主任級專案資料夾：
從公文到成果報告
NotebookLM＋Gemini＋Google Workspace 的行政專案工作流
這不是單純教主任「用 AI 寫成果報告」，而是從收到公文開始，把公文、附件、會議紀錄、經費、照片、表單、日曆與成果資料，整理成一個可追蹤、可交接、可再利用的專案資料夾。最後再透過 NotebookLM 與 Gemini，根據完整資料產出報告、明細、簡報與下一次可用的行政經驗。
目錄
一、核心概念：主任的 AI 專案助理
公文不是結束在「下載附件」，而是開始一個專案；成果報告也不是最後才趕工，而是從第一天就開始累積。
傳統做法
- 公文、附件、照片、簽到表散落在不同地方。
- 活動做完才開始找照片、找數字、找憑證。
- 會議有開，但會後待辦容易散掉。
- 計畫結束後，經驗留在承辦人的腦袋裡。
- 下一任承辦人接手時，又從頭摸索一次。
AI 專案資料夾做法
- 每一份公文建立一個專案資料夾。
- 從第一天就把文件、照片、表單、經費與紀錄收進來。
- NotebookLM 變成「這個計畫的行政導師」。
- Gemini 協助轉成公告、檢核表、成果報告與簡報。
- 結案後資料回存，成為下一次辦理的經驗庫。
收到公文→
建立專案資料夾→
Workspace 執行→
NotebookLM 整理脈絡→
Gemini 產出成果→
回存成行政經驗
二、主任行政痛點：AI 要解決的是「工作流」，不是只寫文字
01
資料散落
公文在收文系統、照片在手機、簽到表在紙本、經費在 Excel、會議紀錄在 LINE 或 Word。最後寫成果時，才發現資料都不在同一個地方。
02
期限易漏
來文有回覆期限、採購有時程、表單有截止日、成果有繳交日期。沒有進入 Calendar 或追蹤表，就容易靠記憶硬撐。
03
成果難寫
成果報告常需要辦理依據、目標、執行歷程、照片、經費明細、效益、檢討。活動做完才整理，會變成痛苦的回憶考古。
04
經費難對
公文要求、核定經費、實際支出、收據憑證、採購項目若沒有對應表，最後很難確認是否符合計畫要求。
05
交接困難
行政常換人，但資料留下來不等於經驗留下來。下一任需要的是「可以問的脈絡」，不是只有一堆舊檔案。
06
重複製作
公告、家長通知、會議資料、成果摘要、簡報大綱常常從同一份資料重複改寫。AI 應該協助一份資料多種輸出。
三、工具分工：不是每件事都丟給同一個 AI
| 工具 | 在主任專案中的角色 | 適合處理的事 | 注意事項 |
|---|---|---|---|
| Google Drive | 專案資料倉庫 | 集中公文、附件、照片、表單、報告、經費與歷程資料 | 資料夾命名與權限要先規劃 |
| Google Docs | 正式文件與共編區 | 計畫書、會議紀錄、公告、成果報告、檢討紀錄 | 用標題階層與版本紀錄，避免越改越亂 |
| Google Forms | 收件與回饋入口 | 報名、需求調查、家長同意、活動回饋、設備報修 | 題目設計要能對應成果報告需要的數字 |
| Google Sheets | 名冊、經費與統計表 | 參與名冊、經費明細、物品清單、回饋統計 | 金額與憑證仍需人工確認 |
| Google Calendar | 期限與提醒系統 | 回文期限、採購期限、會議、活動、成果繳交提醒 | 要建立共用日曆或專案日曆，避免只有承辦人知道 |
| NotebookLM | 專案行政導師 | 根據公文、會議、經費、紀錄問答，檢查缺漏，整理脈絡 | 來源品質決定回答品質；重要資料要完整放入 |
| Gemini | 成果生成與轉換助理 | 公告、SOP、檢核表、成果報告、簡報、信件草稿 | 正式文件須由主任確認事實、金額、日期與權責 |
四、專案資料夾標準結構
建議原則：一份公文、一個專案資料夾；一個專案資料夾，最後要能回答「依據是什麼、做了什麼、花了多少、成效如何、下次怎麼辦」。
115_教育優先區計畫_公文到成果
├─ 00_原始公文與附件
│ ├─ 來文PDF
│ ├─ 實施計畫或作業要點
│ └─ 上級機關附件
├─ 01_計畫書與核定資料
│ ├─ 校內計畫草案
│ ├─ 核定公文
│ ├─ 核定經費表
│ └─ 校內簽核資料
├─ 02_時程與會議追蹤
│ ├─ 專案期程表
│ ├─ 會議紀錄
│ ├─ 待辦追蹤表
│ └─ Calendar提醒清單
├─ 03_表單與名冊
│ ├─ 報名表單
│ ├─ 家長同意或調查
│ ├─ 參與名冊
│ └─ 回饋統計
├─ 04_經費與採購資料
│ ├─ 經費明細表
│ ├─ 採購估價單
│ ├─ 收據與憑證
│ └─ 支出對照表
├─ 05_執行照片與活動紀錄
│ ├─ 活動照片
│ ├─ 照片說明表
│ ├─ 活動日誌
│ └─ 異常事件或調整紀錄
├─ 06_成果報告與簡報
│ ├─ 成果報告初稿
│ ├─ 成果簡報
│ ├─ 成果照片版面
│ └─ 對外摘要
└─ 99_檢討與下次改進
├─ 缺漏資料清單
├─ 下次時程建議
├─ 常見問題
└─ 交接說明
命名建議
- 年度＿計畫名稱＿用途
- 115_校外教學_從公文到成果
- 115_運動會_籌備與成果
- 115_數位學習計畫_執行成果
資料夾設計重點
- 00 放依據，04 放經費，05 放佐證，06 放成果，99 放經驗。
- 不要只存檔案，要存「過程紀錄」。
- 最後要能直接匯入 NotebookLM，讓 AI 根據脈絡回答。
五、七階段主任工作流
階段 1
收到公文：先拆任務，不急著做事
主任收到公文後，第一步不是立刻轉知或開會，而是把公文拆成「要求、期限、對象、經費、成果、風險」。
要做的事
- 建立專案資料夾。
- 把公文與附件放入 00_原始公文與附件。
- 用 Gemini 摘要公文。
- 建立第一版待辦清單與期限清單。
產出物
- 公文重點摘要
- 期限與繳交資料清單
- 校內需協調單位
- 可能需要開會討論的事項
請根據以下公文內容，整理成主任可執行的任務清單。
欄位包含：任務、依據、期限、負責單位、需要準備的資料、可能風險、是否需開會討論。
請特別標出：成果報告要求、經費限制、必須繳交附件、容易漏掉的事項。
階段 2
建立專案期程：把期限放進 Calendar
AI 整理出待辦後，必須落地到 Calendar。沒有提醒，就只是漂亮的表格。
| 事件 | 建議放入 Calendar 的時間 | 提醒設定 |
|---|---|---|
| 校內協調會 | 收到公文後 3–5 日內 | 前一天提醒 |
| 表單截止 | 活動前 2 週或依公文要求 | 截止前 3 天與前 1 天提醒 |
| 採購或經費處理 | 活動前 2–4 週 | 每週追蹤 |
| 活動執行日 | 活動當天 | 前 1 週、前 1 天提醒 |
| 成果報告繳交 | 依公文期限 | 前 14 天、前 7 天、前 3 天提醒 |
請根據這份待辦清單，轉成 Calendar 提醒建議。
欄位包含：事件名稱、建議日期、提醒時間、參與人員、說明文字、是否需要重複提醒。
階段 3
用 Docs／Forms 啟動執行
計畫開始執行後，Docs 負責正式文件，Forms 負責收件與統計。表單題目一開始就要對準成果報告需要的資料。
Docs
計畫書、公告、會議紀錄、工作分配、家長通知、成果報告草稿。
Forms
報名、家長同意、活動回饋、需求調查、設備或物品申請。
Sheets
自動承接表單結果，整理人數、名冊、統計、經費與追蹤狀態。
請根據這份計畫需求，設計一份 Google 表單題目。
表單目的：收集成果報告所需資料。
請包含：基本資料、參與對象、需求或回饋、可量化統計欄位、成果報告可用的開放題。
請避免蒐集不必要的個資。
階段 4
執行過程：照片不是只拍，還要能被理解
照片可以放在 Drive，但成果報告需要的是「照片代表什麼」。所以每次活動後，最好同步建立照片說明表。
| 欄位 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| 照片檔名 | 對應 Drive 中的照片 | IMG_20260518_001.jpg |
| 日期 | 活動日期 | 115/05/18 |
| 活動階段 | 開幕、課程、實作、分享、檢討 | 學生分組實作 |
| 照片說明 | 成果報告可直接引用的說明 | 學生依任務卡完成 AI 輔助資料整理 |
| 可用於成果 | 是否適合放入正式成果報告 | 是／否／待確認 |
請根據以下活動紀錄與照片說明表，挑選最適合成果報告的 6 張照片。
請說明每張照片適合放在哪個成果段落，以及可搭配的圖說文字。
階段 5
經費與憑證：建立「公文要求—實際支出」對照表
AI 可以協助整理經費脈絡，但不能取代會計與承辦人的核對。最實用的是讓 AI 先幫你找出「需要確認」的地方。
| 經費項目 | 核定金額 | 已支用 | 憑證狀態 | 對應活動 | 需人工確認 |
|---|---|---|---|---|---|
| 講師鐘點費 | ＿＿ | ＿＿ | 已收／未收 | 教師研習 | 鐘點標準是否符合規定 |
| 教材印刷 | ＿＿ | ＿＿ | 已收／未收 | 學生學習資料 | 品名是否能對應計畫用途 |
| 設備或材料 | ＿＿ | ＿＿ | 已收／未收 | 實作活動 | 是否屬核定項目 |
請根據公文、核定經費表、採購資料與收據紀錄，整理本計畫經費明細。
欄位包含：經費項目、核定金額、已支用金額、憑證或收據狀態、對應活動內容、是否符合公文要求、需要人工確認之處。
請不要自行推算沒有資料支持的金額。
階段 6
匯入 NotebookLM：讓計畫變成可詢問的行政導師
等資料累積到一定程度後，把重要文件加入同一個 NotebookLM 筆記本。這個筆記本就能回答：公文要求什麼？我們做了什麼？缺什麼？成果怎麼寫？
建議加入 NotebookLM 的來源
- 公文與附件
- 計畫書與核定資料
- 會議紀錄與待辦追蹤表
- 經費表與支出對照
- 活動紀錄與照片說明表
- 表單統計結果
- 檢討與改進紀錄
不建議直接加入的資料
- 未去識別化的學生個資
- 敏感輔導、特教、醫療紀錄
- 未授權或不應外流文件
- 含完整身分證號、住址、電話等資料的名冊
- 仍未確認的金額或不完整憑證
請根據本筆記本所有來源，檢查這個計畫目前是否足以撰寫成果報告。
請分成：
1. 已具備資料
2. 明顯缺漏資料
3. 建議補充資料
4. 需人工確認資料
5. 可能不適合放進成果報告的資料
階段 7
成果產出：報告、簡報、摘要、交接一次完成
最後請 Gemini 根據 NotebookLM 整理出的可靠脈絡，產出多種成果。重點是：所有輸出都要回存 Drive，成為下次可再利用的經驗。
成果報告
辦理依據、目的、歷程、成果、照片、經費、檢討。
成果簡報
8–12 頁簡報大綱，搭配照片建議與講稿提示。
對外摘要
校網公告、FB、LINE、家長版、教育處成果摘要。
交接說明
下次重辦時程、風險、常見問題與避雷提醒。
請根據本計畫資料，產出一份成果報告初稿。
請包含：計畫名稱、辦理依據、辦理目的、執行時間與地點、參與對象與人數、執行內容、經費使用概況、成果與效益、活動照片建議放置位置、檢討與改進建議。
請在每一段標註「資料來源依據」或「需人工確認」。
六、主任常用 Prompt 套件
1. 公文拆解
請將以下公文整理為主任可執行摘要：
1. 來文目的
2. 學校必須完成事項
3. 期限
4. 需要回覆或繳交的資料
5. 經費或成果要求
6. 校內可能涉及單位
7. 需要立即處理的前三件事
2. 待辦追蹤表
請根據以下資料建立專案待辦追蹤表。
欄位：編號、任務、負責人、期限、所需資料、目前狀態、風險、下一步。
請標出沒有負責人或沒有期限的事項。
3. 會議紀錄轉交辦
請把以下會議紀錄轉成會後交辦清單。
請分成：已決議、待確認、需協調、需上級核定、下次會議追蹤。
每一項請列出建議負責單位與提醒時間。
4. 表單題目設計
請根據這個計畫目的，設計一份 Google 表單。
請讓表單回覆可以支援成果報告統計。
題型包含：單選、複選、簡答、量表、開放回饋。
請避免蒐集不必要的個資。
5. 經費檢核
請根據公文經費規定與目前支出資料，建立經費檢核表。
請標示：已符合、需補件、需確認、不建議列入。
請不要替我判定法規適用，需人工確認處請清楚標示。
6. 成果報告
請根據本專案資料，撰寫成果報告初稿。
請用正式但不空泛的文字，並將沒有資料支撐的地方標示為「需補資料」。
請附上建議照片位置與圖說。
7. 成果簡報
請把本計畫成果整理成 10 頁簡報大綱。
每頁包含：標題、3 個重點、建議圖片、講者說明、可放入的數據。
8. 下次改進
請根據本次計畫執行紀錄與檢討，整理下一次辦理時的避雷清單。
請分成：時程、經費、表單、照片、溝通、成果報告、交接注意事項。
七、表單與紀錄模板
照片說明表
| 照片檔名 | 日期 | 活動階段 | 圖說 | 可用於成果 |
|---|---|---|---|---|
| □ 是 □ 否 |
待辦追蹤表
| 任務 | 負責人 | 期限 | 狀態 | 風險 |
|---|---|---|---|---|
| □ 未開始 □ 進行中 □ 完成 |
經費對照表
| 核定項目 | 核定金額 | 實支 | 憑證 | 需確認 |
|---|---|---|---|---|
| □ 有 □ 無 |
成果資料檢核表
- 公文與附件已存入。
- 計畫書與核定資料已存入。
- 參與人數與名冊已整理。
- 活動照片有圖說。
- 經費明細有憑證狀態。
- 回饋或成效資料已統計。
- 檢討與改進建議已記錄。
八、可套用的主任行政案例
| 案例 | 專案資料夾重點 | NotebookLM 可問的問題 | Gemini 可產出的成果 |
|---|---|---|---|
| 校外教學 | 計畫、家長同意、保險、車輛、照片、檢討 | 過去最容易漏掉什麼？今年有哪些風險？ | 家長通知、行前檢核表、成果報告 |
| 運動會 | 工作分配、場地、器材、經費、競賽規程、照片 | 各組工作是否有重疊或缺口？ | 工作手冊、廣播稿、成果簡報 |
| 教育優先區或補助計畫 | 公文、核定經費、執行紀錄、憑證、成果 | 成果報告還缺哪些佐證？ | 成果報告、經費說明、檢討建議 |
| 教師研習 | 研習計畫、報名表、簽到、講義、回饋、照片 | 參與教師回饋重點是什麼？ | 研習成果、回饋摘要、下次課程建議 |
| 設備採購或校園修繕 | 需求、估價、會議、施工照片、驗收、經費 | 本案有哪些驗收與後續維護注意事項？ | 簽呈草稿、驗收紀錄、維護提醒 |
| 午餐或健康促進計畫 | 會議紀錄、菜單、意見回饋、照片、成果數據 | 學生與家長最常反映什麼？ | 成果摘要、改進方案、會議追蹤表 |
九、可設計成一場 90～120 分鐘研習
| 時間 | 單元 | 活動 | 產出 |
|---|---|---|---|
| 0–10 分 | 觀念建立 | 主任不是缺 AI，而是缺一套可追蹤的專案工作流 | 理解主軸 |
| 10–25 分 | 公文拆解 | 用一份模擬公文拆出任務、期限、成果要求 | 公文摘要與待辦表 |
| 25–45 分 | 專案資料夾 | 建立 Drive 標準資料夾與命名規則 | 一個專案資料夾架構 |
| 45–65 分 | Workspace 落地 | 設計 Docs、Forms、Sheets、Calendar 的執行流程 | 表單題目與日曆提醒 |
| 65–90 分 | NotebookLM 行政導師 | 將公文、計畫、紀錄匯入筆記本並提問 | 缺漏清單與成果架構 |
| 90–110 分 | Gemini 成果輸出 | 產生成果報告、照片建議、簡報大綱 | 成果報告初稿 |
| 110–120 分 | 風險與行動 | 個資、權限、人工確認與回校第一步 | 個人行動計畫 |
研習任務包：建議提供一份模擬「教育處補助計畫公文」，內含公文、經費表、活動紀錄、照片說明、回饋表統計，讓學員完整走一次「公文到成果」流程。
十、風險、權限與檢核
不能忽略的界線
- AI 不能取代主任、會計、人事或校長的正式判斷。
- 金額、憑證、採購、法規依據必須人工確認。
- 含學生個資、輔導、特教、醫療等資料要去識別化。
- Drive 與 NotebookLM 的分享權限要符合資料敏感程度。
建議檢核原則
- AI 產出的每一段成果，都要能回到來源資料。
- AI 標示「不確定」或「需人工確認」的地方，不可直接刪掉。
- 正式送出的成果報告，主任要逐項確認日期、名稱、金額與附件。
- 結案後要把最終版與檢討放回 99_檢討與下次改進。
十一、回校後三天內可做的第一步
第 1 天
挑一個正在辦或即將辦的計畫，建立標準專案資料夾。
Drive
命名規則
第 2 天
把公文、附件、計畫書、會議紀錄放進去，並請 Gemini 拆出任務與期限。
Gemini
Calendar
第 3 天
建立一份待辦追蹤表與照片說明表，讓成果報告從執行過程就開始累積。
Sheets
NotebookLM
十二、這個主題最適合放進原課程的位置
在「Gemini＋NotebookLM＋Workspace 教師工作流實戰」中，這個主題可以成為行政線的主案例。建議放在「Workspace 工作閉環」之後，作為完整整合示範。
- 先說明 NotebookLM＋Gemini 是行政導師。
- 再說明 Workspace 是落地執行場域。
- 最後用「主任級專案資料夾」串起所有工具。
沒有專案資料夾，AI 只能幫你寫一段文字；有了專案資料夾，AI 才能根據完整行政脈絡，協助你把一份公文辦到結案。