從活動資料到成果報告：AI 輔助專案結案與組織記憶

一、第三堂課課程定位

第三堂課主題為「從活動資料到成果報告：AI 輔助專案結案與組織記憶整理」。本堂課直接延續第二堂課的「五年級校外教學」案例，你將把前一堂建立的活動資料夾、文件範本與日曆節點，轉化為成果報告、結案交接表與下一次可沿用的組織記憶。

第一堂課處理「專案啟動」，第二堂課處理「專案展開」，第三堂課則進入「專案結案」。這一堂不只是 AI 寫作，而是練習成果資料檢核、證據整理、AI 輔助轉化、結案反思與交接保存。

二、第三堂課的學理核心

活動完成與專案結案的差異

三、第三堂課 120 分鐘課程流程

四、行政專案結案知識化模型

資料、資訊、知識與組織記憶

五、成果資料檢核表

第三堂課應建立「先檢核，再生成」的流程，避免 AI 產生缺乏證據支撐的成果敘事。

六、AI 在第三堂課中的角色

AI 不是第三堂課的主角，而是協助行政人員把資料整理成可理解、可檢核、可反思、可交接知識的支援工具。

與 SAIL 方法論的對應

七、你的課堂產出

成果報告架構建議

活動背景
活動目標
執行流程
參與情形
成果亮點
資料佐證
問題與修正
後續建議
附件資料

八、課堂任務包：五年級校外教學結案

這一段是你的操作任務。請依任務順序完成資料檢核、AI 整理、成果初稿與結案交接。

九、AI 提示詞範本

以下提示詞以 Gemini、ChatGPT 或其他生成式 AI 工具都可使用。使用前請先貼入去識別化資料，避免輸入學生個資、聯絡方式、輔導紀錄或不適合公開的內容。

Prompt 1：成果資料缺漏檢查

你是一位熟悉國小行政專案結案的主任助理。
請根據以下「五年級校外教學」資料，協助我檢查成果報告前還缺少哪些佐證。

請用表格輸出：
1. 已有資料
2. 可能缺少的資料
3. 缺少資料會影響成果報告哪一段
4. 建議由誰補資料
5. 是否可以先用「待補」標記

限制：
- 不要自行編造不存在的成果。
- 不要加入資料中沒有提到的人數、日期或成效。
- 若資料不足，請明確寫「資料不足，需人工確認」。

以下是資料：
【貼上去識別化活動資料】

Prompt 2：成果報告架構

請根據以下校外教學資料，先產出「成果報告架構」，不要直接寫完整報告。

請每一段都加入：
- 段落目的
- 可使用的資料佐證
- 目前缺少的資料
- 建議補充內容

成果報告段落請包含：
活動背景、活動目標、辦理時間與地點、參與對象、執行流程、成果亮點、回饋摘要、問題與修正、後續建議、附件清單。

以下是資料：
【貼上活動資料摘要】

Prompt 3：正式成果報告初稿

請將以下成果報告架構與資料，整理成正式成果報告初稿。

寫作要求：
- 語氣正式、清楚，適合校內行政成果文件。
- 所有具體數字、日期、地點都只能使用資料中已提供的內容。
- 對於資料不足處，請用【待補：需要補什麼】標記。
- 最後列出「人工查核清單」。

以下是成果架構與資料：
【貼上成果架構與佐證資料】

Prompt 4：社群貼文或家長版摘要

請把以下校外教學成果報告，改寫成適合學校網站或社群公告的短文。

要求：
- 文字溫暖、簡潔，但不要誇大。
- 不出現學生個資。
- 不描述可辨識單一學生的情節。
- 保留活動目標、學習亮點與感謝對象。
- 字數控制在 250 字以內。

以下是成果報告：
【貼上成果報告初稿】

Prompt 5：結案交接與下次建議

你是一位協助學校建立組織記憶的行政顧問。
請根據以下活動紀錄、缺漏清單與成果摘要，整理一份「下次承辦人可用」的結案交接表。

請用表格輸出：
1. 本次已完成事項
2. 本次順利的做法
3. 本次遇到的問題
4. 下次建議提前處理的事項
5. 可沿用的文件或範本
6. 需要修正的流程

限制：
- 不要只寫空泛建議。
- 每一項建議都要對應到本次活動資料。
- 如果資料不足，請標記「需承辦人補充」。

以下是資料：
【貼上活動紀錄、缺漏清單與成果摘要】

十、成果檢核與結案交接表範本

成果資料檢核表欄位

結案交接表欄位

結案交接表短版範例

活動名稱：五年級校外教學
活動日期：【待補】
承辦人：【待補】
資料夾連結：【貼上連結】

一、本次完成事項
- 已建立校外教學計畫、家長通知、活動資料夾與成果報告初稿。
- 已整理參與資料、活動照片與回饋摘要。

二、本次順利事項
- 第二堂建立的資料夾模板讓資料集中，成果整理時較容易查找。
- Calendar 成果截止提醒有助於避免活動後資料散落。

三、本次問題
- 部分照片缺少文字說明，成果報告引用時需要人工補脈絡。
- 回饋資料若未先設計統一格式，後續摘要會較難整理。

四、下次建議
- 活動前先指定照片紀錄負責人，照片上傳時同步填寫照片說明。
- 回饋表題目應先對應成果報告需要呈現的重點。
- 活動資料夾中的「08_結案檢討與交接」應在活動後一週內完成。

五、可沿用範本
- 家長通知範本
- 成果報告範本
- 成果資料檢核表
- 結案交接表

十一、專案知識庫具體操作

本單元的核心觀念是：Drive 是資料保存處，NotebookLM 是查詢與整理介面。不要把 NotebookLM 當資料夾；真正的檔案、權限、版本與原始資料仍放在 Drive，NotebookLM 只放適合被 AI 讀取、摘要與查詢的去識別化資料。

步驟 1：整理 Drive 專案資料夾

以第二堂建立的「五年級校外教學」資料夾為基礎，先確認原始行政資料集中在固定資料夾中。

五年級校外教學/
├─ 01_校外教學計畫與公文
├─ 02_家長通知與同意書
├─ 03_回收資料與名冊
├─ 04_保險與交通
├─ 05_活動照片與紀錄
├─ 06_回饋與成果
├─ 07_經費與核銷
└─ 08_結案檢討與交接

第三堂課要補強的是最後一層結案資料，建議在「08_結案檢討與交接」中放入：

08_結案檢討與交接/
├─ 成果資料檢核表
├─ 成果報告正式版
├─ AI缺漏檢查紀錄
├─ 結案交接表
├─ 下次承辦提醒
└─ 可沿用範本清單

步驟 2：建立專案知識庫索引文件

在活動資料夾最上層建立一份 Google Docs，命名為：

五年級校外教學_專案知識庫索引

這份索引文件不是成果報告，而是下一次承辦人進入資料夾時的入口。可以使用以下格式：

一、活動基本資料
活動名稱：
活動日期：
承辦人：
參與對象：
資料夾連結：

二、重要文件位置
活動計畫：
家長通知：
名冊與統計：
活動照片：
回饋摘要：
成果報告：
結案交接表：

三、本次成果摘要
1.
2.
3.

四、本次問題與修正
1.
2.
3.

五、下次承辦人請先看
1.
2.
3.

六、NotebookLM 專案知識庫連結
【貼上連結】

步驟 3：判斷哪些資料放 Drive，哪些資料放 NotebookLM

步驟 4：整理 NotebookLM 來源包

不要把整個資料夾丟進 NotebookLM。請先整理 4 到 6 份乾淨文件，再加入 NotebookLM。

1. 五年級校外教學_活動計畫摘要
2. 五年級校外教學_活動流程與時程
3. 五年級校外教學_照片說明與活動紀錄
4. 五年級校外教學_回饋統計摘要
5. 五年級校外教學_成果報告
6. 五年級校外教學_結案交接表

這些文件都應先去識別化，保留活動流程、成果、問題與下次建議，不保留可辨識個人的敏感資料。

步驟 5：建立 NotebookLM 筆記本

NotebookLM 筆記本命名建議：

115_五年級校外教學_專案知識庫

加入來源時，只加入前一步整理好的乾淨文件。建立完成後，將 NotebookLM 連結貼回「五年級校外教學_專案知識庫索引」。

步驟 6：查詢問題範例

你可以用以下問題查詢「下一次承辦人如何查詢組織記憶」。

請整理本次五年級校外教學的活動目標、執行流程與成果重點。

如果下一次承辦人要辦同類型活動，應該優先注意哪些事情？

請根據結案交接表，整理下次辦理前一個月、前兩週、前三天、活動後一週的待辦事項。

本次活動有哪些資料缺漏？下次應該如何改善資料收集流程？

請整理一份給主任看的成果摘要，限 300 字。

十二、工具與課程材料規劃

NotebookLM 建議收錄的去識別化來源

活動計畫摘要
活動流程與時程
家長通知文字
活動照片說明
回饋統計摘要
成果報告
結案交接表
下次承辦提醒

不建議放入 NotebookLM 的資料

完整學生名冊
學生聯絡方式
身分證字號或保險資料
完整核銷收據
未授權照片
輔導、特教或健康敏感資料
任何可辨識單一學生或家庭的資料

十三、用 Apps Script 產生結案工具包

第三堂課可以使用 Apps Script，但定位要清楚：它不是本堂課的主角，而是用來快速產生「結案工具包」。你只需要理解工具包如何產生，後續時間應用來填檢核表、使用 AI 做缺漏分析、產出成果架構與完成結案交接。

課堂操作方式

結案工具包建議內容

五年級校外教學_結案工具包/
├─ 五年級校外教學_成果資料檢核表  Google Sheets
├─ 五年級校外教學_結案交接表      Google Docs
├─ 五年級校外教學_AI缺漏檢查文字  Google Docs
└─ 五年級校外教學_專案知識庫索引  Google Docs

工具分級

成果資料檢核表欄位建議

檢核類別
檢核項目
狀態
資料連結
資料可用性
是否含個資
負責人
完成期限
備註

未完成
處理中
已完成
不適用

可直接使用
需去識別化
需補充說明
不可使用

Google Form 進階協作版本

若活動資料來自多位人員，可在課後或第四堂延伸設計「成果資料回報表」。第三堂課不建議把 Form 當主線，避免你把焦點放在表單設計，而不是成果檢核與結案。

Apps Script 雛形

以下程式碼保留為操作參考與課後延伸。正式操作時，可以先看執行結果，不需要在課堂中撰寫完整程式。

/**
 * 第三堂課 Apps Script｜結案工具包雛形
 * 功能：
 * 1. 從活動總表選定一列活動資料
 * 2. 建立成果資料檢核表
 * 3. 複製結案交接文件範本
 * 4. 建立 AI 缺漏檢查文字與專案知識庫索引
 * 5. 將工具包連結寫回活動總表
 */

function createClosurePackageForActiveRow() {
  const config = getConfig_();
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const row = sheet.getActiveRange().getRow();

  if (row <= 1) {
    throw new Error('請選擇一筆活動資料列，不要選標題列。');
  }

  const data = getActivityRowData_(sheet, row, config);
  const checklistSheetUrl = createOutcomeChecklist_(data, config);
  const closureDocUrl = createClosureDoc_(data, config);

  sheet.getRange(row, Number(config.COL_OUTCOME_CHECKLIST_URL || 31)).setValue(checklistSheetUrl);
  sheet.getRange(row, Number(config.COL_CLOSURE_DOC_URL || 32)).setValue(closureDocUrl);
  sheet.getRange(row, Number(config.COL_REPORT_STATUS || 33)).setValue('成果整理中');
  sheet.getRange(row, Number(config.COL_CLOSURE_STATUS || 34)).setValue('結案準備中');
}

function createOutcomeChecklist_(data, config) {
  const ss = SpreadsheetApp.create(`${data.activityName}_成果資料檢核表`);
  const sheet = ss.getActiveSheet();
  sheet.setName('成果檢核');

  const headers = ['檢核類別', '檢核項目', '狀態', '資料連結', '資料可用性', '是否含個資', '負責人', '完成期限', '備註'];
  sheet.getRange(1, 1, 1, headers.length).setValues([headers]);

  const items = [
    ['基礎資料', '活動計畫', '未完成', '', '需補充說明', '否', data.owner, '', ''],
    ['基礎資料', '公文與附件', '未完成', '', '需補充說明', '不確定', data.owner, '', ''],
    ['參與資料', '報名名冊', '未完成', '', '不可使用', '是', data.owner, '', '僅留 Drive，不放 NotebookLM'],
    ['參與資料', '簽到紀錄', '未完成', '', '不可使用', '是', data.owner, '', '僅留 Drive，不放 NotebookLM'],
    ['過程資料', '活動照片', '未完成', '', '需去識別化', '不確定', data.owner, '', 'NotebookLM 建議放照片說明，不直接放照片'],
    ['過程資料', '活動紀錄', '未完成', '', '需補充說明', '不確定', data.owner, '', ''],
    ['回饋資料', '問卷結果或回饋摘要', '未完成', '', '需去識別化', '不確定', data.owner, '', ''],
    ['經費資料', '收據與核銷文件', '未完成', '', '不可使用', '是', data.owner, '', '僅留 Drive，不放 NotebookLM'],
    ['成果資料', '成果報告', '未完成', '', '可直接使用', '否', data.owner, '', ''],
    ['交接資料', '檢討與下次建議', '未完成', '', '可直接使用', '否', data.owner, '', '']
  ];

  sheet.getRange(2, 1, items.length, headers.length).setValues(items);
  sheet.autoResizeColumns(1, headers.length);
  return ss.getUrl();
}

// getConfig_、getActivityRowData_、createClosureDoc_ 可依第二堂課活動總表欄位補齊。

十四、第三堂課應避免的偏差

十五、正式操作路線與彈性路線

進行第三堂課時，請依「標準路線」完成完整操作流程；若帳號、時間或操作程度受限，則改用替代路線。無論採用哪一種路線，核心都不變：先用工具包建立檢核入口，再檢核資料、使用 AI 整理，最後把成果與經驗保存為下一次可交接的組織記憶。

標準操作路線

彈性路線

操作前準備