3 小時實作課｜Google 表單 × 試算表 × Apps Script

從 0 到 1：做出第一套 GAS 行政流

這不是一堂單純的程式語法課，而是帶學員從一個行政痛點出發，做出一套可以真的使用、可以追蹤、可以交接的 Google 行政工作流。

課程定位 從行政流程出發，而不是從程式語法出發。
完成成果 活動／研習報名行政流 MVP。
適合對象 沒寫過 GAS，但會使用 Google 表單與試算表的老師。

1課程核心概念

很多行政數位化只做到「開一張表單」，但真正麻煩的是表單送出之後：整理、判斷、通知、追蹤、結案與交接。

入口Google 表單
資料Google 試算表
判斷錄取、備取、缺件
通知Email、草稿、提醒
追蹤狀態、備註、名冊
結案成果、報表、交接
表單只是入口，真正的行政流，是表單送出之後發生的事。

2課程目標

理解行政流

知道行政工作不只是收資料，而是入口、資料、判斷、通知、追蹤與結案的組合。

建立表單

能建立一張可收件的 Google 表單，並將回覆連結到試算表。

執行 GAS

能貼上基礎 GAS，建立選單並完成資料整理與統計。

改造成自己的流程

能將本課模板改造成報名、調查、成果收件、代課或設備借用等流程。

3本課完成品：活動／研習報名行政流

3 小時內不追求大型系統，而是完成一個可以運作的 MVP 行政流原型。 

建立活動報名表
↓
學員填表
↓
試算表收件
↓
GAS 自動整理報名總表
↓
產生錄取／備取／統計資料
↓
產生測試通知或通知草稿
↓
建立承辦人檢查清單
建議主案例使用「校內研習報名」或「活動報名」。原因是欄位簡單、規則直覺，學員容易在 3 小時內看到成果。

43 小時課程時間配置

0:00–0:20
從表單拉回行政流
說明表單、試算表、判斷、通知、追蹤與結案之間的關係。
產出：行政流六格圖
0:20–0:45
拆解行政案例
以研習報名為例，拆成欄位、規則、通知與追蹤。
產出：工作流設計表
0:45–1:15
建立表單與試算表
建立 Google 表單、回覆試算表與系統設定表。
產出：可填寫表單
1:15–1:55
貼上 GAS 核心程式
建立自訂選單，執行初始化、自動整理報名資料與統計。
產出：可執行 GAS
1:55–2:25
通知與追蹤
產生通知草稿或測試信，建立通知紀錄與承辦追蹤欄位。
產出：通知流程
2:25–2:50
改造成自己的行政情境
讓學員將模板改成自己學校的報名、調查、收件或申請流程。
產出：個人化版本
2:50–3:00
收束與回校應用
整理能自動化、不能自動化與回校後可以先做的流程。
產出：回校應用清單

5單元一：從「表單」拉回「工作流」

開場不要先講 GAS，而是先讓學員看見：行政工作真正卡住的位置，通常不是「有沒有表單」，而是表單後面的整理與追蹤。

常見狀況

  • 表單有人填，但承辦人還是要手動整理名冊。
  • 資料收到了，但不知道誰缺交、誰重複、誰需要通知。
  • 每次活動都重做一次，下一任承辦人也看不懂。

本課轉換

  • 把表單變成資料入口。
  • 把試算表變成資料中心。
  • 把 GAS 變成重複工作的處理器。
GAS 不是拿來炫技，而是讓行政工作從「人腦記憶」變成「流程紀錄」。

6單元二：行政流設計表

在寫程式前，先拆流程。流程先清楚，程式才會穩定。

項目 設計內容
流程名稱 校內研習報名
使用者 報名老師、承辦人
入口 Google 表單
必填欄位 姓名、Email、單位、職稱、是否需要研習時數
判斷規則 名額上限 30 人，超過為備取
自動整理 依報名時間產生序號與狀態
通知方式 測試信或通知草稿
追蹤欄位 錄取狀態、通知狀態、備註
結案資料 報名總表、錄取名單、統計表、通知紀錄

7單元三：建立 Google 表單與試算表

表單欄位建議

欄位 類型 必填
姓名 簡答 是
單位／學校 簡答 是
Email 簡答 是
職稱 下拉選單 是
是否需要研習時數 單選 是
備註 段落 否

試算表工作表建議

表單回覆 1
報名總表
統計表
通知紀錄
系統設定
工作表名稱要固定，因為 GAS 會依照名稱讀取。若名稱不同，程式就可能找不到資料。

系統設定表

key value
活動名稱 校內研習報名
名額上限 30
承辦人Email 自己的 Email
通知模式 測試

8單元四：GAS 功能設計

本課不要求學員從空白開始寫程式，而是先使用一份可運作的基礎程式，理解每一段程式對應的行政功能。

自訂選單

行政流工具
├─ ① 初始化工作表
├─ ② 整理報名資料
├─ ③ 更新統計表
├─ ④ 產生通知草稿
├─ ⑤ 檢查系統設定

程式功能對應行政工作

程式功能 行政意義
onOpen() 讓承辦人有操作選單
初始化工作表 建立固定格式
整理報名資料 自動產生名冊
更新統計表 自動統計人數
產生通知草稿 減少重複通知文字

報名總表格式

序號 報名時間 姓名 單位 Email 職稱 研習時數 錄取狀態 通知狀態 備註
1 自動帶入 自動帶入 自動帶入 自動帶入 自動帶入 自動帶入 錄取 未通知
教學時不必先講陣列、物件、迴圈。可以先說：「現在我們讓程式幫承辦人做三件事：排序、判斷錄取狀態、產生統計。」

9單元五：通知與追蹤

第一堂從無到有的課程，不建議直接大量寄信。比較安全的方式是產生測試信或通知草稿，讓承辦人保留最後確認權。

錄取通知範例

您好：

您已完成「校內研習報名」，目前狀態為：錄取。

活動名稱：校內研習報名
請依活動通知準時參加。

承辦人 敬上

備取通知範例

您好：

您已完成「校內研習報名」，目前狀態為：備取。

若後續有名額釋出，承辦人將另行通知。

承辦人 敬上

通知紀錄表

時間 姓名 Email 類型 狀態
自動記錄 王小明 example@example.com 錄取通知 已產生草稿
自動化不等於完全放手。好的行政流，是減少重複工作，但保留必要確認。

10單元六：改造成自己的行政情境

學員不需要在現場完成大型系統，只要學會改三件事：欄位、規則、文案。

研習報名

加入錄取、備取、時數需求、報到狀態。

社團報名

加入年級、班級、志願序、名額與候補。

成果收件

加入檔案連結、成果狀態、缺交追蹤。

設備借用

加入借用日期、設備名稱、歸還狀態。

代課申請

加入假別、節次、代課老師與經費來源。

人力調查

加入意願、可支援時段、彙整名單。

現場修改任務

同一套行政流骨架，可以換皮成不同業務。不要從「我要寫一套系統」開始，而是從「這個流程下一步要做什麼」開始。

11講師備課素材

完成品示範

完成品_校內研習報名行政流

空白練習檔

練習用_校內研習報名行政流

GAS 程式碼

admin_flow_basic.gs

行政流設計表

行政流設計表.pdf / Google Docs

錯誤排除表

常見問題與解法

12常見錯誤排除

問題 可能原因 解法
找不到 Apps Script 沒有從試算表進入 從試算表點選「擴充功能 → Apps Script」
選單沒有出現 剛貼上程式後尚未重新整理 重新整理試算表頁面
執行時要求授權 第一次執行 Apps Script 的正常現象 依照畫面完成授權
找不到工作表 工作表名稱不同 確認名稱完全一致，例如「表單回覆 1」
整理後沒有資料 表單尚未送出測試資料 先填寫幾筆測試資料
通知不想真的寄出 課程階段不適合大量寄信 先使用測試模式或產生通知草稿

13回校後可先做的行政流

難度 行政流 適合理由
入門 活動報名 欄位簡單，最容易成功。
入門 人力調查 規則不複雜，統計效果明顯。
入門 成果收件 可以建立追蹤狀態與缺交清單。
中階 社團報名 需要名額、候補與志願序規則。
中階 代課申請 涉及假別、節次、經費來源與通知流程。
今天做出來的不是一支很厲害的程式，而是一個行政流的雛形。它的價值在於讓工作可以被追蹤、複製與交接。

14對外課程介紹文案

很多行政工作不是不能簡化，而是一直停留在「表單收件」的階段。

這堂課將帶你從零開始，使用 Google 表單、試算表與 Apps Script，做出一套可以實際運作的行政工作流：從表單送出、資料整理、錄取判斷、統計彙整，到通知草稿與承辦追蹤。

課程不以程式語法為主，而是從行政現場出發，學會把一件工作拆成入口、資料、判斷、通知、追蹤與結案。完成後，你可以將同一套架構改造成活動報名、研習管理、社團報名、成果收件、人力調查或代課申請等不同流程。

這不是一堂單純的 GAS 課，而是一堂讓行政工作變得更清楚、更可追蹤、更能交接的工作流實作課。