任矩陣。	每項任務都要填主責、協辦、審核、需通知。
有些任務會卡住後面的任務。	任務依賴與里程碑。	找出前置任務，例如場配圖、賽程表、家長通知。
天候、動線、安全與人力都可能變動。	風險管理。	填寫可能風險、預防措施與備案。
辦完活動後資料散落。	成果檢核與結案交接。	事前指定成果回收項目，事後整理模板修正。

分組角色卡

分組後，每一組不需要負責整個校慶運動會，而是先把自己角色範圍內的任務拆清楚，再交給行政總控組彙整。

角色	今天主要負責	至少要產出
行政總控組	總控表、會議、分工、變更、通知狀態。	專案總覽、任務確認清單、需決策事項。
典禮流程組	開閉幕、表演、頒獎、主持、進退場。	典禮 WBS、流程交付成果、需協調對象。
競賽活動組	賽程、裁判、成績、檢錄、頒獎銜接。	競賽 WBS、前置任務、裁判與成績風險。
場地安全組	場配、器材、醫護、雨天備案、動線。	場地安全 WBS、風險與備案、需通知對象。
宣傳溝通組	家長通知、志工通知、校網公告、社群成果。	分眾溝通清單、通知時程、公告注意事項。
成果結案組	照片、紀錄、成果報告、檢討、模板修正。	成果檢核表、結案交接項目、下次修正建議。

六、120 分鐘課堂流程

時間	你要做的事	完成標準
0-10 分	回顧前三堂課的建案、活動流程與成果結案。	知道今天要把前三堂串成一套大型活動模板。
10-25 分	認識校慶運動會案例與共作環境。	知道共作 Sheet 在哪裡、每個分頁要填什麼。
25-45 分	用 AI 產生或檢查 WBS 初稿。	每組至少完成一組工作包與任務清單。
45-65 分	補上 RACI 責任分工。	每項任務至少有主責與需通知對象。
65-85 分	填寫前置任務、里程碑、風險與備案。	能指出哪些任務會影響後續進度。
85-105 分	用 AI 協助做缺漏與風險檢查。	整理出需要補資料、需決策、需通知的事項。
105-120 分	整理模板包與離開前檢查。	知道回校後可複製哪一份空白模板。

七、WBS：先把大活動拆成可執行任務

WBS 的目的不是列出所有想得到的待辦，而是把大型活動拆成可以分工、可以檢查、可以交付成果的任務。

第一層工作包

行政總控典禮流程競賽活動場地安全宣傳溝通成果結案

一個任務至少要填這些欄位

欄位	填寫重點
任務名稱	用可以執行的動詞描述，例如「完成場地配置圖」，不要只寫「場地」。
主要交付成果	這個任務完成後會留下什麼，例如流程表、賽程表、通知文件、檢核清單。
主責與協辦	主責是最後要追蹤的人，協辦是需要一起完成的人。
前置任務	這件事開始前，必須先完成什麼。
風險與備案	如果沒有準時完成，會影響什麼；如果出狀況，怎麼處理。

八、如何利用 AI 進行 WBS 拆解

AI 可以幫你快速產生初稿、檢查缺漏、提醒風險，但不能直接替學校決定正式分工。AI 是輔助工具，不是最後決策者。

使用 AI 拆 WBS 的原則：先給情境，再請它分層；先產初稿，再由人修正；先拆任務，再補責任、依賴、風險與成果。

AI WBS 拆解流程

輸入活動脈絡 ↓ AI 產生第一層工作包 ↓ AI 依工作包拆第二層任務 ↓ 你刪除不適用任務、補上校內特殊任務 ↓ AI 協助檢查缺漏、重複與分類錯誤 ↓ AI 協助補交付成果、前置任務、風險與需通知對象 ↓ 整理進 WBS 任務總控表

提示詞 1：產生 WBS 初稿

你是一位熟悉國中小學校行政與大型活動籌備的主任助理。
請協助我為「國中小校慶運動會」建立 WBS 工作分解初稿。

活動條件：
- 活動包含校慶典禮與運動會競賽。
- 參與對象包含學生、導師、行政處室、家長、志工、來賓與廠商。
- 需要處理典禮、競賽、場地、安全、醫護、家長通知、志工、成果紀錄與結案交接。
- 請以學校行政可執行的任務為單位，不要只列抽象概念。

請用表格輸出：
1. 第一層工作包
2. 第二層任務
3. 任務說明
4. 主要交付成果
5. 建議負責單位

限制：
- 不要假設學校一定有特定單位名稱，若不確定請用「可由學校自行指定」。
- 不要加入需要個資的學生名冊內容。
- 若任務需要校內確認，請標示「需校內確認」。

提示詞 2：檢查 WBS 缺漏

以下是我目前的校慶運動會 WBS 任務表。
請幫我檢查是否有缺漏、重複、分類錯誤或任務太抽象的地方。

請用表格輸出：
1. 問題類型：缺漏／重複／分類錯誤／太抽象／需拆細
2. 原任務或缺漏位置
3. 建議修正
4. 修正理由
5. 是否需要校內窗口確認

請特別檢查：
- 典禮流程
- 競賽活動
- 場地與器材
- 安全與醫護
- 家長與志工溝通
- 成果資料回收
- 結案交接與模板修正

以下是 WBS：
【貼上目前 WBS 任務表】

提示詞 3：補責任、依賴與風險

請根據以下校慶運動會 WBS 任務表，協助補上專案管理欄位。

請輸出欄位：
1. 任務編號
2. 任務名稱
3. 建議主責
4. 建議協辦
5. 需審核者
6. 需通知對象
7. 前置任務
8. 可能風險
9. 預防措施
10. 主要交付成果

限制：
- 若責任歸屬需要校內決定，請寫「需校內指定」。
- 不要自行假設具體人名。
- 不要把 AI 建議當成正式分工，請保留人工確認標記。

以下是 WBS：
【貼上 WBS 任務表】

AI 產出後，你一定要人工確認

檢查項目	你要確認什麼
校內權責	主責、協辦、審核與需通知對象是否符合你們學校分工。
實際時程	是否避開考週、補課、校內會議、場地租借與長官行程。
安全與規範	校安、保險、採購、交通、醫護與場地規範是否需要主管確認。
個資與照片	不要把可識別學生、家庭或照片授權資料直接貼給 AI。
學校規模	AI 產出的任務是否過多、過少，是否適合你們學校。

九、共作 Sheet 怎麼填

共作 Sheet 是今天的操作中心。你不需要記住所有專案管理名詞，只要把資料填進正確分頁，就能形成一份可追蹤的專案總控表。

分頁	你要填什麼	為什麼重要
專案總覽	活動名稱、日期、總召、主要里程碑、資料夾連結。	讓所有人知道共同入口在哪裡。
WBS任務總控	任務、交付成果、主責、截止日、狀態。	避免待辦散落在不同訊息或個人筆記。
RACI責任矩陣	執行、負責、諮詢、通知對象。	降低「大家以為有人會做」的模糊地帶。
任務依賴與里程碑	前置任務、阻塞點、關鍵日期。	找出會卡住整體進度的任務。
風險與備案	風險、影響、預防措施、備案。	提前處理活動當天最容易出錯的部分。
成果資料檢核	照片、成績、會議紀錄、回饋、成果報告。	活動結束後才能順利交接與產出成果。
模板修正清單	本次發現的問題與下次要修正的欄位。	把一次活動的經驗變成下一次的制度。
AI摘要資料	去識別化後可貼給 AI 的任務、風險、成果摘要。	讓 AI 檢核有乾淨資料，也避免個資外流。

完整填寫範例：SA-001 完成場地配置圖

以下是一筆完整任務範例，呈現 WBS、RACI、風險、通知與日曆如何串起來。各組填表時，可以用這一列當作參考格式。

欄位	範例填寫
任務編號	SA-001
第一層工作包	場地安全
任務名稱	完成校慶運動會場地配置圖
主要交付成果	場配圖、家長區位置、醫護站位置、進退場動線、雨天備案位置。
主責	總務主任或場地安全組召集人。
協辦	學務處、體育組、導師代表、家長會或志工代表。
需審核者	校長或學務主任。
需通知對象	各處室、導師、家長會、志工、宣傳溝通組。
前置任務	典禮流程初稿、賽程表初稿、家長區需求、器材需求。
可能風險	場配太晚定案，導致帳篷、音響、水電、動線與通知延誤。
預防措施	活動前 30 天完成第一版場配圖，活動前 14 天完成確認版。
聯絡人Email	填入場地安全組正式工作信箱。
通知方式	Email+Calendar
確認狀態	已確認後，才寄信與建立共同日曆。

任務狀態建議

未開始
進行中
待確認
已完成
延遲
取消
不適用

風險等級建議

低
中
高
極高
需立即處理

十、任務確認後如何通知與排入日曆

跨處室共作時，填完工作表還不夠。每一組要留下可聯絡的 Email，任務確認後，行政總控組或指定窗口才能把確認事項寄給相關人員，或排入共同日曆。

重要原則：不建議「一填表就自動寄信」。比較穩定的做法是：各組先填資料，行政總控組確認任務內容，再由行政總控組或指定窗口執行寄信或建立日曆事件。

建議新增兩個分頁

分頁	誰填	用途
聯絡人與通知設定	各組召集人或行政總控組。	填入組別、聯絡人、Email、是否接收通知、是否加入日曆。
任務確認與通知	行政總控組彙整，各組確認。	列出已確認任務、聯絡人 Email、截止日、通知方式、通知狀態與日曆狀態。

建議流程

各組填寫 WBS 任務 ↓ 各組在「聯絡人與通知設定」填聯絡人 Email ↓ 行政總控組確認任務名稱、主責、截止日與通知對象 ↓ 任務確認狀態改為「已確認」 ↓ 行政總控組或指定窗口執行寄信通知或建立共同日曆事件 ↓ 通知狀態改為「已寄送」；日曆狀態改為「已建立」

欄位建議

欄位	填寫方式	提醒
聯絡人Email	填入校內帳號或正式工作信箱。	避免填私人信箱，除非學校允許。
確認狀態	待確認／已確認／暫緩／取消。	只有「已確認」才適合寄信或建立日曆。
通知方式	Email／Calendar／Email+Calendar。	不是每一項任務都需要寄信與排日曆。
截止日	填入任務真正要完成的日期。	排日曆前要確認日期不是暫定。
通知內容	寫清楚任務、期限、資料夾連結與需要回覆的事項。	通知內容不要放學生個資或未公開資訊。

操作提醒：通知與日曆功能應由行政總控組或指定窗口統一執行，避免重複通知、誤寄，或在任務尚未定稿前建立日曆事件。

十一、模板包：把今天的成果帶回學校

模板包是本堂課的最終成果。它不是一份表格，而是一組可以支援建案、共作、追蹤、結案與下次修正的資料夾與文件。

模板包有兩種版本

版本	用途	你可以怎麼用
範例範本	保留課堂中的校慶運動會範例任務、風險與分工。	研習後複習、校內分享、向主任或同仁說明導入方式。
空白範本	保留欄位、分頁與提示文字，不填入課堂資料。	回校後複製一份，套用到下一次校慶、運動會或大型成果發表。

建議資料夾結構

國中小校慶運動會_行政專案模板包/
├─ 00_模板索引與使用說明
├─ 01_行政總控組
├─ 02_典禮流程組
├─ 03_競賽活動組
├─ 04_場地安全組
├─ 05_宣傳溝通組
├─ 06_成果結案組
├─ 07_會議紀錄與變更紀錄
├─ 08_AI檢核與摘要
└─ 09_空白範本與範例範本

十二、校慶運動會任務範例

以下資料可以作為課堂練習起點。實際使用時，請依學校規模、活動型態與處室分工修正。

任務編號	模組	任務名稱	交付成果	主要風險
SE-001	行政總控	建立校慶運動會專案總控表	總控表與資料夾連結	欄位不一致，後續資料難整合。
SE-002	行政總控	召開第一次籌備會議	會議紀錄與分工決議	只討論不決議，任務無主責。
CE-001	典禮流程	規劃開幕典禮流程	典禮流程表	流程過長影響競賽時間。
CE-002	典禮流程	確認表演與頒獎順序	表演與頒獎清單	名單太晚確認，主持稿與流程延誤。
SP-001	競賽活動	建立運動會賽程表	賽程表	賽程衝突、裁判不足。
SP-002	競賽活動	安排裁判與成績紀錄	裁判分工表、成績紀錄表	人力不足或規則不一致。
SA-001	場地安全	完成場地配置圖	場配圖	場配太晚定案，器材與動線受影響。
SA-002	場地安全	規劃雨天備案與醫護動線	雨天備案、醫護位置圖	天候變化造成臨時改場混亂。
CO-001	宣傳溝通	產出家長通知	家長通知文件	資訊不完整造成家長詢問增加。
CO-002	宣傳溝通	建立志工與工作人員通知	工作人員通知文件	工作資訊不同步，現場支援不到位。
CL-001	成果結案	指定各組照片與紀錄回收項目	成果資料回收清單	活動後照片分散，成果報告缺佐證。
CL-002	成果結案	完成結案交接與模板修正	結案交接表、模板修正清單	只完成活動，沒有留下組織記憶。

十三、離開教室前檢查

請用這份清單確認你今天真的帶走一套可用的行政專案方法，而不只是聽完一個案例。

檢查項目	完成標準
我知道校慶運動會為什麼是大型行政專案。	能說出多組別、多任務、多期限、多風險、多文件的特性。
我知道 WBS 怎麼拆。	能把一個工作包拆成具體任務與交付成果。
我知道 AI 可以怎麼幫忙。	能用 AI 產生 WBS 初稿，並人工檢查權責、時程、個資與適用性。
我知道共作 Sheet 怎麼填。	能在 WBS、RACI、風險、成果檢核中留下具體資料。
我知道模板包怎麼用。	能分辨範例範本與空白範本，並知道回校後要複製哪一份。

最後一句話：今天真正要帶走的不是一份完美的校慶運動會表格，而是一套可以套用到任何大型行政活動的工作方法。