Gemini＋NotebookLM＋Workspace 教師工作流實戰講義 v4｜行政導師、教學導師與執行助理

# Gemini＋NotebookLM＋Workspace 教師工作流實戰

120 分鐘教師研習講義 v4：從真實任務到可帶走的工作流程

對象：國中小教師與行政教師難度：中等主軸：真實任務導向成果：現場完成一套可帶走流程

## 一、課程重新定位：從真實任務開始

這場課的重點不是介紹工具有多強，而是讓老師在現場完成一件可帶回學校使用的工作。

講師可從老師最常遇到的任務切入：公告通知、會議追蹤、親師溝通、教材調整、活動成果整理。每一個任務都要連到資料來源、產出格式、後續追蹤與保存位置。

避免只講 | 改成帶學員做到
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工具可以幫老師備課 | 把同一份教材整理成不同程度、不同活動形式的版本
工具可以寫公告 | 把一份行政資料改寫成給教師、家長、學生的不同訊息
工具可以摘要會議 | 把會議紀錄轉成待辦追蹤表與日曆提醒
工具可以協助親師溝通 | 先釐清事實、情緒與界線，再產出可送出的回覆草稿
工具可以建立知識庫 | 把今年的資料整理成明年可接手、可查詢、可複用的紀錄

## 二、三個核心角色：行政導師、教學導師、執行助理

### NotebookLM：經驗導師

根據老師或學校提供的舊資料、教材、會議紀錄、活動檢討回答問題，讓資料不只是被存放，而是能被詢問。

### Gemini：生成助理

把 NotebookLM 整理出的重點轉成公告、通知、學習單、SOP、檢核表、家長訊息與會議追蹤表。

### Workspace：執行場域

Gmail 負責溝通，Docs 負責正式文件，Forms 負責收件，Calendar 負責提醒，Drive 負責保存經驗。

一句話：NotebookLM 管「根據什麼」，Gemini 管「做成什麼」，Workspace 管「怎麼通知、收件、追蹤與保存」。

## 三、核心定位之一：根據各校舊行政經驗的「行政導師」

行政常常換人，但留下資料後，經驗卻不一定留下。

很多學校都有歷年活動計畫、會議紀錄、簽呈範本、工作檢討與公文回覆，但新承辦人接手時，仍常常不知道：先做哪一件？哪裡容易出錯？哪些時間點不能漏？去年為什麼那樣處理？

這一段課要帶學員把舊資料整理成「根據各校經驗的行政導師」。它不是憑空給建議，而是根據學校自己的舊資料，協助新承辦人理解脈絡、整理待辦、產出今年可用的文件。

可放入的行政資料 | 可以問的問題 | 可以產出的成果
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歷年校外教學計畫、家長通知、活動檢討 | 去年最容易出問題的是什麼？今年要提前處理哪些事？ | 今年計畫草稿、家長通知、行前檢核表、下雨備案
運動會、校慶、畢典會議紀錄 | 哪些工作沒有明確負責人？哪些期限最容易延誤？ | 會後追蹤表、負責人提醒、Calendar 期程表
總務處修繕、採購、維護紀錄 | 開學前最容易漏掉哪些檢查？哪些設備有固定維護週期？ | 年度循環待辦、廠商聯絡提醒、採購文件檢核表
午餐、資訊、設備、研習業務資料 | 第一次接這個業務，要先處理哪五件事？ | 新承辦人上手包、工作月曆、常見錯誤避雷表

行政導師提問範例： 我第一次接這項行政業務，請根據來源資料整理： 1. 這項業務一年中的重要時間點 2. 新承辦人最容易漏掉的事項 3. 必須先找誰確認的資料 4. 去年或過去曾經發生的問題 5. 本週可以先做的前三件事 請不要新增來源資料沒有提到的法規或承諾，無法判斷的地方請標示「需人工確認」。

## 四、核心定位之二：根據資深教師經驗的「教學導師」

資深老師未必需要重新學備課，但新手老師、跨領域任課老師、代課老師，或想快速變化教材的老師，會需要一位可以隨時詢問的教學導師。

如果把教學經驗豐富老師的教材、提問、補救策略、課堂活動、評量題型與課後反思收集起來，就能形成可搭配教材查詢的「教學導師」。就連平常難以開口的基本問題，也可以先從整理好的資料庫查起，降低向同事求助前的心理門檻。

可收集的教學資料 | 老師可以問 | 可產出的支持
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資深老師教案、提問單、學習單、課堂活動紀錄 | 這一課學生通常卡在哪裡？引起動機可以怎麼做？ | 課堂提問、活動流程、迷思提醒、出口票
補救教學紀錄、常見錯誤、評量分析 | 學生這種錯誤可能是哪個概念沒建立？ | 錯誤診斷表、5 分鐘補救活動、由易到難練習題
班級經營提醒、親師溝通範例 | 遇到家長質疑時，如何先釐清問題再回應？ | 回覆架構、面談提綱、後續追蹤表
教材重點、教師手冊、歷年評量題目 | 我可以怎麼把這一課改成生活化、小組任務或閱讀理解？ | 教材變形、多層次任務、挑戰題、閱讀短文

教學導師提問範例： 請根據來源教材與資深教師備課資料，協助我理解這一課： 1. 核心概念是什麼？ 2. 學生最容易誤解的是什麼？ 3. 如果我只有 10 分鐘補救，可以先處理哪個關鍵概念？ 4. 有沒有三種不同引起動機？ 5. 可以設計一個讓學生說出理解的出口票嗎？ 請用新手老師也能理解的方式說明，不要假設我已經熟悉這個單元。

## 五、Workspace 效率加成：讓課堂成果真正落地

沒有 Workspace，課堂產出常常只停在「產生一段文字」。加上 Gmail、Docs、Forms、Calendar 與 Drive，學員才能把事情推進到通知、收件、追蹤、保存。

Workspace 工具 | 效率角色 | 教師現場用途
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Gmail | 溝通入口與待辦來源 | 摘要來文、找出期限、草擬回覆、轉成校內通知
Google Docs | 正式文件與協作中心 | 計畫書、公告、會議紀錄、SOP、家長通知定稿
Google Forms | 收件與回饋系統 | 報名、家長回覆、設備報修、研習需求、活動回饋
Google Calendar | 期限提醒與追蹤系統 | 會議、截止日、行前提醒、週期性行政工作
Google Drive | 資料倉庫與經驗保存 | 保存舊計畫、成果、紀錄，提供 NotebookLM 建立行政／教學導師

Gmail 收到資訊→NotebookLM 查舊經驗→Gemini 產出草稿→Docs 定稿→Forms 收件→Calendar 追蹤→Drive 保存

## 六、120 分鐘流程設計

時間 | 單元 | 重點 | 成果
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0–10 | 開場：老師不是缺能力，是缺工作流 | 聚焦重複、散落、難追蹤的工作 | 學員選定今天想減量的任務
10–25 | 行政導師與教學導師 | 說明 NotebookLM＋Gemini 如何承接舊行政經驗與資深教師經驗 | 理解兩種導師模型
25–45 | Workspace 工作閉環 | Gmail、Docs、Forms、Calendar、Drive 如何接住課堂產出 | 完成一個流程圖
45–70 | 情境一：教育處來文處理包 | 信件摘要、公告、表單、日曆提醒 | 一份校內工作流
70–90 | 情境二：會議紀錄變追蹤系統 | 決議、待辦、負責人、期限、風險、提醒 | 會後追蹤表
90–105 | 情境三：親師溝通與班級經營 | 降溫、界線、三段式回覆、後續追蹤 | 一則家長回覆＋追蹤表
105–115 | 情境四：教材變形與教學導師 | 教材多版本、錯誤診斷、補救路徑 | 一份教材變形任務
115–120 | 收束：三天內可以做的第一件事 | 個資、權限、教師判斷與行動承諾 | 個人行動計畫

## 七、情境一：教育處來文處理包

### 情境設定

承辦人收到一封教育處通知：內容包含活動說明、參加對象、報名期限、成果繳交、線上會議與附件。老師最痛苦的不是看不懂，而是要把它轉成校內可執行流程。

步驟 | 工具 | 操作 | 產出
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1 | Gmail＋Gemini | 摘要信件重點、找出日期、對象、待辦 | 來文摘要與待辦清單
2 | NotebookLM | 查詢過去同類活動怎麼處理 | 過往經驗與注意事項
3 | Gemini＋Docs | 產出校內公告、導師通知、LINE 短訊 | 三種版本通知
4 | Forms | 設計校內報名或需求調查表 | 可收件表單
5 | Calendar | 建立報名截止、提醒、成果繳交期限 | 可追蹤日曆
6 | Drive | 保存本次處理資料與成果 | 成為下次行政導師素材

來文處理提問句： 請根據以下通知信，整理成校內承辦用工作表： 1. 這封信要求學校做什麼？ 2. 重要日期與期限 3. 需要通知哪些對象 4. 需要收集哪些資料 5. 適合建立哪些日曆提醒 6. 需要製作哪一種 Google 表單 7. 可以轉成哪些版本的公告或訊息 請特別標出「承辦人必須人工確認」的資訊。

## 八、情境二：會議紀錄變追蹤系統

關鍵觀念：會議紀錄的價值不是摘要，而是讓會後事項不散掉。課堂要帶出「追蹤表、提醒、訊息草稿」，而不是只有一段漂亮文字。
會議追蹤提問句： 請根據以下會議紀錄整理成「會後追蹤表」。 欄位包含：編號、決議或待辦事項、負責單位／負責人、完成期限、需要協助的資源、可能風險、下一步動作、適合提醒的時間點。 請另外整理： 1. 沒有明確負責人的事項 2. 沒有明確期限的事項 3. 適合放入 Google Calendar 的提醒 4. 適合寄給負責人的 Gmail 訊息草稿 5. 下次會議必須追蹤的問題

整理結果 | Workspace 落地
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會後追蹤表 | 放入 Google Docs 或 Sheets 供處室共同追蹤
期限提醒 | 放入 Google Calendar，設定會前與截止日前提醒
負責人訊息 | 用 Gmail 寄出或貼到校內群組
下次追蹤問題 | 成為下一次會議議程草稿

## 九、情境三：親師溝通降溫與界線

提醒：親師溝通不建議直接貼入可識別學生個資。可使用「某學生」「某家長」「某事件」等方式去識別化。
親師溝通分析提問句： 請協助分析以下家長訊息： 1. 家長真正關心的是什麼？ 2. 家長可能誤解了什麼？ 3. 老師回覆時應避免哪些語氣？ 4. 哪些事實可以先說明？ 5. 哪些內容需要改用電話或面談？ 6. 後續應該如何追蹤？ 請不要替老師承諾尚未確認的事項。
三段式回覆提問句： 請把以下事件整理成給家長的回覆草稿。 第一段：同理家長擔心，但不承認尚未確認的責任。 第二段：客觀說明目前已知事實。 第三段：提出下一步處理方式、回覆時間與需要家長配合之處。 語氣要求：溫和、不防衛、不責備、不過度承諾、保留教師專業界線。

可搭配 Workspace | 用途
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Docs | 建立班級常用回覆模板與親師溝通原則
Forms | 收集家長回覆、活動意願、特殊需求或到校面談時間
Calendar | 安排面談、追蹤回覆時間、設定後續關懷提醒
Drive＋NotebookLM | 累積去識別化案例，形成班級經營問答庫

## 十、情境四：教材快速變形與教學導師

對資深老師的說法：這個單元不是重教備課，而是把老師熟悉的教材快速整理成不同版本，讓課堂上有更多材料可以選擇。

教材變形 | 產出範例
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生活情境版 | 把自然概念轉成日常現象問題
閱讀理解版 | 把單元轉成 400 字短文＋提問
小組任務版 | 把概念轉成討論、角色、任務卡
低成就支持版 | 簡化文字、加步驟、填空、圖像提示
高成就挑戰版 | 延伸情境、跨科問題、開放式任務
出口票 | 3 分鐘檢查學生是否理解

教材變形提問句： 請根據以下教材重點，產出六種可直接用於課堂的材料： 1. 生活化引起動機 2. 10 分鐘小組活動 3. 低成就學生支持版 4. 高成就學生挑戰題 5. 閱讀理解短文與題目 6. 3 題出口票 請說明每一種材料適合放在課堂哪個時段使用。

## 十一、情境五：補救教學錯誤診斷，不只是大量簡單題

錯誤診斷提問句： 你是一位國小補救教學老師。 以下是學生在本單元中的錯誤表現： 【貼上錯誤類型或去識別化學生作答】 請整理成補救教學表格： 1. 錯誤類型 2. 可能迷思概念 3. 教師可用的診斷提問 4. 5 分鐘補救活動 5. 由易到難的 6 題練習 6. 判斷學生是否已理解的標準 請不要只給大量題目，要說明每一組題目的教學目的。

補救流程 | 工具搭配
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蒐集常見錯誤 | Forms 或紙本整理後匯入 Docs
建立錯誤類型資料 | Drive＋NotebookLM 成為教學導師來源
生成補救活動與題組 | Gemini 產出初稿，教師修正
追蹤學生是否改善 | Forms 小測、Sheets 統計、Calendar 提醒追蹤

## 十二、知識庫不是資料夾，是學校記憶與教學經驗

### 行政避雷庫

收集歷年活動計畫、會議紀錄、檢討與突發事件，讓新承辦人能問：「去年哪些事最容易出問題？」

### 新行政救命包

收集前任資料、固定時程、常見錯誤、簽呈範本，讓第一次接業務的老師先有方向。

### 教學導師庫

收集資深老師教材、活動、提問、迷思與補救策略，讓新手或跨科老師能隨時詢問。

### 班級經營 FAQ

收集班親會資料、常見家長問題、班級規定與通知模板，形成可重複使用的導師工具。

操作原則：Drive 是倉庫，NotebookLM 是可詢問的經驗導師，Gemini 是把經驗轉成今年可用成果的生成助理。

## 十三、現場任務包：直接完成一件事

任務包 | 材料 | 現場產出
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A. 教育處來文處理包 | 一封模擬通知信 | 摘要、公告、表單題目、日曆提醒
B. 會議紀錄追蹤包 | 一份模擬會議紀錄 | 追蹤表、風險清單、負責人提醒
C. 親師溝通降溫包 | 三則去識別化家長訊息 | 關切點分析、回覆草稿、面談提綱
D. 教材變形包 | 一份課文或單元資料 | 生活情境、活動、補救題、出口票
E. 行政／教學導師建置包 | 舊資料清單 | 資料分類、可問問題、第一版知識庫規劃

## 十四、學員工作紙

1. 我今天想處理的真實任務：

2. 這個任務屬於： □ 行政 □ 會議追蹤 □ 親師溝通 □ 教材變形 □ 補救教學 □ 知識庫建置

3. 我可提供的資料來源：

4. 我想問行政／教學導師的第一個問題：

5. 我希望 Gemini 幫我產出的成果：

6. 這個成果要進入哪個 Workspace 工具： □ Gmail □ Docs □ Forms □ Calendar □ Drive

7. 我人工修正或確認的地方：
①
②
③

8. 回校三天內我會實作：

## 十五、個資、權限與風險界線

類型 | 資料例子 | 處理方式
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綠燈 | 公開教材、公開公告、無個資活動流程 | 可作為練習與初步工作資料
黃燈 | 學生作品、班級狀況、會議資料、家長訊息 | 需去識別化，確認權限與分享範圍
紅燈 | 學生姓名、身分證字號、輔導紀錄、特教資料、醫療資訊 | 不建議上傳到一般外部工具

Workspace 也要注意權限：Docs、Forms、Drive、Calendar 的分享範圍要確認清楚，避免「知道不能丟外部工具，卻把文件公開分享」的風險。

## 十六、講師提醒：這場課要避免的空泛說法

避免 | 改成
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工具很強，可以提升效率 | 這一封信可以變成公告、表單、日曆提醒與追蹤表
工具可以幫助備課 | 這份教材可以變成六種不同課堂材料
工具可以做親師溝通 | 這則情緒訊息可以先分析關切點、降溫、保留界線，再回覆
工具可以建立知識庫 | 這些舊資料可以變成新承辦人能查詢的行政經驗庫
工具可以摘要會議 | 這份會議紀錄可以變成追蹤表、提醒與下次議程

## 十七、回校後三天內可以做的第一件事

### 第 1 天

選一件最近真實工作：通知、會議紀錄、家長訊息、教材或活動資料。先不要貪多。

### 第 2 天

用 NotebookLM 或 Gemini 產出一份初稿，並用教師判斷修正三處。

### 第 3 天

把成果放進 Workspace：Docs 定稿、Forms 收件、Calendar 追蹤、Drive 保存，下次可再利用。