AI 教學與行政工作流
Gemini + NotebookLM + Workspace

把 AI 變成老師每天用得上的工作流程

先理解工具定位,再看生活與教學情境,最後完成一套能帶回學校使用的行政與教學流程。

對象:教師、行政人員、教務學務輔導夥伴 時間:120 分鐘 成果:一套可執行工作流
Gemini 與 NotebookLM 教學行政助手主視覺
第一站:先建立共同語言

Gemini 負責生成,NotebookLM 負責根據資料理解

你不用先記住所有功能,只要抓住一個核心差異:Gemini 適合把想法變成文字與方案,NotebookLM 適合根據已上傳的資料整理重點、回答問題與保留脈絡。

Gemini 與 NotebookLM 的工具定位比較
先用這張圖建立工具分工,避免把所有 AI 工具都當成同一種聊天工具。點擊圖片可看原圖。
1

Gemini:把想法做成成果

適合用來產出公告、信件、學習單、課堂活動、摘要、改寫版本與初步企劃。當你需要「先有一份可修改的草稿」時,就適合使用 Gemini。

2

NotebookLM:讓資料可以被詢問

適合放入教材、會議紀錄、活動計畫、簡報、報告與舊資料。當你需要「根據這些資料回答」時,就適合使用 NotebookLM。

3

兩者搭配:從資料到行動

先用 NotebookLM 讀懂資料與脈絡,再用 Gemini 產出可執行文件,最後放進 Workspace 完成通知、收件、追蹤與保存。

第二站:從熟悉情境開始

Gemini 可以先從日常小任務用起

先從熟悉的生活與工作場景開始,你會更容易看見 AI 如何協助整理、查詢、規劃與創作,再把同樣方法轉進教學與行政任務。

學習與研究

把複雜概念換成容易理解的說法,整理重點,補上學習路徑。

工作與生產力

協助寫信、摘要會議、整理資料、產出待辦清單與文案草稿。

生活規劃

規劃行程、安排清單、比較方案,讓零散資訊變得可判斷。

創意與內容

協助發想主題、轉換語氣、產出教學活動與課堂素材。

Gemini 應用在日常生活的六種場景
日常任務也能被整理,這些小任務會成為後續教學與行政工作流的基礎。

Gemini 現場練習:從草稿開始,不從空白頁開始

每張卡都先附一份可直接練習的範例資料;熟悉後再換成自己的真實任務。

公告改寫把行政通知改成給老師、家長或學生看的版本。
教材變形把同一份教材轉成活動、學習單、補救題或出口票。
會議摘要把紀錄整理成決議、待辦、負責人與期限。
親師溝通先降溫、釐清事實,再產出可修正的回覆草稿。
第三站:把資料變成可詢問的知識

NotebookLM 的價值,是讓資料不只被存放

學校最常遇到的問題不是沒有資料,而是資料散在不同資料夾、文件與記憶裡。NotebookLM 可以協助你從既有資料中整理重點、比較差異、形成問題,讓舊資料變成能支持新工作的依據。

NotebookLM 應用在日常生活與教學的場景
NotebookLM 可以處理生活資料,也能延伸到教材、討論、報告與學習輔助。點擊圖片可看原圖。

行政經驗可以被保留下來

歷年活動計畫、會議紀錄、通知範本與檢討資料,可以整理成新承辦人查得到的經驗庫。

教學經驗可以被重新使用

教材、學習單、常見迷思、補救策略與評量題目,可以變成新手教師或跨領域教師的備課支援。

資料來源清楚,判斷更安心

NotebookLM 的重點不是取代教師判斷,而是讓教師在看得到來源的基礎上,更快整理脈絡與下一步。

NotebookLM 現場練習:先放資料,再問出可用答案

練習前先上傳一份教材、會議紀錄、活動計畫、簡報或舊公告,再使用下列提示詞。

教材重點整理從教材中抓出核心概念、迷思與課堂提問。
舊活動查詢根據歷年資料找出時程、風險與注意事項。
資料比較比較多份文件的差異、重複處與矛盾點。
知識庫問答把校內資料變成可詢問的行政或教學經驗庫。
範例來源 A:教材資料 可先貼到 Google Docs,再加入 NotebookLM 當來源
五年級自然:水的三態變化

本單元希望學生理解水會因溫度變化而改變狀態。水在 0°C 附近可能凝固成冰,冰受熱會融化成液態水;水受熱後會蒸發成水蒸氣,水蒸氣遇冷會凝結成小水滴。生活中常見例子包括冰塊融化、濕衣服曬乾、鍋蓋內側出現水珠、冰飲杯外側有小水滴。

教學提醒:
1. 學生常把白煙直接說成水蒸氣,但白煙通常是水蒸氣遇冷凝結後形成的小水滴。
2. 學生容易以為蒸發一定要煮沸,其實常溫下水也會慢慢蒸發。
3. 可以用冰水杯、熱水杯、透明鍋蓋等生活材料協助觀察。
4. 課末可以請學生用「受熱」「遇冷」「融化」「蒸發」「凝結」說明一個生活現象。
範例來源 B:行政活動資料 可先貼到 Google Docs,再加入 NotebookLM 當來源
校園閱讀推廣月活動資料

活動目的:提升學生閱讀興趣,鼓勵班級建立固定閱讀時間,並透過心得作品展示分享閱讀成果。
活動期間:6 月 3 日至 6 月 28 日。
參加對象:一至六年級全體學生。
主要工作:
1. 各班每週安排一次晨讀,導師協助完成班級閱讀紀錄。
2. 各班推薦兩件學生閱讀心得作品,6 月 21 日前交至教務組。
3. 6 月 26 日上午於圖書室外走廊進行成果展示。
4. 教務組負責公告、作品收件與成果照片整理。
5. 學務組協助展示當天學生參觀動線。
過去提醒:
去年有班級忘記交作品,導致展示版面空缺;今年需在截止前三天提醒一次。
部分低年級學生心得字數較少,可接受圖文形式。
家長到校參觀需提前通知警衛室與導護老師。
練習 1:教材理解與備課 上傳教材、教師手冊、學習單後使用
請根據我上傳的資料,整理這個單元的備課重點:
1. 核心概念
2. 學生最容易誤解的地方
3. 可以用來引導討論的三個問題
4. 適合做成學習單的重點
5. 一個 5 分鐘課末檢核方式

請在回答中標示依據來自哪一份資料。
練習 2:行政資料上手包 上傳活動計畫、會議紀錄、舊公告後使用
我第一次承辦這項工作。
請根據來源資料,整理一份新承辦人上手包:
1. 這項工作的目的
2. 重要時間點
3. 必須通知的對象
4. 過去曾經發生的問題
5. 本週可以先完成的前三件事
6. 需要人工確認的資訊

請不要加入來源資料沒有提到的規定或承諾。
練習 3:多份資料比較 上傳不同年度、不同版本文件後使用
請比較我上傳的多份資料,整理成表格:
1. 各文件共同提到的重點
2. 只有某一份文件提到的內容
3. 彼此可能矛盾或需要確認的地方
4. 今年可以沿用的做法
5. 今年應該重新確認的事項

請附上每個重點對應的來源。
練習 4:建立可詢問的 FAQ 適合班級經營、活動承辦、教學單元
請根據來源資料,幫我建立一份 FAQ。

請分成:
1. 老師最常問的問題
2. 家長或學生可能會問的問題
3. 承辦人需要注意的問題
4. 資料中沒有明確答案、需要人工確認的問題

每題請提供簡短回答,並標示資料來源。
第四站:把工具接成流程

真正的效率,來自通知、收件、追蹤與保存

只產生一段文字還不算完成工作。你需要把草稿放進 Docs 定稿,用 Forms 收件,用 Calendar 追蹤期限,再把成果回存 Drive,下一次才會更快。

Gemini NotebookLM Workspace 教師工作流實戰流程圖
這張圖是整場演講的核心:從真實任務出發,最後帶走一套可回到學校使用的流程。點擊圖片可看原圖。
Gmail收到資訊,找出任務、期限與對象。
NotebookLM查舊資料,理解背景與過往處理方式。
Gemini產出公告、摘要、表單題目或回覆草稿。
Docs整理成正式文件,保留可共同編修版本。
Forms收集報名、回覆、需求與回饋。
Calendar追蹤會議、截止日與提醒。
Drive保存成果,成為下一次的資料來源。
120 分鐘演講流程

從理解工具,到完成一件真實工作

以下流程是一張課程地圖。每一段都對應一張素材與一個明確收穫,你可以清楚知道自己正在往哪個成果前進。

0-10 分
開場:AI 不是取代老師,而是整理工作先看見教師每天面對的重複任務:通知、會議、親師溝通、教材調整與資料保存。
10-25 分
工具定位:Gemini 與 NotebookLM 如何分工理解 Gemini 負責生成,NotebookLM 負責根據資料理解,兩者搭配才會形成穩定流程。
25-40 分
從日常任務開始使用 Gemini透過生活與工作情境,看到 AI 如何協助整理、規劃、查詢、改寫與發想。
40-55 分
用 NotebookLM 整理教材與行政資料把資料從「存起來」推進到「問得出重點、查得到脈絡、形成下一步」。
55-80 分
Workspace 工作閉環把來文、資料、草稿、表單、提醒與保存串成一條完整路線。
80-110 分
五個任務包實作教育處來文、會議追蹤、親師溝通、教材變形、行政或教學知識庫,至少選一件完成初稿。
110-120 分
三天行動計畫選一件回校後三天內可以完成的小任務,放進 Docs、Forms、Calendar 或 Drive,讓流程真的開始運作。
最後會帶走什麼

不是多知道一個工具,而是少一點重複整理

這份流程的重點是「我可以怎麼用在工作中」。每一段都會回到具體成果:一份通知、一張表單、一個提醒、一份教材變形,或一個可以繼續累積的資料庫。

一份可修改的草稿

例如公告、信件、家長回覆、課堂活動或學習單,讓你不用從空白頁開始。

一條可追蹤的流程

把任務放進 Workspace,讓通知、收件、期限、負責人與保存位置更清楚。

一個可累積的知識庫

把今年完成的文件和經驗留在 Drive,下一次可以交給 NotebookLM 重新整理與查詢。

一句話總結:Drive 是倉庫,NotebookLM 是可詢問的經驗導師,Gemini 是把經驗轉成成果的生成助理。

練習內容