Gemini + NotebookLM + Workspace

# 把 AI 變成老師每天用得上的工作流程

先理解工具定位，再看生活與教學情境，最後完成一套能帶回學校使用的行政與教學流程。

對象：教師、行政人員、教務學務輔導夥伴 時間：120 分鐘 成果：一套可執行工作流
第一站：先建立共同語言

## Gemini 負責生成，NotebookLM 負責根據資料理解

你不用先記住所有功能，只要抓住一個核心差異：Gemini 適合把想法變成文字與方案，NotebookLM 適合根據已上傳的資料整理重點、回答問題與保留脈絡。

先用這張圖建立工具分工，避免把所有 AI 工具都當成同一種聊天工具。點擊圖片可看原圖。
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### Gemini：把想法做成成果

適合用來產出公告、信件、學習單、課堂活動、摘要、改寫版本與初步企劃。當你需要「先有一份可修改的草稿」時，就適合使用 Gemini。

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### NotebookLM：讓資料可以被詢問

適合放入教材、會議紀錄、活動計畫、簡報、報告與舊資料。當你需要「根據這些資料回答」時，就適合使用 NotebookLM。

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### 兩者搭配：從資料到行動

先用 NotebookLM 讀懂資料與脈絡，再用 Gemini 產出可執行文件，最後放進 Workspace 完成通知、收件、追蹤與保存。

第二站：從熟悉情境開始

## Gemini 可以先從日常小任務用起

先從熟悉的生活與工作場景開始，你會更容易看見 AI 如何協助整理、查詢、規劃與創作，再把同樣方法轉進教學與行政任務。

### 學習與研究

把複雜概念換成容易理解的說法，整理重點，補上學習路徑。

### 工作與生產力

協助寫信、摘要會議、整理資料、產出待辦清單與文案草稿。

### 生活規劃

規劃行程、安排清單、比較方案，讓零散資訊變得可判斷。

### 創意與內容

協助發想主題、轉換語氣、產出教學活動與課堂素材。

日常任務也能被整理，這些小任務會成為後續教學與行政工作流的基礎。

### Gemini 現場練習：從草稿開始，不從空白頁開始

每張卡都先附一份可直接練習的範例資料；熟悉後再換成自己的真實任務。

公告改寫把行政通知改成給老師、家長或學生看的版本。
教材變形把同一份教材轉成活動、學習單、補救題或出口票。
會議摘要把紀錄整理成決議、待辦、負責人與期限。
親師溝通先降溫、釐清事實，再產出可修正的回覆草稿。
第三站：把資料變成可詢問的知識

## NotebookLM 的價值，是讓資料不只被存放

學校最常遇到的問題不是沒有資料，而是資料散在不同資料夾、文件與記憶裡。NotebookLM 可以協助你從既有資料中整理重點、比較差異、形成問題，讓舊資料變成能支持新工作的依據。

NotebookLM 可以處理生活資料，也能延伸到教材、討論、報告與學習輔助。點擊圖片可看原圖。

### 行政經驗可以被保留下來

歷年活動計畫、會議紀錄、通知範本與檢討資料，可以整理成新承辦人查得到的經驗庫。

### 教學經驗可以被重新使用

教材、學習單、常見迷思、補救策略與評量題目，可以變成新手教師或跨領域教師的備課支援。

### 資料來源清楚，判斷更安心

NotebookLM 的重點不是取代教師判斷，而是讓教師在看得到來源的基礎上，更快整理脈絡與下一步。

### NotebookLM 現場練習：先放資料，再問出可用答案

練習前先上傳一份教材、會議紀錄、活動計畫、簡報或舊公告，再使用下列提示詞。

教材重點整理從教材中抓出核心概念、迷思與課堂提問。
舊活動查詢根據歷年資料找出時程、風險與注意事項。
資料比較比較多份文件的差異、重複處與矛盾點。
知識庫問答把校內資料變成可詢問的行政或教學經驗庫。
範例來源 A：教材資料 可先貼到 Google Docs，再加入 NotebookLM 當來源

    五年級自然：水的三態變化

    本單元希望學生理解水會因溫度變化而改變狀態。水在 0°C 附近可能凝固成冰，冰受熱會融化成液態水；水受熱後會蒸發成水蒸氣，水蒸氣遇冷會凝結成小水滴。生活中常見例子包括冰塊融化、濕衣服曬乾、鍋蓋內側出現水珠、冰飲杯外側有小水滴。

    教學提醒：
    1. 學生常把白煙直接說成水蒸氣，但白煙通常是水蒸氣遇冷凝結後形成的小水滴。
    2. 學生容易以為蒸發一定要煮沸，其實常溫下水也會慢慢蒸發。
    3. 可以用冰水杯、熱水杯、透明鍋蓋等生活材料協助觀察。
    4. 課末可以請學生用「受熱」「遇冷」「融化」「蒸發」「凝結」說明一個生活現象。

範例來源 B：行政活動資料 可先貼到 Google Docs，再加入 NotebookLM 當來源

    校園閱讀推廣月活動資料

    活動目的：提升學生閱讀興趣，鼓勵班級建立固定閱讀時間，並透過心得作品展示分享閱讀成果。
    活動期間：6 月 3 日至 6 月 28 日。
    參加對象：一至六年級全體學生。
    主要工作：
    1. 各班每週安排一次晨讀，導師協助完成班級閱讀紀錄。
    2. 各班推薦兩件學生閱讀心得作品，6 月 21 日前交至教務組。
    3. 6 月 26 日上午於圖書室外走廊進行成果展示。
    4. 教務組負責公告、作品收件與成果照片整理。
    5. 學務組協助展示當天學生參觀動線。
    過去提醒：
    去年有班級忘記交作品，導致展示版面空缺；今年需在截止前三天提醒一次。
    部分低年級學生心得字數較少，可接受圖文形式。
    家長到校參觀需提前通知警衛室與導護老師。

練習 1：教材理解與備課 上傳教材、教師手冊、學習單後使用

    請根據我上傳的資料，整理這個單元的備課重點：
    1. 核心概念
    2. 學生最容易誤解的地方
    3. 可以用來引導討論的三個問題
    4. 適合做成學習單的重點
    5. 一個 5 分鐘課末檢核方式

    請在回答中標示依據來自哪一份資料。

練習 2：行政資料上手包 上傳活動計畫、會議紀錄、舊公告後使用

    我第一次承辦這項工作。
    請根據來源資料，整理一份新承辦人上手包：
    1. 這項工作的目的
    2. 重要時間點
    3. 必須通知的對象
    4. 過去曾經發生的問題
    5. 本週可以先完成的前三件事
    6. 需要人工確認的資訊

    請不要加入來源資料沒有提到的規定或承諾。

練習 3：多份資料比較 上傳不同年度、不同版本文件後使用

    請比較我上傳的多份資料，整理成表格：
    1. 各文件共同提到的重點
    2. 只有某一份文件提到的內容
    3. 彼此可能矛盾或需要確認的地方
    4. 今年可以沿用的做法
    5. 今年應該重新確認的事項

    請附上每個重點對應的來源。

練習 4：建立可詢問的 FAQ 適合班級經營、活動承辦、教學單元

    請根據來源資料，幫我建立一份 FAQ。

    請分成：
    1. 老師最常問的問題
    2. 家長或學生可能會問的問題
    3. 承辦人需要注意的問題
    4. 資料中沒有明確答案、需要人工確認的問題

    每題請提供簡短回答，並標示資料來源。

第四站：把工具接成流程

## 真正的效率，來自通知、收件、追蹤與保存

只產生一段文字還不算完成工作。你需要把草稿放進 Docs 定稿，用 Forms 收件，用 Calendar 追蹤期限，再把成果回存 Drive，下一次才會更快。

這張圖是整場演講的核心：從真實任務出發，最後帶走一套可回到學校使用的流程。點擊圖片可看原圖。
Gmail 收到資訊，找出任務、期限與對象。
NotebookLM 查舊資料，理解背景與過往處理方式。
Gemini 產出公告、摘要、表單題目或回覆草稿。
Docs 整理成正式文件，保留可共同編修版本。
Forms 收集報名、回覆、需求與回饋。
Calendar 追蹤會議、截止日與提醒。
Drive 保存成果，成為下一次的資料來源。
120 分鐘演講流程

## 從理解工具，到完成一件真實工作

以下流程是一張課程地圖。每一段都對應一張素材與一個明確收穫，你可以清楚知道自己正在往哪個成果前進。

0-10 分
開場：AI 不是取代老師，而是整理工作先看見教師每天面對的重複任務：通知、會議、親師溝通、教材調整與資料保存。
10-25 分
工具定位：Gemini 與 NotebookLM 如何分工理解 Gemini 負責生成，NotebookLM 負責根據資料理解，兩者搭配才會形成穩定流程。
25-40 分
從日常任務開始使用 Gemini 透過生活與工作情境，看到 AI 如何協助整理、規劃、查詢、改寫與發想。
40-55 分
用 NotebookLM 整理教材與行政資料把資料從「存起來」推進到「問得出重點、查得到脈絡、形成下一步」。
55-80 分
Workspace 工作閉環把來文、資料、草稿、表單、提醒與保存串成一條完整路線。
80-110 分
五個任務包實作教育處來文、會議追蹤、親師溝通、教材變形、行政或教學知識庫，至少選一件完成初稿。
110-120 分
三天行動計畫選一件回校後三天內可以完成的小任務，放進 Docs、Forms、Calendar 或 Drive，讓流程真的開始運作。
最後會帶走什麼

## 不是多知道一個工具，而是少一點重複整理

這份流程的重點是「我可以怎麼用在工作中」。每一段都會回到具體成果：一份通知、一張表單、一個提醒、一份教材變形，或一個可以繼續累積的資料庫。

### 一份可修改的草稿

例如公告、信件、家長回覆、課堂活動或學習單，讓你不用從空白頁開始。

### 一條可追蹤的流程

把任務放進 Workspace，讓通知、收件、期限、負責人與保存位置更清楚。

### 一個可累積的知識庫

把今年完成的文件和經驗留在 Drive，下一次可以交給 NotebookLM 重新整理與查詢。

一句話總結：Drive 是倉庫，NotebookLM 是可詢問的經驗導師，Gemini 是把經驗轉成成果的生成助理。

### 練習內容